Votre logiciel vous offre de nombreux éclairages qui vous permettent de gérer intelligemment votre pharmacie. Mais un comptable reste indispensable pour
garantir sa santé financière. Découvrez comment votre logiciel fournit à votre conseiller financier des données correctes pour un suivi optimal de votre officine.
Toutes les informations dont votre comptable a besoin pour vous conseiller correctement se trouvent dans votre logiciel. Si vous utilisez celui-ci de manière
systématique, bien sûr. Discutez à l’avance avec votre comptable des données dont il a besoin pour assurer le suivi de vos finances. Nous avons repris ci-dessous les
aspects les plus importants.
Les commerces qui vendent beaucoup au comptant (= sans facture) – comme c’est le cas d’une pharmacie – doivent avoir une vue d’ensemble claire de leurs flux de trésorerie pour être en règle en cas de contrôle fiscal. Vous gardez la trace de tous vos mouvements d’espèces entrants et sortants dans votre livre de caisse. Il s’agit par exemple :
Dans votre journal des recettes, vous gardez non seulement la trace de vos recettes en espèces, maisaussi de ce que vos clients ont payé par bancontact
ou via u n autre moyen numérique. Les paiements par virement bancaire ne doivent pas être inclus ici. Le journal des recettes n’est pas obligatoire si vous utilisez un
système de caisse enregistreuse – mieux connu sous le nom de « caisse blanche » – ou si vous travaillez avec un taux de TVA forfaitaire.
Astuce !
Vous avez vendu un produit, mais votre patient ne peut pas payer immédiatement ? CareConnect Pharmacist vous permet de créer une dette pour un patient. La prochaine fois qu’il se présentera dans votre officine, une fenêtre pop-up signalera sa dette. Vous pouvez également imprimer un rapport de toutes les dettes sur une période donnée.En outre, vous pouvez suivre les paiements des factures dans votre logiciel pour éviter de vous retrouver avec des factures impayées.
Vous pouvez envoyer, de manière automatique, un rapport quotidien ou mensuel du livre de caisse et du journal des recettes par le biais de votre logiciel. Fournissez également vos factures à votre comptable et précisez si leur montant est déjà repris dans le livre des recettes. Sans cela, vous risquez d’être imposé deux fois.
La valeur de votre stock est capitale pour déterminer votre bénéfice. La loi vous oblige à procéder à évaluation annuelle de vos « actifs ».
Attention !
Comme vous avez souvent déjà utilisé certaines matières premières et qu’elles n’ont donc plus leur valeur de départ, elles n’ont pas leur place dans votre inventaire. CareConnect Pharmacist vous permet de retirer une partie ou la totalité de vos matières premières de votre inventaire.
Bien qu’un inventaire à la fin de chaque exercice soit suffisant, il est préférable d’envoyer un aperçu mensuel. Votre comptable pourra ainsi être plus réactif et examiner également le rendement de votre pharmacie sur une base mensuelle. Dans CareConnect Pharmacist, vous pouvez automatiser cet inventaire mensuel.
Vous avez des produits périmés malgré toutes les précautions prises ? Vous devez les comptabiliser en tant que pertes.
Astuce !
Créez un grossiste fictif « Destruction » dans votre logiciel et placez-y vos produits périmés grâce au module des retours. Votre comptable enverra ensuite cette liste au SPF Finances pour contrôle. Après un mois, vous pourrez faire détruire les
produits périmés.
Envoyez-lui une liste mensuelle des produits périmés. Utilisez pour ce faire la note d’envoi de tous les articles de votre commerce de gros fictif « Destruction ».
Une image précise de vos flux de trésorerie et de votre stock est déjà extrêmement précieuse pour votre comptable. Mais d’autres facteurs déterminent la santé financière de votre pharmacie :
Votre conseiller financier examine régulièrement (trimestriellement, semestriellement ou annuellement) l’ensemble de la situation avec vous afin d’identifier les pièges et les opportunités possibles. De même, à l’approche de la clôture de chaque exercice financier – qui a lieu le 31 décembre pour la plupart
des pharmacies –, il est préférable de s’entretenir avec votre comptable.
Pour obtenir une vue d’ensemble parfaitement exacte, fournissez-lui un maximum de documents importants, en plus de ceux mentionnés ci-dessus :
Actuellement, vous pouvez aussi aisément relier numériquement votre administration bancaire et celle du personnel à votre comptabilité et les partager avec votre comptable.
Plus vous partagerez d’informations avec votre comptable, plus vous obtiendrez de renseignements sur vos chiffres. Vous pourrez donc vous concentrer, en tant que pharmacien, sur votre activité principale avec la tranquillité d’esprit nécessaire.
