Meer uit software en dus ook uit de apotheek halen: met die wens kwam Apotheek Develter begin 2019 bij Corilus aankloppen. Dankzij een coachingstraject op maat konden apotheker Marlies en haar collega’s die ambitie realiseren. “Vandaag hanteren we nog steeds de tactieken uit de sessies, want de resultaten liegen er niet om.”
Maak kennis met Marlies
Marlies Develter was voorbestemd om apotheker te worden. Haar vader runt al sinds 1981 Apotheek Develter in Oostende, sinds 2010 staat ze aan zijn zijde. Hij neemt vooral de financiële taken op zich en werkt achter de schermen, zij vormt – samen met 3 andere apothekers en 2 assistenten – het aanspreekpunt van patiënten in de apotheek.
Het beroep van apotheek verandert voortdurend. Evoluties zoals het gedeeld farmaceutisch dossier en het elektronisch geneesmiddelenvoorschrift garanderen een betere zorg voor patiënten, maar als apotheker betekent het wel telkens een omschakeling. CareConnect Pharmacist houdt een vinger aan de pols en loodst ons op een gebruiksvriendelijke manier door die nieuwe features.
Daarenboven zijn er regelmatig updates, aanvullingen en aanpassingen. Het softwarepakket evolueert mee met de apotheek en anticipeert zelfs op aankomende trends. Maar bepaalde waardevolle features gebruikten we niet of niet optimaal. Daarom beslisten we om een coachingstraject op te starten.
We wilden meer uit onze apotheek halen: makkelijk marges vergelijken, de facturatie van de stock correct bijhouden, aankopen doen op basis van objectieve cijfers … Al die afzonderlijke doelstellingen leidden tot een duidelijke ambitie: de cijfers optimaliseren. Want naast uitstekende farmaceutische zorg verlenen, moeten we ook een zaak runnen.”
Checklist: heb jij als apotheker baat bij een coachingstraject?
Tijdens het intakegesprek bepaalden we met de coach de pijnpunten. Daarvoor baseerden we ons op de uitdagingen waarmee we individueel worstelden. Want iedereen heeft z’n eigen focus, van geneesmiddelenbereidingen tot OTC-producten. Ook de coach gaf waardevolle suggesties. Zo kwamen we op het einde van het gesprek tot een lijst op maat van onze apotheek: ieder van ons herkende zich in (een deel van) de opgesomde werkpunten.
Op basis van die lijst stelden we een heldere planning op zodat elke collega zich vrij kon maken wanneer zijn of haar thema’s aan bod kwamen. Die praktische opdeling vroeg wel wat tijd, maar op het einde wisten we perfect wie welk moment coaching volgde.
Welke coaching kan jouw apotheek gebruiken? Ontdek het via onze coaching scan!
Over een periode van drie maanden kwam de coach ons drie middagen begeleiden. Onder andere stockwijzigingen, de retourmodule en het analyseregister van chemicaliën stonden op het programma. De sessies waren hands-on: al na een korte uitleg gingen we over naar de praktijk. Op die manier kregen we een bepaalde werkwijze meteen onder de knie. We merkten dat de coach op de hoogte was van wat er speelt in een apotheek: hij kende het reilen en zeilen van een officina. Dat tilde de coaching naar een hoger niveau.
Uit de analyse op het einde van de derde sessie bleek dat enkele aanpassingen al hun vruchten afwierpen, maar vooral op langere termijn werd het succes duidelijk. Bepaalde processen vragen immers tijd om die op te zetten, maar vandaag vallen we nog steeds terug op de tactieken van het coachingstraject.
Zeker de rapporten die we nu opvragen bij CareConnect Pharmacist brachten al verrassende inzichten naar boven. Zo blijkt dat we vooral op ons OTC-aanbod meer marge halen, terwijl we dat vroeger niet zo inschatten. Met objectieve data kunnen we hierop anticiperen. Onze boekhouder liet bijvoorbeeld al weten dat de cijfers in stijgende lijn gaan.
Iedere collega antwoordt anders op die vraag. Van traceerbaarheid van geneesmiddelen over vervaldatabeheer tot de optimalisatie van de cijfers. Dat bewijst voor ons dat de coachingsessies voor iedereen waardevol waren.
Voor mij persoonlijk is de verkoopsventilatie via rapportering een grote winst, net als het bijhouden van gesprekken met vertegenwoordigers. Zo kan ik terugvallen op cijfers en laat ik me minder leiden door verkooppraatjes. En dat geldt voor iedereen: door software correct in te zetten, kloppen de statistieken. Met die data kan je doordachte beslissingen nemen, en hoef je niet enkel op je intuïtie te vertrouwen.
Met een positief gevoel. We gebruiken niet élke aangereikte tip, maar leerden wel ontzettend veel bij, ontdekten nieuwe features en haalden meer uit onze software. Duiken er in de toekomst nieuwe evoluties of uitdagingen op, dan kunnen we opnieuw terugvallen op betrouwbare coaching op maat. Op die manier blijven we werken aan een efficiënte apotheek.
Interesse in een coachingstraject?
Lees er alles over op onze infopagina.
Of contacteer ons vrijblijvend voor bijkomende info of een offerte.