Comment libérer du temps dans votre pharmacie ?

Le rôle du pharmacien devient de plus en plus large : du simple distributeur de médicaments à un prestataire de services, du pharmacien au pharmacien à domicile. Il est donc important d'organiser efficacement votre pharmacie et votre équipe, et d'utiliser votre temps de manière efficace. Car le temps vient à manquer de plus en plus. Ilse Smets de apotheekoptimalisatie.be vous donne des conseils pour un fonctionnement efficace et lean de votre pharmacie.

Qui est Ilse Smets?

Ilse est pharmacienne indépendante et travaille à optimiser depuis le début de sa carrière. Elle maîtrise également les techniques et théories associées. Elle a ainsi obtenu la ceinture noire Lean Six Sigma.

Cela lui a permis de gagner beaucoup de temps libre et de tranquillité dans la pharmacie. Elle utilise maintenant ses connaissances et son expérience pour aider d'autres pharmaciens à trouver cette tranquillité. Ilse vous aide via apotheekoptimalisatie.be à atteindre un fonctionnement de pharmacie efficace et surtout lean. 

À quels problèmes les pharmaciens perdent-ils du temps ?

Vous avez l'impression que votre liste de tâches ne cesse de s'allonger ? Que vous travaillez dur mais ne voyez aucun progrès ? Que vous avez peu de temps pour vos patients ? Que vous n'avez pas le temps d'avoir des conversations de soins ? Que vous perdez du temps à chercher des produits ? Que vous devez toujours tout faire vous-même ? Alors, vous n'êtes pas seul !

Où s’accumule le travail en pharmacie et pourquoi les pharmaciens perdent-ils du temps ? Ci-dessous, vous pouvez lire les sujets les plus courants :

Ces différentes choses créent un goulot d'étranglement : le travail s'accumule, vous avez beaucoup à faire et vous avez l'impression de ne pas être productif, vous manquez de temps.

Ilse Smets : "De plus, vous laissez des revenus sur la table en ne faisant pas ou pas assez les choses suivantes : enregistrement du pharmacien de famille, vaccinations, revues de medication. Il est cependant parfaitement possible d'avoir beaucoup sur votre assiette et d'être toujours productif avec le sentiment d'avoir tout sous contrôle. Comment ? En appliquant les bonnes techniques.

Un aperçu de ce que vous pouvez lire dans cet article (et possibilité de cliquer) :

1. Déterminez la valeur et le gaspillage
    -> transport, stock, mouvement, attente, complexité du processus, surproduction, erreurs et talent

2. Assurez le flux
    -> gains rapides : 3 techniques pour un flux fluide

3. Visez la perfection
    -> le projet de rangement 5S & le travail standard

4. Faites-vous guider et soutenir
    -> coaching Corilus

Lean Six Sigma : une combinaison de 2 techniques d'optimisation

Six sigma s'adresse aux avancés et met l'accent sur la variation dans votre service et sur des processus d'amélioration complexes.

Travailler en mode lean permet des gains rapides : élimination des gaspillages, travail en flux et amélioration continue. Il s'agit de choses simples que vous pouvez rapidement mettre en œuvre dans votre pharmacie. Dans cet article, l'accent est mis sur cette deuxième technique d'optimisation.

Où commencez-vous à travailler en mode lean dans votre pharmacie ?

Cela commence par les 5 principes du lean :

1. Déterminez la valeur et les gaspillages
2. Cartographiez le flux de valeur
3. Assurez le flux
4. Évoluez du push au pull
5. Visez la perfection

Dans une première phase, nous mettons l'accent sur les 3 principes suivants:

1. Déterminez la valeur et les gaspillages

Pourquoi les patients viennent-ils dans votre pharmacie ? Pour la valeur que vous créez et les soins que vous fournissez à vos patients. C'est le plus important et c'est pourquoi les gens sont prêts à payer.

D'un autre côté, vous avez des gaspillages. Ce sont des choses auxquelles vous consacrez du temps et de l'énergie mais qui n'apportent en réalité aucune valeur ajoutée à votre pharmacie et à vos patients.

Ilse Smets : "Posez-vous la question : si je fais cette tâche, mon patient serait-il prêt à payer s'il ou elle savait que je suis en train de le faire ? Beaucoup de pharmaciens passent leur temps à trier toutes sortes de choses dans des classeurs. Certaines choses n'ont pas besoin d'être imprimées ou classées par ordre alphabétique. Cela ne prend peut-être pas beaucoup de temps, mais si vous pouvez l'éliminer, cela représente une grande économie de temps. Faites vous-même l'analyse : où est-ce que je gaspille du temps et de l'énergie ?"

Il existe 8 types de gaspillages

Transport : Cela inclut tout ce qui concerne le déplacement de matériel (de votre entrepôt vers votre pharmacie, du papier vers votre imprimante, des rouleaux de caisse vers votre imprimante de tickets, ...). Tout matériel que vous devez déplacer fréquemment est une forme de gaspillage, alors placez-le aussi près que possible de l'endroit où vous en avez besoin.

Stock : C'est un sujet très difficile en pharmacie. Vous devez chercher un niveau de stock optimal et ce n'est pas si évident.

Ilse Smets : "Beaucoup de stock doit être stocké, gérer les dates de péremption, déplacer, recharger, ... Cela entraîne beaucoup de manipulations inutiles. Un stock très bas signifie que le fournisseur fournit des commandes complexes : beaucoup de boîtes différentes, beaucoup de choses à retirer, les patients doivent venir les chercher, ... Vous passez donc plus de temps là-dessus, ce qui est aussi une forme de gaspillage. C'est un problème que chaque pharmacien rencontre. C'est souvent un équilibre délicat pour le régler de manière optimale."

Astuce de lecture !

>> 7 conseils pour une gestion optimale du stock en pharmacie

>> Gérer vos achats pour le stock en pharmacie de manière intelligente

Mouvement : Il s'agit des allers-retours du personnel pour déplacer le matériel.

Ilse Smets : "Nous avons fait un petit test dans notre propre pharmacie avec l'analgésique Dafalgan qui était stocké dans l'entrepôt. Il fallait marcher 17 secondes pour aller de l’espace public vers l'entrepôt et 17 secondes pour revenir. La solution : nous avons libéré plus d'espace dans la pharmacie pour ce stockage et le mouvement de remplissage a été réduit à 3 secondes (de l'armoire en bas à l'étagère ci-dessus). Cela peut sembler peu, mais ce gain de temps fait une grande différence dans l'ensemble. Vous ne le remarquerez pas en une journée, mais si vous pouvez optimiser et combiner plusieurs choses de cette manière, vous gagnerez du temps à long terme."

Attente : Toutes les choses pour lesquelles vous devez attendre comme les livraisons, les médicaments manquants, le système eHealth qui ne fonctionne pas, ...

Complexité du processus : Quelle est la complexité de vos processus ? Il est nécessaire et important de faire beaucoup de vérifications dans une pharmacie. Mais parfois, il y a trop de contrôles supplémentaires en raison d'un incident passé, ce qui rend votre méthode de travail plus difficile que nécessaire. Vérifiez si ce travail supplémentaire est vraiment nécessaire.

Ilse Smets : "Je travaillais comme remplaçante pour un groupe. Les assistants devaient toujours me montrer l'anesthésique lors du déballage des commandes, donc anesthésique, produits, bon de commande et dossier d'anesthésie. Je ne les ai jamais pris en défaut et je me demandais pourquoi ce contrôle supplémentaire existait. Peut-être qu'il y avait eu un problème dans le passé ? Même dans ce cas, il est préférable de s'attaquer à la cause, car un contrôle supplémentaire ne garantit pas l'absence d'erreurs à la base. Recherchez donc toujours la cause de l'erreur et agissez en conséquence."

Surproduction : La réalisation de trop de préparations. Elles doivent pouvoir être vendues sinon cela entraîne trop de stock, de transport et de mouvement.

Erreurs : Corriger les erreurs mais surtout éviter les doubles travaux.

Ilse Smets : "Imaginons qu'un patient à la pharmacie doit récupérer un inhalateur et que l'utilisation doit encore lui être expliquée. Préparez alors l'étiquette de dosage en une seule fois et mettez le mode d'emploi avec, de sorte que vous puissiez tout faire en une seule fois lorsque le patient est là. Et surtout : automatisez la gestion de la date de péremption via votre logiciel de pharmacie."

Talents : Utilisez au mieux les talents au sein de votre équipe. Par exemple, utiliser un talent administratif ou créatif lorsque nécessaire.

2. Assurez le flux

Assurez-vous que toutes vos étapes de processus s'enchaînent bien les unes après les autres, qu'il n'y a pas d'interruptions et que le travail ne s'accumule pas. De plus, il est très important de décider rapidement quelle sera la prochaine étape lorsque vous voulez faire ou terminer quelque chose.

Ilse Smets : "Un pharmacien est énormément perturbé au cours d'une journée : téléphone, boîte mail, collègues qui posent des questions, messages/demandes via différents canaux, ... Cela crée beaucoup d'entrées et il est important de savoir toujours quelle est la prochaine étape : qu'est-ce que je veux faire avec cela et puis-je diriger immédiatement cette tâche vers l'étape suivante ? Si l'achèvement ne prend pas plus de 2 minutes, faites-le immédiatement."

3 techniques pour un flux fluide - gains rapides

OHIO : Only handle it once 

Ilse Smets : "2 exemples pratiques. Les pharmacies qui ont beaucoup de travail à contacter les médecins pour des ordonnances manquantes et des médicaments : appelez le médecin pendant que le patient attend. Votre patient apprécie et valorise l'action rapide et vous n'avez pas à le reprendre une deuxième fois. Faites de même avec les réservations chez le grossiste pendant que votre patient attend. Mettez tous les sites Web dans la barre de favoris pour pouvoir effectuer rapidement la réservation. Effectuez une tâche immédiatement et aussi bien que possible jusqu'à ce que vous ne puissiez plus avancer."

First time right : Essayez d'éviter le double travail et terminez votre tâche aussi bien que possible jusqu'au point final.

Formulez une liste de choses à faire pour l'action suivante : Rendez votre liste de tâches aussi concrète que possible avec toutes les informations afin de pouvoir agir rapidement par la suite.

3. Visez la perfection

Où le travail s'accumule-t-il ? Quelles erreurs devez-vous corriger en permanence ? Où passez-vous trop de temps ? Vous devez essayer d'optimiser continuellement car ce n'est jamais fini et il y a toujours des opportunités pour faire quelque chose de mieux.

Comment commencer ?

Commencez d'abord par prendre du recul et examinez tout à distance. Et commencez par la base. Cela doit d'abord être bien fait et vous ne pouvez pas sauter d'étapes. 2 gains rapides que vous pouvez appliquer :

Le projet de rangement 5S

Chaque jour, vous perdez environ 20 minutes à rechercher des choses dans votre pharmacie. Ce gain rapide fait de votre pharmacie un lieu de travail organisé, propre et sûr. C'est quelque chose qui ne peut pas échouer et qui rendra tout le monde satisfait.

• Séparer : Assurez-vous de séparer les choses que vous n'utilisez plus de celles que vous utilisez. Les choses que vous n'utilisez pas doivent partir. Et pour les choses que vous utilisez, posez-vous la question suivante : est-ce que cela est à sa place ?
  
  
• Nettoyer : Un plan de travail surchargé n'est souvent plus nettoyé en profondeur. Après la séparation, il y aura de la place pour cela.
  
  
• Organiser: Ce dont vous avez souvent besoin doit être gardé près de vous. Ce que vous avez souvent besoin ensemble doit également être gardé ensemble (par exemple, les masques et les appareils aérosols).
  
  
• Standardiser: C'est la nouvelle méthode de travail que vous mettez en œuvre où tout a une place fixe et où tout le monde remet toujours les choses à leur place après utilisation.
  
  
• Maintenir: Tout le monde doit désormais respecter la nouvelle méthode de travail et doit la maintenir.

Travail standard

*Développez une routine dans les tâches récurrentes

Il y a beaucoup de choses que vous devez faire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement dans votre pharmacie.

La checklist ultime pour votre pharmacie

Quelles sont les choses que vous devez vérifier et à quelle fréquence devez-vous effectuer ces tâches quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement ?

Avec cette liste de contrôle, vous pouvez voir en un coup d'œil ce que vous devriez faire et quand.

TÉLÉCHARGER LA CHECKLIST >>

Essayez d'en faire une routine et assurez-vous que tout le monde le fait de la même manière. Vous fournirez ainsi une meilleure qualité, ces tâches se dérouleront de manière plus efficace, il sera plus facile de communiquer sur une tâche et de la déléguer.

Ilse Smets : "Élaborez des procédures concernant par exemple la tarification, la gestion des dates de péremption, le manuel de qualité. Ce sont des exemples de travail standard mais ils sont également sujets à l'optimisation si tout le monde travaille de la même manière. L'avantage est également qu'une personne peut reprendre une tâche si vous n'avez pas pu la terminer complètement."

*Établissez un planning hebdomadaire

Cela vous permettra de contrôler votre semaine. Vous effectuerez certaines tâches à certains moments ou jours et pas ailleurs dans la semaine. Vous n'aurez alors pas à vous en soucier davantage.

Plan d'action pour aborder ces questions dans votre pharmacie ?

Comme mentionné précédemment : commencez par la base car cela doit absolument être bien fait.

1. Le minimum est d'appliquer le projet de rangement 5S dans votre boîte mail et tous les espaces de votre pharmacie.

2. Assurez-vous d'utiliser et d'automatiser la gestion des dates de péremption et la localisation des produits dans votre logiciel de pharmacie.

Formation de la gestion des dates de péremption et la localisation des produits dans CareConnect Pharmacist

Les utilisateurs de CareConnect Pharmacist peuvent suivre une formation individuelle pour apprendre à utiliser et à automatiser de manière optimale la gestion des dates de péremption et la localisation des produits dans CareConnect Pharmacist.

Notre expert vient vous rendre visite pendant une demi-journée pour aborder cela de manière personnalisée avec vous et votre équipe.

Prix : 499 € (hors TVA)

Offre temporaire : 50 € de réduction pour les commandes jusqu'au 31/03/2024

>> Je suis intéressé par cette formation

3. Ensuite, continuez à travailler sur les éléments suivants : aborder les gaspillages dans chaque processus, travailler encore plus sur le flux, développer un travail standard, rédiger des procédures, mettre en ordre le manuel de qualité, élaborer un planning hebdomadaire, ...

Il n'y a pas de solution standard pour chaque pharmacie. Un certain niveau de personnalisation est donc nécessaire. Assurez-vous de vous faire accompagner à cet égard.

Découvrez comment gagner du temps dans votre pharmacie avec CareConnect Pharmacist ?

>> Demandez maintenant une démo !