Une gestion intelligente des achats de médicaments est très importante, car elle vous permet de réduire les prix d’achat, les frais de transport et l’espace de stockage nécessaire, mais aussi d’organiser plus efficacement votre emploi du temps et équilibrer l'offre et la demande pour vos patients. L’article ci-dessous vous explique la meilleure façon de procéder.
En tant que pharmacien, vous préférez ne pas devoir faire revenir votre patient pour un médicament. D’un autre côté, vous ne voulez pas non plus avoir des stocks trop importants, sous peine de vous retrouver avec des médicaments dont la date de péremption est dépassée. Mais comment faire pour déterminer ce « stock idéal » qui permet de disposer des médicaments adéquats en quantité optimale ?
La gestion de vos achats joue un rôle essentiel à cet égard. Et pour procéder intelligemment et efficacement, vous pouvez compter sur l’aide de votre logiciel de pharmacie. Laissez-nous vous présenter 6 fonctionnalités intéressantes qui vous aideront à optimiser la gestion de vos achats.
Pour bénéficier des meilleures conditions chez l’un de vos grossistes, vous pouvez facilement lier des articles à ce grossiste et en faire votre fournisseur préférentiel. De cette manière, les commandes de ces articles sont automatiquement envoyées en priorité à ce grossiste . Ainsi, vous ne devez pas vérifier à chaque fois vos commandes pour transférer des articles vers ce grossiste. Cela vous permet donc de gagner du temps et d’augmenter votre marge bénéficiaire.
Cette fonctionnalité est également idéale dans le cas d’un partenariat Agios. Il vous suffit d’associer une seule fois les articles souhaités à un fournisseur préférentiel pour que le logiciel commande systématiquement ces articles auprès de ce grossiste.
Conseil !
Demandez à votre grossiste ou à votre laboratoire une liste des articles concernés, puis importez-la dans le programme. De cette façon, le fournisseur préférentiel de votre choix est directement associé à ces articles !
Vous pouvez également définir des types de commandes distincts (rôles de commande) par grossiste ce qui vous permet de mieux organiser les commandes. Vous pouvez, par exemple, programmer une commande spécifique uniquement pour les articles manquants. De cette manière, lorsqu’un article manquant est à nouveau disponible, vous en êtes informé plus rapidement qu’en cas de commande standard auprès du grossiste.
Vous pouvez également filtrer sur les anesthésiques, la température de conservation, les produits chers, les réservations, etc.
Vous pouvez également procéder de la sorte pour les laboratoires auprès desquels vous pouvez passer commande à de meilleures conditions via PharmInTouch. Cela vous permet de profiter au maximum des remises possibles sans perdre de temps.
Dans le cas de produits cosmétiques, vous pouvez, par exemple, associer la gamme Louis Widmer à un fournisseur préférentiel. Les quantités souhaitées sont ainsi sauvegardées séparément dans votre module de commande, et vous avez une vue claire sur la situation. Les commandes ne sont simplement pas transmises à votre (vos) grossiste(s) habituel(s), ce qui évite des démarches administratives supplémentaires en cas de « produits non livrables ».
👉 Pour les pharmacies équipées d’un robot de distribution, le filtre « Emplacement du stock » s’avère particulièrement utile. Grâce à celui-ci, les commandes des articles entreposés dans le robot et de ceux destinés à l’espace pharmacie peuvent être transmises et livrées séparément. De nouveau, cela permet de réaliser un énorme gain de temps au moment de l’approvisionnement des commandes.
Afin de garantir un service continu à vos patients et de toujours avoir un stock minimum disponible en pharmacie, nous vous conseillons de configurer un seuil d’urgence.
Supposons qu’un certain article soit temporairement en rupture de stock chez votre fournisseur préférentiel. Dans ce cas-là, si vous avez défini un seuil d’urgence pour cet article, une quantité minimale sera commandée auprès les fournisseurs suivants. Toutefois, la « grosse commande » restera toujours réservée au fournisseur préférentiel.
De cette manière, CareConnect Pharmacist vous aide chaque jour à trouver un équilibre entre le service aux patients et des achats intelligents permettant de maximiser les remises.
Préparez toujours votre commande en tenant compte de 3 paramètres importants :
Dans CareConnect Pharmacist, préparer une commande pour un délégué est heureusement un véritable jeu d’enfant. Sur la base des statistiques de vente, le programme établit lui-même une proposition de commande en fonction de la période de référence que vous avez choisie. Vous pouvez alors enregistrer cette proposition à titre provisoire.
Ensuite, lorsque le représentant se présente dans votre pharmacie, vous pouvez rouvrir cette proposition et la modifier en fonction des promotions et des conditions en vigueur. Ce qui est pratique, c’est que vous pouvez encoder dans le programme les remises proposées (en %, en valeur absolue et en unités gratuites) et voir immédiatement l’impact sur la marge du produit et la commande complète.
Ces remises sont enregistrées pour chaque article et seront à nouveau proposées lors d’une prochaine proposition de commande.
La commande peut même être envoyée directement par IBOTP ou par e-mail (selon vos préférences) et figure alors dans la liste des commandes envoyées, ce qui facilite le suivi des livraisons. De cette manière, vous voyez toujours directement quels articles doivent encore être livrés en cas de livraisons partielles.
Astuce de lecture!
➡️ Pharmacien, préparez-vous à une commande chez un représentant
Supposons que l’article souhaité par le patient ne soit pas en stock et ne doive pas être commandé ; dans ce cas-là, il s’agit en réalité d’une perte de vente. Ces articles non vendus constituent également un facteur important dans la détermination de l’offre que vous souhaitez proposer à vos patients. Grâce à l’enregistrement de ces pertes de ventes, vous pouvez régulièrement évaluer s’il est opportun d’élargir votre offre avec certains articles.
Il en va de même pour les articles réservés. Heureusement pour vous, le patient était disposé à revenir une deuxième fois. Reste toutefois à savoir s’il le refera la prochaine fois. CareConnect Pharmacist vous permet de consulter un rapport de toutes les réservations d’articles et des pertes de ventes, avec les seuils de stock et les prix correspondants.
Astuce !
Evaluez régulièrement ce rapport afin de voir quels articles il serait judicieux d’inclure en permanence dans votre assortiment.
En vous appuyant sur les données réelles, et non en vous fiant à votre instinct ou parce qu’un article vous a été demandé une fois, vous pouvez prendre une décision fondée qui sera bénéfique pour l’image de marque de votre pharmacie.
Comme vous le savez, il y a tous les mois des baisses de prix qui ont un impact majeur sur la valeur d’inventaire de votre stock.
Étant donné que les baisses de prix sont annoncées en moyenne 1 mois à l’avance, CareConnect Pharmacist vous aide à les répertorier pour pouvoir demander une compensation aux laboratoires concernés.
Mais le programme anticipe également les nouvelles commandes de ces articles. Ainsi, les commandes d’articles dont le prix baisse de x € (à définir une seule fois) sont automatiquement suspendues jusqu’à la date à laquelle votre grossiste appliquera les nouveaux tarifs. Dans certains cas, les changements tarifaires entrent en vigueur durant la deuxième moitié du mois en cours, mais la plupart du temps, ce n’est qu’à partir du premier jour du mois suivant.
Le programme vous permet ainsi d’acheter intelligemment et d’éviter au maximum les pertes éventuelles dues aux baisses de prix.
Votre gestion des stocks a-t-elle déjà été optimisée ?
Une gestion optimale des stocks est essentielle pour chaque pharmacie. Elle vous permet d'offrir à vos patients un service parfait, mais aussi d'éviter les produits périmés et les frais supplémentaires. Lisez notre article sur les 7 fonctionnalités intéressantes de votre logiciel de pharmacie pour une gestion optimale des stocks.
Vous utilisez déjà CareConnect Pharmacist et souhaitez optimiser la gestion de vos achats ?
Dans ce cas, découvrez comment nous pouvons vous aider, vous et votre équipe, grâce à un coaching sur mesure !
