En bref :
À partir du 1er janvier 2027, chaque établissement de soins devra être en mesure de justifier objectivement les heures effectivement prestées par ses collaborateurs.
Les maisons de repos qui commencent à se préparer dès aujourd'hui disposent d'un avantage précieux : elles ont le temps d'analyser leurs pratiques actuelles, de définir des règles claires, de choisir les bons outils et d'accompagner leurs équipes sereinement.
À l'inverse, les organisations qui attendront la fin 2026 devront franchir ces mêmes étapes dans l'urgence, avec davantage de pression, de risques d'erreurs et de résistance au changement.
Car l'enregistrement obligatoire du temps de travail n'est pas simplement un projet informatique. Il touche directement à la planification, au règlement de travail, au traitement des salaires et à l'organisation quotidienne des équipes de soins.
Dans cet article, nous vous proposons un plan d'action concret pour préparer votre établissement étape par étape.
En principe, cette obligation entrera en vigueur le 1er janvier 2027, avec une période de transition jusqu’au 31 mars 2027 pour ceux qui ne disposeront pas encore d’un système conforme à cette date.
Dans les faits, même si cela peut sembler loin, dans la pratique, les maisons de repos savent que les changements qui touchent les plannings, les processus RH et les habitudes des équipes demandent du temps.
Une maison de repos n'est pas un environnement de bureau classique. Les horaires variables, les équipes de nuit, les changements de service, les collaborateurs flexibles ou répartis sur plusieurs sites rendent la mise en conformité plus complexe.
Les établissements qui s'y prennent dès maintenant peuvent avancer progressivement, réaliser des tests, impliquer leurs équipes et ajuster leur organisation au fur et à mesure.
Ceux qui attendront les derniers mois de 2026 devront faire les mêmes choix, mais sous la pression des délais.
Commencez par un audit simple : comment vos collaborateurs enregistrent-ils leurs heures aujourd’hui ? Dans de nombreuses maisons de retraite, les pratiques varient : un service utilise un planning papier, un autre un fichier Excel, et les heures supplémentaires sont parfois simplement communiquées oralement.
Identifiez :
Cet audit met immédiatement en évidence les principaux risques et donc les points sur lesquels vous devez agir en priorité.
Définissez ce que votre maison de repos considère comme du temps de travail, ainsi que la manière dont les pauses, les heures supplémentaires et les écarts par rapport au planning sont enregistrés. Il ne s’agit pas seulement d’un exercice juridique : dans le cadre du travail en équipe et des horaires glissants, cela doit être parfaitement adapté à la réalité du terrain.
Pensez à des situations telles qu’un passage de service prolongé après un service de nuit, un soignant qui passe d’un service à l’autre, ou un collaborateur flexible affecté à court terme. Pour chacune de ces situations, la procédure d’enregistrement doit être clairement définie.
Dès que vous avez clairement défini ce qui est considéré comme du temps de travail et le système que vous utilisez, ces éléments doivent également figurer dans votre règlement du travail. Il ne s’agit pas seulement d’une formalité : lors d’un contrôle de l’inspection du travail, c’est l’un des premiers documents qui est demandé. Faites appel en temps utile à votre secrétariat social ou à votre conseiller juridique, surtout si vous travaillez avec plusieurs comités paritaires ou statuts.
Le minimum légal exige que votre système soit objectif, fiable et accessible, mais pour une maison de repos, la véritable question est de savoir si le système est capable de gérer le travail par équipes, plusieurs sites et des profils variés, et s’il s’intègre parfaitement à votre planification du personnel et à votre gestion de la paie.
Notre logiciel regroupe la saisie des temps, la planification et le transfert vers votre secrétariat social dans un seul et même environnement, afin que vous n’ayez plus à jongler avec des systèmes disparates et des saisies en double.
C'est probablement l'étape la plus importante.
Les équipes de soins ne sont généralement pas opposées au changement. Elles veulent surtout comprendre en quoi celui-ci améliorera leur quotidien.
Un aide-soignant ou un infirmier se posera essentiellement une question :
"Est-ce que cela va me faire gagner du temps ou ajouter une tâche supplémentaire ?"
Associer les responsables de terrain et les équipes dès le début du projet permet d'obtenir des retours précieux et de renforcer l'adhésion au changement. Une solution imposée est souvent perçue comme une contrainte. Une solution construite avec les utilisateurs a beaucoup plus de chances d'être adoptée.
Tous les collaborateurs n'ont pas les mêmes habitudes ni le même niveau de maîtrise numérique. Les besoins d'un responsable RH seront différents de ceux d'un infirmier chef ou d'un collaborateur occasionnel.
Des formations courtes, concrètes et adaptées aux réalités du terrain sont généralement beaucoup plus efficaces qu'une session unique destinée à tout le monde.
Travaillez à partir de situations concrètes issues de la pratique quotidienne, et prévoyez, même après la phase de lancement, du temps pour des révisions et un accompagnement pratique au sein du service.
Avant de généraliser le système à l'ensemble de l'établissement, prévoyez une phase pilote.
Tester la solution dans un service ou sur un campus permet :
• D'identifier les éventuels points de blocage
• De recueillir les retours des utilisateurs
• D'ajuster certains paramètres
• De sécuriser le déploiement à plus grande échelle.
Quelques semaines de test peuvent éviter de nombreux problèmes par la suite.
❌ Attendre la fin de l'année 2026 avant de commencer.
❌ Choisir un outil sans revoir les règles internes.
❌ Négliger la mise à jour du règlement de travail.
❌ Impliquer les équipes uniquement une fois la décision prise.
❌ Sous-estimer l'importance de la formation.
❌ Faire l'impasse sur une phase pilote.
Préparer l'obligation d'enregistrement du temps de travail ne consiste pas simplement à installer un nouvel outil avant janvier 2027. C'est un projet qui touche à l'organisation du travail, aux processus RH et à l'expérience quotidienne des collaborateurs.
Les maisons de repos qui commencent dès aujourd'hui disposent du temps nécessaire pour faire les bons choix, impliquer leurs équipes et transformer cette obligation en opportunité d'amélioration.
Plus vous anticipez, plus la transition sera simple pour vos collaborateurs et votre organisation.
Vous souhaitez savoir comment notre logiciel prépare votre établissement de soins résidentiels à l'obligation de 2027 ?
Demandez une démonstration et découvrez comment gérer le temps de travail, les plannings et les processus RH au sein d'une seule plateforme.