Comment pouvez-vous limiter les coûts et les risques financiers dans votre pharmacie ? En gardant une vue d’ensemble et le contrôle sur certains éléments évidents. Cependant, c’est facile à dire et cela prend beaucoup de temps, alors que vous voulez avant tout conseiller et aider vos patients. Un logiciel vous aide à garder une vue globale et le contrôle, ainsi qu’à réagir de façon proactive. Dans ce blog, nous vous donnons 8 conseils pour gagner en efficacité.
En proposant des articles de location (comme des béquilles et des aérosols), vous aidez vos patients pendant leur traitement ou leur rééducation. Cependant, ce service peut générer du stress pour le pharmacien : quels articles sont chez quel client, quels articles sont encore en stock, le délai de location est-il respecté, le client a-t-il déjà payé, etc. ? Et si ce matériel disparaît, cela ajoute un poste de frais.
Le logiciel vous permet de garder facilement une vue globale et le contrôle :
Consigner manuellement votre location dans un carnet de notes n’est plus vraiment efficace.
Les gammes que vous achetez dans les laboratoires comportent aussi des produits qui ont moins de succès. Ne perdez pas de vue la date de péremption de ces produits, afin de pouvoir les renvoyer à temps pour être éventuellement remboursé (en partie).
Un contrôle mensuel dans la pharmacie suffit rarement pour détecter à temps les produits périmés. Il s’agit en outre d’une procédure particulièrement laborieuse. L’enregistrement et le suivi de votre inventaire par voie numérique vous fera gagner du temps et de l’argent.
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Y a-t-il dans votre pharmacie des invendus qui prennent la poussière ? D'une part, ces produits occupent une place inutile, d’autre part, vous savez qu’il est très difficile de les vendre dans le délai restant. Il est donc capital d'en assurer le suivi. Le suivi numérique automatique vous décharge de cette tâche, tout en vous donnant une idée directe des coûts.
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Il arrive que vous vendiez un produit au prix mutuel, avant que votre client vous apporte la prescription : un petit arrangement et un service rendu aux clients fidèles. Mais s’il oublie de vous la fournir, vous ne pouvez rien réclamer à l’INAMI et vous vous retrouvez avec une perte sur ce produit. Suivez donc bien les « avances avec remboursement » et rappelez à temps à votre patient de vous fournir la prescription que vous attendez. La confiance, c’est bien. Le contrôle, c’est mieux.
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Chaque mois, le prix de certains articles baisse. Chaque logiciel affiche une mise à jour reprenant les articles concernés. Un mois avant que la liste officielle n'entre en vigueur, vous recevez une liste provisoire des produits dont le prix diminue. Vous pouvez déterminer sur la base de cette liste provisoire les produits qu’il vaut mieux renvoyer et ceux qu'il est préférable de commander ultérieurement.
Depuis le 1er mai 2020, les prix publics des matières premières non-remboursées ne sont plus inclus dans les mises à jour que votre logiciel officinale reçoit de l'APB.
De nombreux prix public utilisés dans différents logiciels, ne reflètent plus la réalité du marché et montrent une marge négative ! Prenez donc le temps de vérifier ce point avec vos matières premières les plus fréquemment utilisées.
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Tenir à jour le nombre de visites (ou de ventes) est une méthode payante. Cela vous permet de dégager des schémas intéressants, comme des jours où la fréquentation est plus importante et où vous avez besoin de plus de personnel, ou les moments creux que vous pouvez gérer seul. Adapter votre personnel et vos heures d'ouverture à ces schémas vous permettra de maîtriser vos coûts salariaux.
Offrir des réductions permet de récompenser les clients fidèles. Veillez à gérer de manière active ces prix réduits, afin que votre marge reste optimale. Établissez chaque mois une liste des réductions accordées et des personnes qui en ont bénéficié (clients, médecins, infirmières, maisons de repos,…).
Le logiciel vous offre un appui et vous aide notamment dans l’administration quotidienne et les enregistrements, la gestion du stock, la gestion financière et commerciale de votre pharmacie. Vous gardez ainsi le contrôle et une vue d’ensemble, et pouvez vous concentrer sur vos patients.
Découvrez comment le logiciel CareConnect Pharmacist peut vous aider dans ces 7 aspects importants de votre pharmacie.
