Als zelfstandig thuisverpleegkundige, of je nu deel uitmaakt van een solo- of groepspraktijk, is een efficiënt beheer van je administratie essentieel. Naast het leveren van hoogwaardige zorg aan patiënten, komt er een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk bij kijken. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste administratieve taken en hoe je deze kunt beheren.
De administratie van de verleende zorg is misschien niet altijd de leukste taak van je werk als thuisverpleegkundige maar wel een hele belangrijke. Het correct bijhouden van patiëntendossiers is immers niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook cruciaal voor het waarborgen van continuïteit en kwaliteit van zorg.
Gebruik een gebruiksvriendelijk softwarepakket om patiëntendossiers
digitaal bij te houden.
Noteer dagelijks de uitgevoerde prestaties, zoals wondzorg, inspuitingen of
hygiënezorg. Zorg ervoor dat je deze registreert conform de nomenclatuur
van het RIZIV.
In een conventiepraktijk factureer je je prestaties rechtstreeks aan het
ziekenfonds. Dit vereist een nauwkeurige administratie van prestaties en
verzekerbaarheid van de patiënt.
Tip!
Automatiseer zoveel mogelijk. Software zoals CareConnect Nurse kan je helpen bij de facturatie, opvolging van onbetaalde facturen en het tijdig indienen van declaraties.
Als je samenwerkt met collega’s of personeel in dienst hebt, komt er
loonadministratie bij kijken:
Zorg voor correcte uitbetaling van salarissen en het betalen van sociale
bijdragen. Dit kan je laten beheren door een sociaal verzekeringsfonds.
Stel juridisch waterdichte arbeidscontracten op en hou rekening met cao’s
die in de gezondheidssector van toepassing zijn.
Voor personeel is een systeem voor tijdregistratie nuttig om gewerkte uren,
vakantiedagen en overuren bij te houden.
Als zelfstandige ben je niet alleen zorgverlener, maar ook ondernemer. Dit vereist specifieke administratieve opvolging:
Houd een correcte boekhouding bij. Voor kleine ondernemingen kan een
vereenvoudigde boekhouding volstaan, maar een boekhouder inschakelen
biedt vaak gemoedsrust.
Betaal tijdig je btw, personenbelasting of vennootschapsbelasting.
Een fiscale adviseur kan je helpen om optimaal gebruik te maken van
aftrekposten.
Sluit de nodige verzekeringen af, zoals een burgerlijke
aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering voor arbeidsongevallen.
Naast bovenstaande taken moet je ook rekening houden met andere
administratieve verplichtingen:
Zorg ervoor dat je patiëntgegevens veilig bewaart en voldoet
aan de GDPR-regelgeving. Dit houdt onder andere in dat je een
verwerkingsregister bijhoudt en zorgt voor een veilige opslag van
gegevens.
Documenteer protocollen en procedures, zodat de zorgverlening bij jouw
afwezigheid door anderen kan worden overgenomen.
Veel praktijken voeren periodieke audits uit om de kwaliteit van zorg en
administratie te bewaken. Dit kan een vereiste zijn voor accreditatie.
Het RIZIV verplicht verpleegkundigen tot permanente educatie. Houd een
overzicht van gevolgde opleidingen bij.
Efficiënte administratie is onmisbaar voor een succesvolle praktijk als zelfstandig thuisverpleegkundige. Door gebruik te maken van de juiste tools en samen te werken met professionals kun je tijd vrijmaken om je te concentreren op wat echt telt: kwalitatieve zorg bieden aan je patiënten.
