Een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad is heel belangrijk. Het leidt tot lagere inkoopprijzen, minder transportkosten, een efficiënter tijdsbesteding, minder opslagruimte en evenwicht tussen vraag en aanbod voor jouw patiënten. Lees in onderstaand artikel hoe je dit het best aanpakt.
Als apotheker laat je je patiënt liefst niet terugkomen voor een geneesmiddel. Anderzijds wil je ook niet te veel op voorraad, met het risico dat de vervaldatum verloopt. Maar hoe bepaal je die ‘ideale voorraad’ die zowel voorziet in de juiste geneesmiddelen, als in een economische hoeveelheid?
Jouw aankoopbeheer is hierbij essentieel. En om dit intelligent en efficiënt aan te pakken, speelt je apotheeksoftware een belangrijke rol. Laat ons even 6 interessante tips bekijken die je helpen jouw aankoopbeheer te optimaliseren.
Om maximaal te genieten van de beste voorwaarden bij één van jouw groothandels, kan je artikelen makkelijk koppelen aan deze groothandel, jouw voorkeursleverancier. Op die manier worden de bestellingen van deze artikelen in de eerste plaats automatisch verzonden naar deze groothandel. Je hoeft niet telkens je bestelling te controleren om nog artikelen te verplaatsen naar een andere groothandel. Tijdswinst en verhoging van je winstmarge dus!
Ook in het geval van een Agios partnership is deze functionaliteit ideaal: je stelt eenmalig bij de gewenste artikelen deze voorkeursleverancier in en je kan erop rekenen dat de software deze artikelen altijd bij deze groothandel bestelt.
Tip!Vraag een lijst van de betrokken artikelen aan je groothandel of labo en importeer die vervolgens in het programma. Zo wordt de gewenste voorkeursleverancier direct aan deze artikelen gekoppeld!
Je kan ook aparte types bestellingen (bestelrollen) instellen per groothandel. Zo kan je het wegzetten van de bestellingen beter gaan organiseren; bijvoorbeeld door een specifieke bestelling te plannen enkel voor de ontbrekende artikelen. Zo ben je sneller op de hoogte wanneer een ontbrekend artikel opnieuw beschikbaar is, dan wanneer die telkens met de klassieke bestelling wordt verzonden naar de groothandel. Verder kan je ook filteren op verdoving, bewaartemperatuur, dure producten, reservaties,…
Dit kan je ook toepassen voor de labo’s die je via PharmInTouch aan betere voorwaarden kan bestellen. Zo maximaliseer je de mogelijke kortingen zonder tijdverlies.
In het geval van cosmetica kan je bijvoorbeeld het gamma Louis Widmer koppelen aan een tweede voorkeursleverancier voor volume of specifieke aankopen. Op die manier worden de gewenste aantallen apart bewaard in jouw bestelmodule en heb je hier een duidelijk zicht op. Deze worden niet zomaar doorgestuurd naar jouw gebruikelijke groothandel(s) en dit vermijdt extra administratie door ‘niet verkrijgbare producten’.
👉 Niet onbelangrijk voor de apotheken met een afleverrobot is de filter “Stocklocatie”. Hierdoor worden de bestellingen voor de artikelen in de robot en de artikelen voor de apotheekruimte apart doorgestuurd en gescheiden geleverd. Opnieuw garandeert dit een enorme tijdswinst bij het wegzetten van de bestellingen.
Om de continuïteit naar jouw patiënten te garanderen en altijd een minimumvoorraad beschikbaar te hebben in de apotheek, raden wij je aan om een nooddrempel in te stellen.
Stel dat een bepaald artikel tijdelijk niet voorradig is bij jouw voorkeursleverancier, dan zorgt de nooddrempel van dit artikel ervoor dat er in dit geval een minimum aantal besteld wordt bij de eerstvolgende groothandelsbestelling. De ‘grote bestelling’ blijft steeds voorbehouden aan de voorkeursleverancier.
Zo helpt CareConnect Pharmacist je dagelijks te balanceren tussen service voor de patiënt en intelligent aankopen om kortingen te maximaliseren.
Bereid altijd jouw bestelling voor en hou hierbij rekening met 3 belangrijke parameters:
Een bestelling voor een vertegenwoordiger voorbereiden of bestellen is gelukkig kinderspel in CareConnect Pharmacist. Op basis van de verkoopstatistieken zal het programma zelf een bestelvoorstel maken in functie van de referentieperiode die je hebt gekozen. Dit voorstel kan je voorlopig opslaan.
Wanneer de vertegenwoordiger langskomt in de apotheek, kan je dit voorstel opnieuw openen en aanpassen naargelang de geldende voorwaarden en promoties. Handig is dat je de aangeboden kortingen (in %, in absolute waarde en in gratis stuks) kan ingeven en onmiddellijk de impact ziet op de marge van het product en de volledige bestelling.
Deze kortingen worden per artikel bewaard en opnieuw voorgesteld bij een volgend bestelvoorstel.
De bestelling kan onmiddellijk verzonden worden via IBOTP of per e-mail, zoals je wenst en deze is terug te vinden bij de verzonden bestellingen voor de verdere opvolging van de leveringen. Zo zie je altijd direct welke artikelen er nog dienen nageleverd te worden in het geval van deelleveringen.
Leestip!
➡️ Apotheker, bereid je voor op een bestelling bij een vertegenwoordiger
Stel dat het gewenste artikel van de patiënt niet voorradig is en het niet moet besteld worden, dan is dit in feite een gemiste verkoop. Ook deze onverkochte artikelen zijn een belangrijke factor in het bepalen van je aanbod naar je patiënten toe. Dankzij de registratie van deze gemiste verkopen, kan je op regelmatige tijdstippen evalueren of een uitbreiding met bepaalde artikelen opportuun is.
Hetzelfde geldt voor de gereserveerde artikelen. Gelukkig voor jou was de patiënt bereidt om een 2e keer terug te komen. Vraag is maar of hij/zij dat de volgende keer opnieuw gaat doen. In CareConnect Pharmacist heb je een rapport van alle reservaties van artikelen en de gemiste verkopen met de stockdrempels en de prijzen erbij.
Tip!
Evalueer dit rapport op regelmatige tijdstippen om te zien voor welke artikelen het een meerwaarde zou zijn om deze vast op te nemen in jouw assortiment.
Met zicht op de werkelijke data kan je een gefundeerde beslissing nemen die het imago van de apotheek ten goede komt. En niet op basis van een buikgevoel of omdat er 1 keer vraag is naar geweest.
Zoals je weet zijn er maandelijks prijsdalingen met een forse impact op jouw inventariswaarde als gevolg.
Gezien de prijsdalingen gemiddeld 1 maand op voorhand worden aangekondigd, helpt CareConnect Pharmacist je om deze op te lijsten en zo een compensatie te vragen aan de betrokken labo’s.
Maar het programma anticipeert ook op de nieuwe bestellingen van deze artikelen. Zo worden de bestellingen van artikelen die x € dalen in prijs (éénmalig in te stellen) automatisch uitgesteld tot op de datum dat jouw groothandel de nieuwe tarieven toepast. In sommige gevallen is dit in de 2e helft van de huidige maand, in de meeste gevallen pas vanaf de 1ste dag van de volgende maand.
Op die manier zorgt het programma ervoor dat je intelligent aankoopt en de mogelijke verliezen door prijsdalingen maximaal vermijdt.
Is jouw voorraadbeheer al geoptimaliseerd?
Een optimaal voorraadbeheer is voor elke apotheek essentieel. Hierdoor kan je jouw patiënten een perfecte service bieden, vermijd je vervallen producten en extra kosten. Lees ons artikel over de 7 interessante functionaliteiten in je apotheek-software voor een optimaal voorraadbeheer.
Gebruik je al CareConnect Pharmacist en wil je je aankoopbeheer optimaliseren?
Bekijk dan hoe wij jou en je team kunnen helpen via een coaching op maat!