Elektronische facturatie voor uw woonzorgcentrum: wat zegt u ?

Elektronische facturatie is een hot topic ! Zeker bij WZCs en DVCs. De Vlaamse overheid neemt vanaf 1 januari 2019 de RIZIV terugbetaling over van de Ferderale diensten. Dit brengt heel wat veranderingen met zich mee ! Meer informatie vind u op deze Blogpost over eWZCfin. Hier spreekt men van elektronische facturatie naar de overheid.

Maar er zijn uiteraard ook nog andere facturen, zowel voor WZCs en DVCs maar voor alle zorgvoorzieningen. Laten we hier even ze op een rijtje zetten:

1.De inkomende facturen

Dat is eigenlijk waar u als organisatie het meeste werk aan heeft. Omdat deze verwerkt, geboekt en goedgekeurd moeten worden. Op papier is dat een rompslomp met heel wat risico's: facturen die verloren gaan, mappen die blijven hangen, facturen die niet tijdig worden betaald met bijhorende kosten, facturen die niet voorzien zijn en een probleem vormen in de cash forecasting etc...

Dit kan best elektronisch. De Federale Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging heeft hier een zeer interessante naslagwerk over gepubliceerd. Men kan enorm veel tijd en dus ook geld uitsparen door alles elektronisch te doen verlopen.

Wat als uw administratieve medewerkers meer tijd hadden voor het opvolgen van de slechte betalers, de analyse van de cijfers, dienstverlening etc? Dat kan, want gelukkig bestaat er al sinds een aantal jaren een zeer goede en bewezen elektronische verwerkingsmethode: Cerussa Docflow. Deze dienst uitgewerkt door Corilus samen met partner Arco is volledig op de noden van een woonzorgcentrum gebouwd. Met een performante koppeling met jullie boekhoudpakket (Exact heeft onze voorkeur, maar er kan ook gekoppeld worden met BOB of andere pakketten). Meer dan 100 klanten gebruiken deze dienst reeds. Wil je even horen wat ze ervan denken, kijk naar deze testimonial.   

Even de voordelen van het elektronisch beheren van inkomende facturen op een rijtje:

• Wettelijk
• Tijd en kosten besparen
• Milieuvriendelijk
• Facturen worden automatisch verwerkt in boekhoudpakket
• Elektronisch facturen worden automatisch ontvangen, u hoeft zelfs geen papier meer te scannen 
• Factuur gaat meteen naar de juiste persoon voor validatie en goedkeuring
• Archivering van documenten gebeurt elektronisch 

2. Facturen van bestellingen die u plaatst bij leveranciers

Als u op een efficiënte manier facturen van uw leveranciers wil ontvangen, dan doet u er goed aan om ook elektronisch bestellingen te plaatsen. Dit zorgt er voor dat u (al dan niet vanuit een catalogus van uw leverancier met correcte prijzen en producten) de bestelling kan aanvragen, laten goedkeuren en versturen. Bij levering en facturatie gaat u gemakkelijk na of de factuur wel overeenkomt met de bestelling.  

Corilus heeft hiervoor de PO Module (of Bestellingmodule) met Arco uitgewerkt.

Voordelen op een rijtje:

• gemakkelijk goedkeuringsproces voor bestellingen
• automatisch vergelijken of binnenkomende facturen wel volgens een bestelling zijn
• vermijden van frauduleuse facturen van goederen die nooit zijn aangevraagd
• vereenvoudigd goedkeuring van inkomende facturen
• bestelcatalogussen van leveranciers laten toe om de correct bestellingen te doen

3. Zelf elektronische facturen versturen naar residenten

In de loop van 2019 zal Corilus ook de mogelijkheid aanbieden om elektronische facturen te versturen. Dan zal u de mogelijkheid hebben om OCMWs elektronisch te factureren, en dit zal nodig zijn want OCMWs en gemeentes gaan vanaf November 2019 verzenders verplichten om naar hen facturen enkel elektronisch te sturen. Zonder elektronische factuur zal het niet kunnen. Maar we zullen de mogelijkheid ook uitbreiden naar andere elektronische kanalen zoals Doccle, POM, Zoomit en e-mail. De voordelen zullen dan ook duidelijk zijn:

• Kosten besparen: geen papier meer, geen postzegels
• Milieu vriendelijk
• Efficiënt en automatisch vanuit Geracc naar de klant
• De klant zal zijn factuur in zijn voorkeur kanaal ontvangen
• gemakkelijke opvolging van de betalingen