6 tips voor apothekers bij het afsluiten van het boekjaar

Stijn De Jaeger
Dec 9, 2021 9:45:00 AM
3 min leestijd

Het einde van het jaar komt opnieuw in zicht. Voor de meeste apotheken is 31/12 ook de datum waarop het boekjaar wordt afgesloten. In dit artikel lijsten we de 6 belangrijkste taken op waarbij je apotheeksoftware helpt bij het afsluiten van het boekjaar en het kalenderjaar.

1. Inventaris

De waarde van jouw voorraad heeft een cruciale impact op het bepalen van je winst. Het is daarnaast ook wettelijk verplicht om jaarlijks een valorisatie te doen van jouw ‘bezittingen’.

Indien de apotheeksoftware de inventaris niet telkens automatisch afsluit op het einde van elke maand, dien je dit manueel te doen. En minstens op het einde van elk boekjaar.

Tip!

Wanneer de mogelijkheid bestaat in jouw apotheeksoftware, adviseren wij je om de inventaris maandelijks automatisch af te sluiten

Dankzij een maandelijkse inventaris hou je zelf de vinger aan de pols van jouw apotheek. Je ziet snel in welke richting die evolueert en je kan sneller acties ondernemen.


Wim Berteloot van Accofisc:
"Let wel op met de grondstoffen. Eigenlijk horen die niet in volle waarde thuis in een inventaris omdat ze een enorm vertekend beeld kunnen geven. De aankoopwaarde van de volledige verpakking wordt hier in rekening gebracht, ondanks het feit dat de verpakking reeds aangebroken is."
 
Nieuwe call-to-action

2. Facturatie


Om de verkopen op factuur van het huidige boekjaar een factuurdatum en factuurnummer te geven in het boekjaar dat ze verkocht werden, sluit deze dan zeker af op 31 december vóór middernacht.

Zorg er ook voor dat je boekhouder alle verkoopfacturen van het huidige boekjaar ontvangen heeft (liefst elektronisch) zodat hij die correct kan inboeken.

Leestip!

Apotheek Develter optimaliseert processen én cijfers met coachingstraject op maat.

3. Vervallen producten

Vergeet niet om de vervallen producten van het boekjaar te valoriseren. Die worden namelijk ingebracht als ‘verlies’.

Tip!

Corilus raadt zijn klanten aan om een fictieve groothandel ‘Vervallen’ te creëren en via de retourmodule de vervallen producten hier onder te brengen.

Wim Berteloot van Accofisc:
"Op die manier verschijnen ze niet meer in de inventaris (correctere gegevens) en kan je deze makkelijk oplijsten. Dit overzicht bezorg je aan je boekhouder. Het gaat hier om stockwijzingen en die moeten gerechtvaardigd worden. Zomaar je voorraad verlagen, kan achterdocht wekken bij de fiscus.
 
De boekhouder bezorgt de lijst van vervallen producten aan de Controle van FOD Financiën en zij hebben dan de mogelijkheid om dit te controleren. Na een wachtperiode (maximaal 1 maand) kan je de vervallen producten laten vernietigen."

4. Kortingen via klantenkaart

Via een klantenkaart spaart de patiënt korting die dan op een bepaald moment wordt vrijgegeven tijdens een verkoop.

Om jou en je boekhouder voldoende transparantie te geven en de mogelijkheid om uitgekeerde kortingen correct in te boeken, raden wij je aan om volgende rapporten in je apotheeksoftware te consulteren:

Kortingen op kaart

Hierdoor heb je een overzicht van het totaalbedrag aan opgespaarde korting voor dit boekjaar. Hierbij is het ook noodzakelijk om een opsplitsing te kunnen maken volgens BTW-tarief.

Vrijgave van kortingen

Dit rapport lijst het totale kortingsbedrag op die in het huidige boekjaar zijn toegekend bij een verkoop. Je kan in detail de situatie per patiënt nagaan. Dit is het enige rapport omtrent kortingen dat de boekhouder nodig heeft bij de afsluiting van het boekjaar.

Resterend saldo

Hier kan je zien welke kortingen er bij het eerstvolgende bezoek zullen uitgekeerd worden.

5. Schulden

Je kan op 31/12 ook een rapport opvragen met de openstaande schulden van jouw patiënten.

Dit gaat niet alleen over geldschulden, maar ook de verschuldigde voorschriften, niet betaalde reservaties en ook de voorschriften die in afwachting van tarificatie zijn (attest ontbreekt,…). De schulden worden opgesplitst volgens ouderdom (jonger dan een maand, ouder dan 3 maanden, ouder dan 1 jaar)

Op zich is dit rapport niet noodzakelijk voor het afsluiten van het boekjaar, maar eerder om trends te kunnen waarnemen van het ene jaar op het andere. En vooral om doelen te stellen en een opvolging te doen van de evolutie ervan.

apotheker_rapport_schulden

Er bestaat ook een gedetailleerd rapport hiervan in functie van de patiënt.

Tip!

Wij raden u aan om maandelijks dit overzicht te bekijken om sneller actie te kunnen ondernemen.

6. Schulden MAF-patiënten

De schulden van MAF-patiënten zijn nog een aparte categorie. Vanaf de start van een nieuw kalenderjaar worden de tellers van de maximumfactuur voor elke patiënt terug op 0 gezet.

Het gevolg is dat regularisaties van bijvoorbeeld verschuldigde voorschriften die aan MAF-tarief werden aangerekend, plotseling aan remgeld worden aangerekend.
Om dit te vermijden raden wij je dan ook aan om alle verschuldigde voorschriften van MAF-patiënten vóór 31/12 te regulariseren.

Tip!

In geval van ontbrekende attesten, kan je de betrokken specialiteiten best op een uitgestelde aflevering plaatsen en vervolgens deze schuld regulariseren en omzetten naar een ontbrekend attest. Op die manier kan de rest van het voorschrift wel al getarifeerd worden en aan MAF-tarieven.

Het is dan enkel het attestplichtige artikel dat aan remgeld zal worden aangerekend bij de regularisatie in het nieuwe kalenderjaar.

Benieuwd naar onze apotheeksoftware? 

Ontdek dan CareConnect Pharmacist en digitaal gezondheidsportaal Helena!
Gebruik je al CareConnect Pharmacist en wil je meer halen uit je apotheeksoftware? 

Bekijk dan hoe wij jou en je team kunnen helpen via een coaching op maat!

Ook interessant:

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Nog geen reacties

Laat ons weten wat jij denkt.