Facturatiemogelijkheden naar het VAZG

Indien het VAZG facturen heeft aanvaard, maar u moet nog correcties uitvoeren, dan kan deze uitleg u hierbij ondersteunen.

1. Bestaande facturatie mogelijkheden naar het VAZG

1.1 Verzamelnota aanvaard

Indien de verzamelnota werd aanvaard, moet er verder niets gebeuren, enkel naar de
boekhouding doorsturen indien dit nog niet gebeurd is.

1.2 Verzamelnota volledig geweigerd

Indien een zending door de zorgkas “volledig” werd geweigerd, dan moet u deze annuleren. Dit
doet u door de zending te “schrappen” in het luik “Annulatie zending”. Selecteer de
verzamelnota en klik onderaan op schrappen.

Alvorens de verzamelnota opnieuw aan te maken, kan u best nagaan of u in het dossier in
Geracc een wijziging moet aanbrengen. Zo ja, doe dit dan eerst! Bij het opnieuw aanmaken van
de verzamelnota zullen dan automatisch de correcte gegevens worden meegenomen.

Een verzamelnota kan enkel geannuleerd worden indien de zending volledig geweigerd is of
indien u nog niet op verzenden hebt gedrukt!!!

Indien deze geweigerde factuur reeds naar de boekhouding werd doorgestuurd, dan moet dit
in de boekhouding manueel rechtgezet worden en moet, indien gebruikt, de transfer
geannuleerd worden. Dit kan u in Geracc via Facturatie => tools=> annulatie.

Nadat u de geweigerde zending hebt geschrapt, kan u een nieuwe verzamelnota aanmaken.
Deze zal dezelfde factuurnr hebben. (Door het schrappen, wordt de factuur terug opengezet
voor correctie, er is nog niets aanvaard dus dezelfde factuur kan hergebruikt worden).

1.3 Verzamelnota aanvaard met correcties

Een verzamelnota kan aanvaard worden, maar met correcties. Dit wil zeggen dat de aanvaarde
lijnen uitbetaald zullen worden, maar dat u de niet aanvaarde lijnen (rood) zal moeten
corrigeren en de correctie in een nieuwe factuur zal moeten verzenden.
Een aanvaarde verzamelnota moet ook naar de boekhouding doorgestuurd worden. Dit houdt
in dat u, alvorens correcties te maken, een interne creditnota zal moeten aanmaken die enkel
getransfereerd moet worden naar de boekhouding!!
Een creditnota maakt u aan via facturatie => VAZG => correcties => creditnota of globale
creditering (hierbij selecteert u de residenten waarvoor de creditering geldt), u past per
resident aan wat er gecrediteerd moet worden (maand, incontinentiekorting en/ of bepaalde
dagen en/of forfait.

Let wel deze nota mag niet naar het VAZG doorgestuurd worden!!
Aanvaarde zendingen met correcties mogen niet geschrapt worden!!
Er moeten in principe geen creditnota’s verstuurd worden omdat de geweigerde lijnen door
het VAZG genegeerd worden!

Correcties betreffende de dagprijs
Indien de dagprijs niet correct was, dan zal dit vermoedelijk voor alle residenten zijn.
De initiële verzamelnota moet naar de boekhouding gestuurd worden, vermits deze
geaccepteerd is, maar een creditnota zal aangemaakt moeten worden voor de geweigerde
lijnen. Deze creditnota moet enkel doorgestuurd worden naar de boekhouding.

Zorg er dus voor dat deze niet naar het VAZG wordt gestuurd!!

Pas nadat u de creditnota hebt aangemaakt, past u in het dossier de dagprijs aan.
Nadien maakt u een nieuwe factuur aan. Dit kan u via Facturatie=> VAZG=> correcties “globale
herfacturatie” en dan selecteert u enkel de residenten waarvoor u deze factuur moet opmaken.
Best kan u eerst de dagprijs in het dossier van Geracc corrigeren en nadien via de verzamelnota
opnieuw aanmaken.
In dit geval wordt er een nieuwe verzamelnota aangemaakt met de gecorrigeerde lijnen. 

Correcties betreffende aanrekening verkeerde dag
U zal de verkeerde dag intern moeten crediteren en een correctie doorsturen voor de gemiste
dag.

2. Conclusie

Aanvaarde zendingen => factuur doorsturen naar de boekhouding
Aanvaarde zendingen met correctie:

• Factuur doorsturen naar boekhouding
• Creditnota voor boekhouding
• Correctie voor geweigerde lijnen

Geweigerde zending => annuleren en opnieuw maken
Creditnota’s kunnen op dit moment enkel aangemaakt worden voor de boekhouding! Deze
mogen niet doorgestuurd worden naar het VAZG!

3. Tips

• Quotum moet op maximum staan (bestanden / configuratiegegevens / instelling/ dossier / prijzen- klik op blauwe pijltje naast “bereikt op”, voeg het jaar toe met het groene “+”, stel
  het jaar in en onderaan het quotum: 9999999, dan bewaar) daar het partieel forfait niet
  meer bestaat
• Resident moet uniek zijn (dus geen twee inschrijvingen bevatten met dezelfde RRN)
• Tot bij nader order is het beter om supplementen te factureren op een datum waarop de
  resident effectief aanwezig is => VAZG weigert bedragen die buiten de effectieve
  aanwezigheidsdagen vallen
• DVC: gelieve na te kijken of de correcte prestatiecode gekoppeld is voor de terugbetaling 
• Voorlopig mogen extra dagen die aangerekend worden niet gekoppeld zijn aan de
  prestatiecode verblijf en moeten geregistreerd worden op een datum binnen het effectieve
  verblijf van de bewoner
• Er mag slechts één Katz per dag zijn
• Huntington/ ALS/ MS: datum moet ingevuld worden met een datum die minstens valt in het
  vorige kwartaal. Indien de diagnose later gesteld wordt, dan moet de resident eerst definitief
  worden uitgeschreven en nadien terug opgenomen worden met een diagnose datum die
  ouder is dan het vorige kwartaal.
• Indien u de datum bent vergeten in te vullen, dan moet u de opname verwijderen en
  opnieuw aanmaken…
• Geen residenten archiveren zolang facturen niet aanvaard zijn!
• Vermijd het gebruik van 12:00 of 14:00, maar maak duidelijk of de resident ’s morgens
  binnen gekomen is (bijv 11:30) of tijdens de middag (12:30) of na de middag (14:30)
• Indien u belastingsplichtig bent owv andere activiteiten, en in de boekhouding de maand
  reeds afgesloten is, dan moet u de verzamelnota afprinten met een datum die zich bevindt
  in een boekhoudkundige open maand.
• Tools/ wissen factuurnummers: de facturen doorgestuurd naar het VAZG zijn sowieso afgesloten;
  en kunnen niet op deze wijze terug gewist worden. Ze kunnen pas gewist worden indien
  volledig geweigerd door het VAZG. VAZG-facturen worden best pas doorgestuurd wanneer
  U een antwoord hebt ontvangen en dit antwoord = aanvaard of aanvaard met weigering.
  Een volledig geweigerde factuur moet u in het VAZG-scherm schrappen en dan kan u deze
  opnieuw aanmaken.
• De bijkomende prestatiecodes worden pas van kracht vanaf 2021.