Pharmacien de référence anno 2021
Le pharmacien de référence a été introduit le 1er octobre 2017. Cette fonction a été créée par...
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La fin de l’année approche à grands pas. Pour la plupart des pharmacies, le 31/12 est également la date de clôture de l'exercice comptable. Dans cet article, nous énumérons les 6 principales tâches pour lesquelles votre logiciel de pharmacie vous aide lors de la clôture de l'exercice comptable et de l'année civile.
1. Inventaire
La valeur de votre stock a un impact prépondérant sur la détermination de votre bénéfice. Par ailleurs, procéder à une valorisation annuelle de vos « avoirs » est également une obligation légale.
Si le logiciel de pharmacie ne clôture pas automatiquement l'inventaire à la fin de chaque mois, vous devez le faire manuellement. Et du moins à la fin de chaque exercice.
Astuce !
Si cette possibilité existe dans votre logiciel de pharmacie, nous vous conseillons de clôturer automatiquement l'inventaire sur base mensuelle.
Grâce à un inventaire mensuel, vous pouvez suivre de près votre pharmacie. Vous voyez rapidement dans quelle direction elle évolue et vous pouvez agir plus rapidement.
Wim Berteloot d'Accofisc explique :
« Faites attention aux matières premières. En fait, elles n'ont pas leur place en pleine valeur dans un inventaire, car elles peuvent donner une image extrêmement tronquée. La valeur d'achat de tout l'emballage est prise en compte ici, alors que l'emballage a déjà été entamé. »
2. Facturation
Afin d’attribuer aux ventes sur facture de l'exercice comptable en cours une date et un numéro de facture durant l'exercice où elles ont été réalisées, il est préférable de les clôturer le 31 décembre avant minuit.
Assurez-vous également que votre comptable ait reçu toutes les factures de vente pour l'exercice en cours (de préférence par voie électronique) afin qu'il puisse les enregistrer correctement.
Conseil de lecture !
3. Produits périmés
N'oubliez pas de valoriser les produits périmés de l'exercice. En effet, ils sont introduits en tant que « perte ».
Astuce !
Corilus conseille à ses clients de créer un grossiste fictif « Périmés » et d'utiliser le module de retour pour y lister les produits périmés.
Wim Berteloot d'Accofisc explique :
« De cette façon, ils n'apparaissent plus dans l'inventaire (données plus correctes) et vous pouvez facilement les répertorier. Vous remettez cet aperçu à votre comptable. Il s'agit de manipulations de stock, qui doivent être justifiées. Le simple fait de réduire votre stock peut susciter la méfiance des autorités fiscales.
Le comptable remet la liste des produits périmés au service d'audit du SPF Finances, qui a alors la possibilité de la vérifier. Après une période d'attente (maximum 1 mois), vous pouvez détruire les produits périmés. »
4. Réductions via la carte de ristournes
Grâce à la carte ristournes, le patient bénéficie d’une réduction qui est libérée à un moment donné lors d'une vente.
Afin de donner suffisamment de transparence, à vous et à votre comptable, ainsi que la possibilité d’introduire correctement les réductions octroyées, nous vous conseillons de consulter les rapports suivants dans votre logiciel de pharmacie :
Réductions sur la carte
Cela vous donne un aperçu du montant total de la réduction économisée pour cet exercice. Il est également utile de pouvoir effectuer une ventilation en fonction du taux de TVA.
Libération des réductions
Ce rapport indique le montant total de la réduction accordée au cours de l'exercice en cours lors d’une délivrance. Vous pouvez vérifier en détail la situation par patient. C'est le seul rapport sur les réductions dont le comptable a besoin à la clôture de l'exercice.
Solde restant
Vous pouvez voir ici les réductions qui seront accordées lors d'une prochaine visite.
5. Litiges
Le 31/12, vous pouvez également consulter un rapport avec les dettes impayées de vos patients.
Il s’agit non seulement des dettes financières, mais aussi des prescriptions dues, des réservations impayées et des prescriptions en attente de tarification (attestation manquante, etc.). Ces litiges sont ventilés par ancienneté (moins d'un mois, plus de 3 mois, plus d'un an).
En soi, ce rapport n'est pas nécessaire pour clôturer l'exercice, mais plutôt pour observer les tendances d'une année à l'autre. Et surtout pour fixer des objectifs et suivre leur évolution.
Il existe également un rapport détaillé en fonction du patient.
Astuce !
Nous vous conseillons de consulter cet aperçu chaque mois afin de pouvoir agir plus rapidement.
6. Litiges des patients ayant le statut MAF
Les litiges des patients ayant le statut MAF constituent une autre catégorie distincte. Dès le début d'une nouvelle année civile, les compteurs du maximum à facturer pour chaque patient sont remis à zéro.
Par conséquent, les régularisations, par exemple, de prescriptions dues qui ont été tarifées au tarif MAF sont soudainement tarifées en ticket modérateur.
Pour éviter cela, nous vous recommandons de régulariser toutes les prescriptions dues par les patients MAF avant le 31/12.
Astuce !
Dans le cas d’attestations manquantes, il est préférable de placer les spécialités concernées sur une délivrance différée, puis de régulariser cette délivrance différée avec la mention "Attestation manquante". Ce faisant, le reste de la prescription peut déjà être tarifé, aux tarifs MAF.
Dans ce cas, seule la spécialité soumise à une attestation sera retarifiée au ticket modérateur lors de la régularisation durant la nouvelle année civile.
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