Na enkele maanden voorbereiding ging zorggroep Emmaüs midden 2022 van start met het ontvangen en verwerken van elektronische facturen. En het project werpt al meteen zijn vruchten af. Al na enkele maanden ontvangt de zorggroep 20 % van haar jaarlijkse facturen via het Peppol netwerk.
De gezondheidssector heeft er twee extra drukke jaren opzitten en voorlopig lijkt er nog geen beterschap in zicht.
“Nadat de pandemie de kracht van digitalisering aangetoond had, diende zich het uitgelezen moment aan om hierop verder te bouwen. Door volop in te zetten op EDI (Electronic Data Interchange) voor de ontvangst van inkomende facturen konden er enkele arbeidsintensieve stappen in het verwerkingsproces van deze facturen uitgeschakeld worden. Naast tijdswinst leidt dit ook tot foutreductie, papierbesparing en een grotere beschikbaarheid van data.”
Filip Verresen
Zorggroep Emmaüs
En die tijdsbesparing kwam er vliegensvlug. Hoewel pas in september 2022 de eerste leveranciers succesvol werden opgezet, ontving Emmaüs aan het eind van 2022 al zo’n 20% van de facturen via het Peppol netwerk.
Vroeger verliep alle facturatie op papier en werden facturen manueel verwerkt. De doorlooptijd van een factuur kon daardoor makkelijk enkele dagen duren. Stap voor stap werden de administratieve processen aangepakt. Een belangrijke stap in dit proces was het ontvangen van facturen via e-mail en via EDI.
Tijdens de eerste gesprekken werd het al duidelijk: Emmaüs, Arco en Corilus vullen elkaar goed aan,
"Arco en Corilus ondersteunen samen zo’n 45 groeperingen van Woon en zorgcentra bij hun transactionele gegevensuitwisselingsprojecten. Het grootste deel van de leveranciers zijn gemeenschappelijk voor veel ziekenhuizen en komen bijna allemaal uit de farmasector”, legt Diane Ruysschaert van Arco uit. “Als wij leveranciers aanschrijven om over te stappen op EDI, spreken wij vanuit dus niet alleen voor Emmaüs, maar ook voor onze andere klanten. Waardoor we meer slagkracht hebben."
"We tonen leveranciers meteen het belang van het overstappen op EDI aan. Ze hebben dan namelijk 45 vliegen in één klap.” bevestigt ook Patrick Rouma van Corilus. "Bovendien werk je in de gezondheidssector veel met internationale bedrijven, waarvan het hoofdkantoor vaak niet in België ligt. Wij schrijven en spreken deze bedrijven actief aan om hen toch te overtuigen van de voordelen om het nu al in te voeren."
Benieuwd hoe je zelf tijd kan besparen door EDI in je woonzorgcentrum? Wij helpen je graag verder!