3 tips om je tandartspraktijk efficiënt & patiëntvriendelijk op te starten

Na weken van sluiting mogen tandartspraktijken heropstarten en weer ‘essentiële’ behandelingen uitvoeren. Een opluchting voor tandarts en patiënt. Maar ook een periode met grote uitdagingen omtrent veiligheid, planning en agendabeheer. We helpen je op weg met enkele tips voor de heropstart van je tandartspraktijk.

Tip 1: Informeer jouw medewerkers 

In Nederland bleek bij een bevraging dat de meeste praktijken zien dat medewerkers niet of nauwelijks angstig zijn om opnieuw aan het werk te gaan in de praktijk. Uiteraard onder de voorwaarde dat de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen en aanvullende hygiëne maatregelen worden genomen.

Het is dus belangrijk om aandacht te hebben voor de onzekerheid die er kan heersen onder de medewerkers, nu het werk in jouw tandartspraktijk weer hervat is. Zorg er dan ook voor dat jouw medewerkers voor de opstart perfect op de hoogte zijn van de noodzakelijke maatregelen en dat ze in een zo veilig mogelijke omgeving kunnen werken.

Zoals steeds worden de behandelingen uitgevoerd volgens de “Aanbevelingen met betrekking tot de infectiebeheersing bij tandheelkundige zorgverlening” van de Hoge Gezondheidsraad HGR 8363. Deze aanbevelingen werden aangevuld met extra maatregelen in het kader van social distancing en transmissie via droplets en aerosol.

Tip 2: Informeer jouw patiënten

We starten met het intrappen van een open deur: de agenda van elke tandartspraktijk staat op zijn kop en er is een stortvloed van mails en telefoons van patiënten. “Gaat mijn geplande afspraak nog door? Wordt mijn afspraak automatisch verzet en zo ja, naar welke datum? Voor welke behandeling mag ik naar de praktijk komen en een afspraak maken? Hoe zal mijn afspraak verlopen?” Logische vragen van jouw patiënten maar deze zorgen voor extra werk voor jou en je medewerkers.

Informeer jouw patiënten op voorhand goed en zorg dat alle informatie makkelijk terug te vinden is: denk hierbij aan duidelijke informatievoorziening via je praktijkwebsite, in het telefonisch contact met patiënten, bij het maken van een (online) afspraak en bij binnenkomst in de praktijk.

Communiceer proactief

Het is belangrijk om patiënten proactief te informeren over welke veiligheidsmaatregelen en aanvullende hygiënische maatregelen in jouw praktijk genomen zijn. Ook is het belangrijk om duidelijk te zijn naar patiënten over wat je van hen vraagt tijdens een praktijkbezoek en in te spelen op hun mogelijke vragen. Breng hen alvast op de hoogte van onderstaande zaken die van toepassing zijn bij een afspraak in jouw tandartspraktijk.

Zorg voor een efficiënte dagplanning en agendabeheer

Er is nu een verschil qua werken. Zo formuleerde de Raad voor de Tandheelkunde een advies omtrent de aanpak van de heropstart van de tandzorg: maak gebruik van de zogenaamde triagematrix. Daarbij wordt uitgegaan van de specifieke situatie van de individuele patiënt met betrekking tot de Covid-19 status en de zorgvraag/zorgnood. Op basis van een telefonische triage met de patiënt is het de bedoeling om zowel het type patiënt als de specifieke zorgnood zo correct mogelijk in te schatten om een juiste (dag)planning te realiseren.

(Bron: FOD Volksgezondheid - COVID-19 - Gefaseerde heropstart van activiteiten in een privé-praktijk – triagematrix)

Het is dus aangeraden de dagplanning van je tandartspraktijk aan te passen aan de uitgevaardigde adviezen en het gebruik van de triagematrix: zo kan je bijvoorbeeld zogenaamde "B1-patiënten" eenvoudig inboeken bij de start van een werkdag terwijl de "B2-patiënten" automatisch een plaats op het einde van de dag toegewezen krijgen.

Maak hiervoor best gebruik van een online agenda waarin je makkelijk een flexibele dagorganisatie kan creëren waarbij bepaalde type patiënten en afspraken enkel geboekt kunnen worden op de door jou vooraf bepaalde tijdsblokken. Op die manier bespaar je tijd en werk; zowel wanneer jij zelf de afspraak inplant maar ook indien je dit overlaat aan de patiënt.

Bovendien kan je bij een geboekte afspraak via een online agenda automatisch de door jou opgestelde richtlijnen ivm voorzorgsmaatregelen en hygiëne, gelinkt aan het geboekte afspraaktype, meesturen samen met de afspraakbevestiging naar jouw patiënt. Zo kan de patiënt zich voorbereiden op de afspraak en weet hij of zij wat de te volgen procedure is.

In een goede online agenda zit ook een ingebouwde mogelijkheid om als patiënt zelf een afspraak tijdig te annuleren en automatische opvolg- en herinneringsmails zorgen bovendien voor minder no-shows en efficiëntere administratie.

Tip 3: Heb verhoogde aandacht voor de instrumentenzorg

Het is enorm belangrijk na elke behandeling de behandelingsruimte en instrumentarium correct te desinfecteren. Draag daarbij mondmasker, plastic overschort en huishoudhandschoenen. Volgende desinfectantia zijn werkzaam: ontsmettingsalcohol (voorkeur 60 à 70% ethanol), chloorverbindingen zoals chloroxylenol (bijvoorbeeld Dettol of huishoudbleekwater).

Hoe desinfecteer je de behandelruimte en instrumentarium correct na niet aerosolproducerende behandelingen?

• Verzamel instrumentarium en maak deze klaar voor desinfectie; idealiter in aparte clicktrays
  die direct in de thermodesinfector of sterilisator klasse A geplaatst kunnen worden.
• Desinfecteer de behandelstoel, spoelkom, werkvlakken, kasten maar ook deurklinken, RX-arm en conus, touchpanel van de stoel, onderkant tablet, toetsenbord van de PC, computermuis, kastgrepen, enzovoort.
• 3-functiespuit: gebruik bij voorkeur wegwerptips of laat anders de tip een desinfectiecyclus doorlopen.
• Alle legvlakken met “wipe” methode desinfecteren (met 70-90% ethanol op wegwerpdoekjes).
• Dompel alginaatafdrukken gedurende 3 min onder in Cavex EmpreSafe.
• Kuis dagelijks de vloer met een chloorhoudend reinigingsproduct 1000 mg/L
• Dompel de scantip gedurende 3 min onder in 70% alcohol-oplossing.

(Bron: ‘Protocol gefaseerde heropstart orthodontie-praktijken van tandarts-specialisten in de orthodontie in geval van gedeeltelijke/volledige versoepeling lockdown COVID-19’ van Buos)

Aerogene overdracht voorkomen

Kiemen die in spatten of druppels en in aerosols worden teruggevonden, kunnen van externe of interne oorsprong zijn.

Externe bronnen zijn bijvoorbeeld kiemen aanwezig in (eerder gebruikte) instrumenten en materialen (bv gecontamineerde hand- en hoekstukken) of in het water dat via de leidingen van de tandheelkundige unit aangevoerd wordt.

Interne bronnen zijn kiemen uit speeksel, respiratoire secreten, bloed (bij beschadigen tandvlees), plaque, weefselresten (bv. gecarieerd tandweefsel), materialen (vullingspartikels, enz.) die tijdens de behandeling worden rondgeslingerd.

De overdracht via deze bronnen kan via onderstaande werkwijze beperkt worden:

(Bron: Publicatie van de Hoge Gezondheidsraad nr. 8363 - Aanbevelingen met betrekking tot de infectiebeheersing bij tandheelkundige zorgverlening)

Hoe desinfecteer je de behandelruimte en instrumentarium correct na aerosol producerende behandelingen?

 Volg dezelfde richtlijnen als bij het correct desinfecteren van de behandelruimte en instrumentarium na niet aerosol producerende behandelingen en voeg onderstaande stappen toe:

• Doorspoel de aanvoerleidingen (3-functie en hoekstuk) en afvoerleidingen van de zuiginstallatie met water (1 min).
• Laat de behandelruimte 1 uur verluchten bij maximale verluchting of 6 uur indien de ruimte niet goed verlucht kan worden.
• Kuis de vloer met een chloorhoudend reinigingsproduct (1000 mg/L) na iedere aerosol producerende behandeling.

(Bron: ‘Protocol gefaseerde heropstart orthodontie-praktijken van tandarts-specialisten in de orthodontie in geval van gedeeltelijke/volledige versoepeling lockdown COVID-19’ van Buos)

Op zoek naar meer informatie en adviezen rond de opstart van jouw tandartspraktijk? Check zeker ook de websites van beroepsverenigingen VBT en VVT.