En bref :
À partir du 1er janvier 2027, tous les employeurs belges devront être en mesure d'enregistrer les heures effectivement prestées par leurs collaborateurs à l'aide d'un système objectif, fiable et accessible.
L'utilisation d'une pointeuse n'est pas obligatoire. En revanche, les tableaux Excel, plannings papier et autres systèmes difficilement traçables risquent de ne plus répondre aux exigences attendues.
Pour les maisons de repos, cette évolution va bien au-delà d'une simple obligation administrative. Entre les équipes en rotation, les services de nuit, les horaires variables, les remplacements et le recours à des profils flexibles, le suivi du temps de travail représente déjà aujourd'hui un défi organisationnel important.
Bonne nouvelle : les établissements qui anticipent cette transition peuvent transformer cette obligation en véritable opportunité. Une meilleure visibilité sur les prestations, moins d'encodages manuels, une gestion RH plus fluide et davantage de sérénité pour les équipes de direction comme pour les collaborateurs.
Le principe est relativement simple : chaque employeur devra être capable de démontrer les heures réellement prestées par ses collaborateurs, et pas uniquement les horaires prévus au planning.
L'objectif est triple :
• Garantir le respect des temps de repos
• Mieux contrôler la durée du travail et les heures supplémentaires
• Renforcer la sécurité juridique pour les employeurs comme pour les travailleurs.
Tout indique actuellement que cette obligation concernera l'ensemble des employeurs belges, sans distinction de secteur, de taille ou de statut juridique.
Les maisons de repos, les ASBL et les établissements de soins sont donc pleinement concernés.
Concrètement, chaque site ou établissement devra disposer d'un système permettant d'enregistrer les prestations de manière fiable, y compris pour les collaborateurs amenés à travailler sur plusieurs services ou plusieurs sites.
Dans un environnement de bureau fonctionnant principalement avec des horaires fixes, l'enregistrement du temps peut paraître relativement simple.
Dans une maison de repos, la réalité est tout autre.
Les organisations doivent composer quotidiennement avec :
• Des équipes de jour et de nuit
• Des prestations le week-end
• Des horaires variables
• Des remplacements de dernière minute
• Des étudiants
• Des travailleurs flexi-job
• Des intérimaires
• Des collaborateurs intervenant parfois sur plusieurs unités.
Cette complexité rend indispensable l'utilisation d'un système capable de refléter fidèlement la réalité du terrain.
C'est aussi ce qui explique pourquoi de nombreux établissements voient déjà cette obligation comme une occasion de revoir et d'optimiser leurs processus RH.
Toutes les solutions ne se valent pas.
Au-delà de la conformité réglementaire, il est important de choisir un outil véritablement adapté aux spécificités du secteur des soins.
Voici quelques questions essentielles à se poser :
• Le système prend-il en charge les horaires variables, les prestations de nuit et les prestations du week-end ?
• Permet-il de suivre les prestations sur plusieurs sites ou services ?
• Les modifications sont-elles historisées afin de garantir une traçabilité complète ?
• Les collaborateurs, responsables d'équipes et RH disposent-ils chacun d'un accès approprié ?
• Le système s'intègre-t-il à votre planification du personnel et à votre secrétariat social ?
• Son utilisation reste-t-elle simple pour l'ensemble des collaborateurs ?
• Répond-il aux exigences en matière de protection des données et de RGPD ?
L'expérience montre que les établissements obtiennent généralement les meilleurs résultats lorsqu'ils privilégient une approche intégrée, où l'enregistrement du temps, la planification du personnel et le traitement administratif communiquent entre eux.
Les données liées à l'enregistrement du temps de travail sont des données à caractère personnel.
Leur traitement doit donc respecter les principes du RGPD.
Il est important de définir clairement :
• Qui a accès aux informations
• Combien de temps elles sont conservées
• Dans quel cadre elles peuvent être utilisées.
La transparence reste essentielle.
Lorsque les collaborateurs comprennent pourquoi les données sont collectées et comment elles sont protégées, l'adhésion au projet est généralement beaucoup plus simple.
La digitalisation d’une maison de repos ne doit jamais être une finalité en soi. Elle doit avant tout soutenir la qualité des soins, améliorer l'organisation et renforcer la collaboration entre les équipes.
Attendre fin 2026 pour réfléchir à la conformité est un risque à ne pas prendre, surtout dans un secteur où la planification, la pénurie de personnel et les horaires variables sont déjà suffisamment complexes. Une préparation structurée consiste généralement à :
Les organisations qui s’y prennent dès maintenant ont le temps de faire des choix réfléchis, de rallier leur équipe et de présenter la transition comme une amélioration plutôt que comme une obligation à mettre en œuvre dans la précipitation.
Chez Corilus, nous croyons que la technologie doit libérer les maisons de repos, pas les surcharger. C'est pourquoi nous lançons aujourd'hui un partenariat stratégique avec Moti, le spécialiste belge de la technologie RH. Ensemble, nous offrons une solution RH révolutionnaire qui remplace notre précédent CareConnect HR.
Notre partenariat avec Moti offre aux maisons de repos tout ce dont elles ont besoin : enregistrement du temps de travail, planification du personnel, gestion des absences, suivi des heures et bien plus complètement intégré et transparent. Ce n'est pas qu'une mise à jour ; c'est une transformation complète de la façon dont les équipes RH travaillent.
Non. La réglementation n'impose pas de technologie particulière. Une pointeuse, un badge, une application mobile ou une application web peuvent tous faire l’affaire. Le système choisi doit simplement être objectif, fiable et accessible.
Non. La législation n’impose aucune technologie spécifique. Une pointeuse, un badge, une application mobile ou une application web peuvent tous faire l’affaire, à condition que le système soit objectif, fiable et accessible.
Tout indique que non. Les outils qui ne permettent pas d'assurer la traçabilité des modifications ou l'historisation des données risquent de ne plus répondre aux exigences attendues.
Oui. L’obligation ne fait aucune distinction quant au type de contrat : chaque heure effectivement travaillée doit être correctement enregistrée, y compris pour les travailleurs « flexi », les étudiants jobistes et les intérimaires.
Pour l’obligation existante relative aux horaires glissants et variables, des amendes allant de 400 à 4 000 €, ou des amendes administratives de 200 à 2 000 € par salarié, s’appliquent déjà depuis juillet 2024. Le cadre de sanctions définitif pour l’obligation générale de 2027 doit encore être fixé par arrêté royal.
Oui, et pour les maisons de repos, c’est même recommandé. Notre système relie directement l’enregistrement du temps de travail à la planification du personnel et au transfert vers votre secrétariat social, ce qui vous évite les doubles saisies ou l’utilisation de systèmes disparates.
L'obligation d'enregistrement du temps de travail prévue pour 2027 représente bien plus qu'une évolution réglementaire.
Pour les maisons de repos, c'est l'opportunité de moderniser leur gestion RH, de gagner en visibilité sur leurs équipes et de simplifier des processus souvent complexes.
Les établissements qui anticipent aujourd'hui disposeront du temps nécessaire pour faire les bons choix, accompagner leurs collaborateurs et transformer cette échéance en véritable levier d'amélioration organisationnelle.
2027 approche plus vite qu'il n'y paraît. Autant mettre ce temps à profit dès maintenant.
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