Je software biedt je heel wat inzichten voor een slim beheer van je apotheek. Toch is een accountant onmisbaar om de financiële gezondheid van je zaak te garanderen. Ontdek hoe je via je software je financieel adviseur de correcte gegevens bezorgt om je apotheek optimaal op te volgen.
Alle info die je accountant nodig heeft om je correct te adviseren, zit in je software. Als je die consequent gebruikt, tenminste. Bespreek vooraf met jouw adviseur welke gegevens hij nodig heeft om je financiën op te volgen. We zetten de belangrijkste zaken op een rij.
In zaken waar veel contant (= zonder factuur) verkocht wordt – zoals in een apotheek – is een duidelijk overzicht van de geldstromen verplicht om in orde te
zijn bij een fiscale controle. In je kasboek hou je al je inkomende en uitgaande kasbewegingen bij. Denk maar aan:
In je dagontvangstenboek hou je niet alleen je cashontvangsten bij, maar ook wat je klanten via bancontact of op een andere digitale manier betaalden. Betalingen via overschrijving hoef je hier niet in op te nemen. Een dagontvangstenboek is niet verplicht als je een geregistreerd kassasysteem – beter bekend als ‘witte kassa’ – gebruikt of werkt met een btw-forfait.
Tip!
Verkocht je een product, maar kan je patiënt niet meteen betalen? In CareConnect Pharmacist kan je een geldschuld creëren voor een patiënt. De volgende keer dat die langskomt, word je op de schuld gewezen via een pop-up. Je kan ook een rapport afdrukken van alle geldschulden over een bepaalde periode.Volg daarnaast ook de betalingen van facturen op in je software om niet achter te blijven met onbetaalde facturen.
Van beide boeken kan je automatisch een dagelijks of maandelijks rapport versturen via je softwaresysteem. Bezorg je accountant ook je facturen en laat
weten of die nog tegengeboekt moeten worden – anders riskeer je dubbele belastingen te betalen.
De waarde van je voorraad is cruciaal om je winst te bepalen. Een jaarlijkse valorisatie van je ‘bezittingen’ is bovendien wettelijk verplicht.
Let op!
Grondstoffen horen eigenlijk niet met hun volle waarde thuis in je inventaris omdat je hiervan vaak al een deel gebruikte. In CareConnect Pharmacist kan je jouw grondstoffen deels of volledig uit je inventaris halen.
Hoewel een inventaris op het einde van elk boekjaar voldoende is, stuur je beter maandelijks een overzicht door. Zo kan je adviseur korter op de bal spelen en ook het rendement van je apotheek op maandelijkse basis bekijken. In CareConnect Pharmacist kan je die maandelijkse inventaris automatiseren.
Zit je ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch met vervallen producten ? Dan zal je die moeten inbrengen als verlies.
Tip!
Maak in je softwaresysteem een fictieve groothandel ‘Vernietiging’ aan en breng er via de retourmodule je vervallen producten onder. Je accountant bezorgt die lijst dan aan de FOD Financiën ter controle. Na een maand kan je de vervallen producten laten vernietigen.
Stuur je financieel adviseur maandelijks een lijst met vervallen producten. Dat doe je via de zendnota van alle artikelen in je fictieve groothandel ‘Vernietiging’.
Een correct beeld van je geldstromen en stock is al ontzettend waardevol voor je accountant. Maar er zijn natuurlijk nog factoren die de financiële gezondheid
van je apotheek bepalen:
Je financieel adviseur bekijkt regelmatig (per kwartaal, semester of jaar) met jou het volledige plaatje om mogelijke valkuilen en opportuniteiten te identificeren. Ook in de aanloop naar de afsluiting van het boekjaar – voor de meeste apotheken is dat op 31 december – spreek je het best eens met je accountant.
Voor een volledig correct beeld, bezorg je je accountant – naast de eerder vermelde zaken – zoveel mogelijk belangrijke documenten:
Ook je bankzaken en personeelsadministratie kan je vandaag eenvoudig digitaal koppelen aan je boekhouding en delen met je accountant.
Hoe meer informatie je deelt met je accountant, hoe beter het inzicht dat je krijgt in je cijfers. Zo kan je je met de nodige gemoedsrust focussen op je hoofdactiviteit als apotheker.
