En tant que médecin généraliste ou spécialiste, que vous travailliez seul ou au sein d’un cabinet groupé, le cœur de votre métier demeure les soins aux patients. Toutefois, un cabinet de médecin est aussi une entreprise qu’il faut gérer, si possible efficacement. Comment gérer votre agenda aisément ? Et comment faire taire ce téléphone qui sonne tout le temps ? En passant au numérique, une solution avantageuse pour les médecins aussi. Découvrez comment procéder.
Il existe de nombreux outils destinés à vous aider à mieux organiser les rouages de votre cabinet médical. Qu’il s’agisse d’un site web moderne, d’un télésecrétariat médical ou d’un écran dans votre salle d’attente, le but est toujours de simplifier votre administration, de garantir la continuité de vos activités, de vous soulager et de vous permettre de respirer un peu.
Vous pouvez soit passer en revue nos 5 conseils ci-dessous, soit découvrir sur-le-champ comment accroître l’efficacité de votre cabinet à l’aide de notre service Ringphone.
1. Plus d’informations, moins de suivi administratif grâce à votre site web
À l’ère du numérique, il semble logique que votre cabinet médical possède lui aussi son site web sur lequel vos patients trouveront rapidement vos coordonnées, vos heures de consultation et d’autres renseignements utiles. Mais un site web comporte d’autres atouts dont votre cabinet pourrait aussi tirer parti.
Par exemple, vous avez le loisir d’informer vos patients sur votre site web de manière proactive au travers de quelques modules conviviaux. Vous leur communiquez ainsi des informations utiles et fiables, tout en réduisant le nombre d’appels et/ou de questions purement pratiques que vous recevez. Grâce aux modèles intuitifs de Ringphone, sans avoir la moindre connaissance informatique, vous pouvez ajouter vous-même des modules comme :
- FAQ : sur une page distincte de votre site web, vous répondez aux questions les plus fréquentes concernant vos prestations, votre disponibilité et vos gardes. Vous pouvez aussi y insérer des informations d’ordre général concernant un mode de vie sain, les épidémies saisonnières, les vaccins recommandés et certains traitements, entre autres.
- Actualités et fenêtres pop-up : vous introduisez des changements dans votre cabinet ? Vous refusez par exemple désormais d’accueillir de nouveaux patients ou vos heures de consultation changent ? Nous vous conseillons de l’indiquer directement sur votre page d’accueil. En rédigeant une rubrique d’actualités permanente ou en créant une fenêtre pop-up à ce sujet, vous informez toute votre patientèle et vous évitez tout malentendu.
- Liens utiles: renvoyez vos patients vers des sources d’information ou des portails santé en ligne tels que Helena, où vous pouvez enregistrer leurs prescriptions électroniques, leurs schémas de médication et leurs analyses de laboratoire afin qu’ils puissent à leur tour les consulter en ligne.
2. Couplez un module de prise de rendez-vous à votre agenda
Vos patients ne peuvent prendre rendez-vous que par téléphone ? Dans ce cas, la gestion de votre agenda est sans doute fastidieuse, demande beaucoup d’organisation et est source de frustration lorsque vos consultations sont sans cesse interrompues par le téléphone. Cela multiplie en outre le risque d’oublier une visite ou de fixer deux rendez-vous à la même heure...
Mettez votre site web à votre service en y ajoutant un module de prise de rendez-vous couplé à l’agenda électronique de votre cabinet. Là, vos patients pourront prendre un rendez-vous en ligne en quelques clics, dans les plages horaires disponibles que vous aurez préalablement déterminées. Et vous aurez à tout moment une vue d’ensemble claire de votre agenda dans son intégralité.
Il existe plusieurs modules d’agenda qui peuvent être intégrés à votre site web. Ringphone a développé le sien, qui est spécifiquement dédié aux cabinets médicaux. Il vous garantit une gestion aisée de votre agenda, notamment grâce :
- à l’aperçu en temps réel de tous vos rendez-vous,
- aux diverses options de configuration (affichages, types de rendez-vous, étiquettes...),
- à la vue d’ensemble de vos contacts et patients,
- aux synchronisations entre le module du site web, l’agenda électronique de votre cabinet et les agendas externes,
- au couplage avec votre pack logiciel.
Avantage supplémentaire
Le module de rendez-vous en ligne vous permet de connaître le nombre de consultations effectuées chaque jour. Si vous contrôlez régulièrement ce paramètre, vous dégagerez peut-être des schémas intéressants, comme des périodes plus calmes ou des jours chargés où vous manquez de main-d’œuvre. Vous pourrez alors aligner vos consultations ou l’emploi du temps de votre personnel sur cette base, ce qui vous aidera à garder le contrôle de vos coûts.
3. Un télésecrétariat médical ramène le calme dans votre cabinet
Les coups de fil se succèdent sans jamais s’arrêter ? Ou vous êtes sans cesse dérangé par des patients qui vous téléphonent pendant vos pauses, vos vacances, après les heures de consultation ou alors que vous tentez de travailler sans être dérangé ? Si vous n’avez pas envie de les abandonner à leur sort, il ne vous est pas toujours possible de décrocher.
Dans ce cas, redirigez vos appels vers un télésecrétariat médical. Les opérateurs téléphoniques de Ringphone, qui bénéficient d’une formation médicale, s’occuperont de votre permanence téléphonique quand vous le souhaitez. Pendant vos consultations, vous pourrez ainsi consacrer toute votre attention à vos patients, sachant que vos appels seront traités avec professionnalisme, même quand vous n’êtes pas disponible.
De plus, les collaborateurs du télésecrétariat de Ringphone gèrent votre agenda électronique. Grâce à leurs connaissances médicales, ils sont notamment en mesure de réviser un rendez-vous sur base de la gravité des symptômes d’un patient, de lui demander des informations utiles et de les relier à son dossier.
Vous aimeriez mieux comprendre le potentiel d’un télésecrétariat médical ? Voyez comment cela fonctionne ici.
4. Des écrans informatifs et interactifs
Le fait d’installer divers types d’écrans numériques dans votre cabinet médical offre une expérience plus agréable à vos patients tout en renforçant votre efficacité. Quelques exemples :
- Écran de connexion: permet aux patients de s’annoncer à leur arrivée. Vous pouvez voir tout de suite qui est et n’est pas là dans votre agenda électronique.
- Écran de salle d’attente: sert à inviter le patient suivant à vous rejoindre et à présenter des messages d’information.
5. Nouveaux moyens de paiement et de communication
L’ère du numérique a multiplié les possibilités ; en tant que médecin, vous pouvez, vous aussi, en profiter. En activant le paiement sans contact à l’aide d’une carte bancaire ou d’une application de smartphone, vous accumulez moins d’argent en caisse et pouvez recevoir le patient suivant plus vite.
Ou, en paramétrant bien votre logiciel, vous pouvez scinder votre patientèle en différentes catégories, notamment par tranche d’âge ou par pathologie, pour ensuite leur transmettre des informations ciblées par e-mail sur des campagnes de vaccination, des conseils de santé ou de nouveaux traitements, par exemple.
Envie de renforcer l’efficacité de votre cabinet médical ? Faites appel à Ringphone !
Vous aimeriez faire meilleur usage des possibilités qu’offrent les technologies numériques dans votre cabinet médical ? Confiez cette tâche à Corilus : grâce à notre service Ringphone, nous vous ferons profiter en un rien de temps d’un site web professionnel, d’un agenda en ligne, d’un télésecrétariat médical et de bien d’autres choses encore.
Découvrez en quoi Ringphone peut vous aider.
