Het einde van het jaar komt opnieuw in zicht. Voor de meeste apotheken is 31/12 ook de datum waarop het boekjaar wordt afgesloten. In dit artikel lijsten we de 6 belangrijkste taken op waarbij je apotheeksoftware helpt bij het afsluiten van het boekjaar en het kalenderjaar.
De waarde van jouw voorraad heeft een cruciale impact op het bepalen van je winst. Het is daarnaast ook wettelijk verplicht om jaarlijks een valorisatie te doen van jouw ‘bezittingen’.
Indien de apotheeksoftware de inventaris niet telkens automatisch afsluit op het einde van elke maand, dien je dit manueel te doen. En minstens op het einde van elk boekjaar.
Tip!
Wanneer de mogelijkheid bestaat in jouw apotheeksoftware, adviseren wij je om de inventaris maandelijks automatisch af te sluiten.
Dankzij een maandelijkse inventaris hou je zelf de vinger aan de pols van jouw apotheek. Je ziet snel in welke richting die evolueert en je kan sneller acties ondernemen.
Om de verkopen op factuur van het huidige boekjaar een factuurdatum en factuurnummer te geven in het boekjaar dat ze verkocht werden, sluit deze dan zeker af op 31 december vóór middernacht.
Zorg er ook voor dat je boekhouder alle verkoopfacturen van het huidige boekjaar ontvangen heeft (liefst elektronisch) zodat hij die correct kan inboeken.
Leestip!
Apotheek Develter optimaliseert processen én cijfers met coachingstraject op maat.
Vergeet niet om de vervallen producten van het boekjaar te valoriseren. Die worden namelijk ingebracht als ‘verlies’.
Tip!
Corilus raadt zijn klanten aan om een fictieve groothandel ‘Vervallen’ te creëren en via de retourmodule de vervallen producten hier onder te brengen.
Via een klantenkaart spaart de patiënt korting die dan op een bepaald moment wordt vrijgegeven tijdens een verkoop.
Om jou en je boekhouder voldoende transparantie te geven en de mogelijkheid om uitgekeerde kortingen correct in te boeken, raden wij je aan om volgende rapporten in je apotheeksoftware te consulteren:
Hierdoor heb je een overzicht van het totaalbedrag aan opgespaarde korting voor dit boekjaar. Hierbij is het ook noodzakelijk om een opsplitsing te kunnen maken volgens BTW-tarief.
Dit rapport lijst het totale kortingsbedrag op die in het huidige boekjaar zijn toegekend bij een verkoop. Je kan in detail de situatie per patiënt nagaan. Dit is het enige rapport omtrent kortingen dat de boekhouder nodig heeft bij de afsluiting van het boekjaar.
Hier kan je zien welke kortingen er bij het eerstvolgende bezoek zullen uitgekeerd worden.
Je kan op 31/12 ook een rapport opvragen met de openstaande schulden van jouw patiënten.
Dit gaat niet alleen over geldschulden, maar ook de verschuldigde voorschriften, niet betaalde reservaties en ook de voorschriften die in afwachting van tarificatie zijn (attest ontbreekt,…). De schulden worden opgesplitst volgens ouderdom (jonger dan een maand, ouder dan 3 maanden, ouder dan 1 jaar)
Op zich is dit rapport niet noodzakelijk voor het afsluiten van het boekjaar, maar eerder om trends te kunnen waarnemen van het ene jaar op het andere. En vooral om doelen te stellen en een opvolging te doen van de evolutie ervan.
Er bestaat ook een gedetailleerd rapport hiervan in functie van de patiënt.
Tip!
Wij raden u aan om maandelijks dit overzicht te bekijken om sneller actie te kunnen ondernemen.
De schulden van MAF-patiënten zijn nog een aparte categorie. Vanaf de start van een nieuw kalenderjaar worden de tellers van de maximumfactuur voor elke patiënt terug op 0 gezet.
Het gevolg is dat regularisaties van bijvoorbeeld verschuldigde voorschriften die aan MAF-tarief werden aangerekend, plotseling aan remgeld worden aangerekend.
Om dit te vermijden raden wij je dan ook aan om alle verschuldigde voorschriften van MAF-patiënten vóór 31/12 te regulariseren.
Tip!
In geval van ontbrekende attesten, kan je de betrokken specialiteiten best op een uitgestelde aflevering plaatsen en vervolgens deze schuld regulariseren en omzetten naar een ontbrekend attest. Op die manier kan de rest van het voorschrift wel al getarifeerd worden en aan MAF-tarieven.
Het is dan enkel het attestplichtige artikel dat aan remgeld zal worden aangerekend bij de regularisatie in het nieuwe kalenderjaar.
Benieuwd naar onze apotheeksoftware?
Ontdek dan CareConnect Pharmacist en digitaal gezondheidsportaal Helena!
Gebruik je al CareConnect Pharmacist en wil je meer halen uit je apotheeksoftware?
Bekijk dan hoe wij jou en je team kunnen helpen via een coaching op maat!
