Comment vos confrères dentistes envisagent-ils la numérisation dans leur cabinet ? Se lancent-ils résolument dans le numérique ? Nous avons posé la question à Xavier Demeulemeester. Ce dentiste de Roulers est un fan de technologie, comme en témoigne le nom de son cabinet, « Tandens ». « Ce nom fait référence d'une part au mot latin « dens », mais aussi au mot « tendance », car notre démarche est totalement innovante. »
Le cabinet de groupe de Xavier et de son père emploie six dentistes et spécialistes, deux infirmières, un instrumentiste et un assistant de management. « Notre cabinet regroupe beaucoup d'expertise. Afin d'utiliser celle-ci le plus efficacement possible, nous nous appuyons sur différents outils numériques. Par exemple, pour préparer les interventions chirurgicales, nous utilisons un scanner à faisceau conique et un scanner 3D intra-oral. »
La numérisation se poursuit aussi sur le plan administratif chez Tandens. Xavier : « Tous les dossiers patients sont numériques. Le logiciel permet non seulement de tenir à jour toutes les données médicales, mais aussi d'envoyer un e-mail ou un SMS aux patients lorsque leur contrôle (semi-)annuel est prévu. Nous essayons également de maintenir cette communication fluide grâce à d'autres canaux. Sur notre site web, les patients peuvent remplir un formulaire de contact et nous utilisons Facebook pour communiquer les nouvelles importantes, comme les travaux routiers dans la région. »
Grâce aux outils numériques, la communication est ouverte et la facturation est claire. « Notre logiciel nous permet de voir automatiquement si un patient a droit ou non à une intervention majorée. Quant à l'administration financière, elle se fait autant que possible par voie numérique. »
L’intégration des nombreux outils, tous différents, optimise le flux de travail. « Toutes les données sont disponibles au même endroit et peuvent être consultées en quelques clics. L'imagerie médicale est aussi immédiatement transférée dans le bon dossier patient. Via le cloud sécurisé, tous les membres de notre équipe peuvent consulter rapidement ces dossiers. Cela élimine une grande partie du travail de recherche et de communication. L'administration financière quant à elle prend beaucoup moins de temps : notre assistant en management peut établir un calcul immédiatement après chaque consultation et éventuellement enregistrer un nouveau rendez-vous », explique Xavier.
« Une condition importante doit être respectée : chaque dentiste doit remplir le dossier de ses patients en temps voulu. Et nous y parvenons. Nous mettons souvent le dossier numérique à jour pendant une consultation. Nous n'avons ainsi pas à fouiller dans des piles de documents le soir. »
Les patients bénéficient eux aussi de la numérisation du cabinet de groupe. « Grâce à l'imagerie moderne, nous pouvons expliquer les interventions nécessaires de manière très claire. De plus, toutes ces techniques innovantes nous permettent d’offrir des soins bucco-dentaires professionnels adaptés aux patients. Notre travail est de ce fait plus rapide et plus précis. Résultat : une visite chez le dentiste est beaucoup plus douce et moins douloureuse que par le passé. Ce confort est essentiel pour nos patients, car personne ne va chez le dentiste par plaisir. »
Xavier et son équipe récoltent actuellement les fruits de leur approche numérique, mais elle a nécessité une solide réflexion. « En dentisterie, il existe un certain nombre de procédures spécifiques qui rendent un système d'aspiration et un compresseur indispensables, par exemple. Cela signifie que vous ne pouvez pas mettre vos serveurs n'importe où. Mon conseil : trouvez un architecte d'intérieur et un partenaire informatique expérimentés et associez-les à vos projets le plus tôt possible. Si vous attendez trop longtemps, il sera beaucoup plus difficile de procéder à des ajustements. »
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Xavier fait appel au même fournisseur pour les logiciels et le matériel informatique. « En cas de problème, vous savez immédiatement à qui vous adresser. Dans le passé, nous avons travaillé avec différents fournisseurs parmi lesquels chacun était responsable d'un aspect différent : PC, réseau, software, etc. Le résultat ? En cas de dysfonctionnement technique, les différents fournisseurs se renvoyaient la balle et il devenait difficile de résoudre les problèmes. En choisissant un partenaire qui s'occupe de tout, nous avons un interlocuteur fixe sur lequel nous pouvons compter. »
Xavier continuera à suivre l'évolution des outils numériques dans l’avenir. « Mon impression ? Tandens fait déjà bon usage des techniques modernes. Cette approche numérique porte ses fruits. Mais nous continuons à rechercher des méthodes innovantes susceptibles d'apporter une valeur ajoutée. Je suis curieux de savoir ce que l'avenir nous réserve. »
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