En bref :
Un système de gestion des temps destiné à une maison de retraite doit répondre à trois critères fondamentaux : être objectif, fiable et accessible, mais le véritable critère de choix réside dans la capacité du système à gérer le travail en équipes, les horaires flexibles, plusieurs sites et le personnel en contrat à durée déterminée, ainsi que dans sa capacité à s'intégrer de manière transparente à votre planification du personnel et à votre gestion de la paie.
Une solution intégrée évite les doublons de saisie et s'adapte à la réalité du secteur des soins, contrairement à un système d'enregistrement générique et isolé.
Avant de comparer les fonctionnalités et les fournisseurs, chaque système doit respecter le cadre réglementaire qui s’appliquera à partir de 2027 : il doit être objectif, fiable et accessible. Concrètement, cela signifie que le système doit enregistrer le temps effectivement travaillé (et pas seulement les heures prévues), consigner les modifications afin que vous puissiez prouver qui a modifié quoi et quand, et être consultable par les collaborateurs, les responsables et les RH, y compris lors d’un contrôle de l’inspection du travail.
Ce minimum légal est une condition nécessaire, mais non suffisante. La plupart des systèmes agréés disponibles sur le marché y satisfont ; le véritable choix réside donc dans ce que le système peut apporter en plus à votre organisation.
Le système est-il capable d'enregistrer de manière fiable 24 h/24 et 7 j/7, même lors de changements d'équipe à des heures irrégulières ?
Un collaborateur qui passe d’un site à l’autre peut-il pointer correctement et sans difficulté ?
Le système prend-il en charge les profils temporaires sans nécessiter de manipulations manuelles supplémentaires ?
Les écarts entre la planification et les performances réelles sont-ils automatiquement signalés ?
Les données sont-elles transmises directement, sans double saisie ni exportation susceptible d'entraîner des erreurs ?
Le système est-il accessible aux collaborateurs ayant peu d'expérience numérique ou ne disposant pas de leur propre smartphone ?
Sait-on clairement qui a accès aux données, combien de temps elles sont conservées et à quelles fins elles peuvent être utilisées ?
Le système s'adapte-t-il à l'évolution de vos besoins, et quelle formation/assistance votre équipe recevra-t-elle lors de la mise en œuvre ?
À première vue, un système permettant simplement d'enregistrer les heures prestées peut sembler suffisant. Après tout, s'il répond à l'obligation légale de 2027, pourquoi aller plus loin ?
Parce que dans la pratique, l'enregistrement du temps de travail n'est qu'une étape parmi beaucoup d'autres.
Les heures prestées doivent ensuite être comparées aux horaires planifiés, validées, prises en compte dans les absences, les remplacements ou les prestations supplémentaires, puis transmises à la paie. Lorsque ces étapes sont gérées dans plusieurs outils distincts, les équipes RH se retrouvent souvent à exporter des données, effectuer des contrôles manuels, corriger des écarts et ressaisir plusieurs fois les mêmes informations.
Résultat :
• Davantage de travail administratif
• Davantage de risques d'erreurs
• Moins de visibilité sur les prestations réelles
• Des RH et des managers qui passent du temps à réconcilier les données plutôt qu'à accompagner les équipes.
C'est précisément pour répondre à cette réalité que Corilus a choisi de s'associer à Moti. La solution permet de réunir, dans un seul environnement, l'enregistrement du temps de travail, la planification du personnel, la gestion des absences et le transfert vers le secrétariat social.
Les écarts entre le planning et les prestations réelles sont automatiquement identifiés, les validations sont simplifiées et les données peuvent être préparées pour la paie sans double encodage.
Pour les responsables RH et les directions, cela signifie moins de tâches administratives, une meilleure visibilité sur l'organisation du travail et davantage de temps consacré à ce qui compte réellement : les collaborateurs et la continuité des soins.
Au-delà de l'obligation de 2027, une approche intégrée permet surtout de transformer la gestion du temps de travail en véritable outil de pilotage RH.
Se concentrer uniquement sur le prix le plus bas, sans tenir compte du temps que votre équipe passe à effectuer des corrections manuelles et à saisir deux fois les mêmes données.
Opter pour un seul type de système (par exemple, uniquement un terminal fixe) sans tenir compte des collaborateurs qui changent de site ou de service.
Négliger l'aspect RGPD: les questions relatives aux personnes ayant accès aux données et à la durée de conservation de celles-ci ne sont souvent clarifiées qu'après coup.
Ne pas tenir compte des compétences numériques de tous les profils de personnel, ce qui entraîne une réticence et des enregistrements erronés sur le lieu de travail.
Sous-estimer la mise en œuvre: choisir un système sans plan d'action concret pour la formation et l'accompagnement des équipes.Le système de gestion du temps adapté à une maison de retraite n’est pas nécessairement celui qui offre le plus de fonctionnalités, mais celui qui s’adapte au travail en équipes, à plusieurs sites, à des profils flexibles ainsi qu’à votre planification et à votre gestion de la paie existantes. Une approche intégrée permet ainsi de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de transformer l’obligation de 2027 en une amélioration organisationnelle plutôt qu’en une charge administrative supplémentaire.
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