De rol van een apotheker wordt steeds breder: van verdeler van geneesmiddelen naar een dienstverlener, van apotheker naar huisapotheker. Belangrijk dus om jouw apotheek en je team goed te organiseren en je tijd efficiënt te benutten. Want tijd kom je steeds te kort. Ilse Smets van apotheekoptimalisatie.be geeft je tips voor een efficiënte en lean apotheekwerking.
Op 29 februari 2024, de gratis extra dag in 2024 wegens een schrikkeljaar, wilden we vanuit Corilus jou als apotheker helpen om tijdens de rest van het jaar extra tijd vrij te maken. We organiseerden daarom in samenwerking met coach Ilse Smets een gratis webinar over tijd vrijmaken in je apotheek.
In dit artikel lees je de samenvatting maar je kan deze webinar ook (her)bekijken.
Ilse is zelfstandig apotheker en al sinds het begin van haar carrière bezig met optimaliseren. Ook de technieken en theorie daarachter heeft Ilse onder de knie. Zo behaalde ze de Lean Six Sigma black belt.
Dit heeft haar veel vrije tijd en rust gegeven in de apotheek. Deze kennis en ervaring gebruikt ze nu om andere apothekers te helpen die rust ook te vinden. Ilse helpt je via apotheekoptimalisatie.be een efficiënte en vooral lean apotheekwerking te bereiken.
Heb jij het gevoel dat je to do list steeds langer wordt? Dat je keihard werkt maar geen vooruitgang ziet? Dat je weinig tijd hebt voor je patiënten? Dat je geen tijd hebt om zorggesprekken te voeren? Dat je tijd verspilt met zoeken van producten? Dat je altijd alles zelf moet doen? Dan ben je niet alleen!
Voor de webinar vroegen we aan onze apothekers waar het werk zich opstapelt in hun apotheek en waardoor ze tijd verliezen. Hiernaast lees je de meest voorkomende zaken:
Deze verschillende zaken zorgen voor een bottleneck: het werk stapelt zich op, je heb veel aan je hoofd en het gevoel dat je niet productief bent, je hebt te weinig tijd.
Ilse Smets: "Bovendien laat je inkomen liggen doordat je volgende zaken niet of te weinig doet: huisapotheker registreren, vaccinaties, medicatienazichten. Het is echter perfect mogelijk om heel veel op je bord te hebben liggen en toch nog productief te zijn mét het gevoel dat je alles onder controle hebt. Hoe? Door de juiste technieken toe te passen."
Een overzicht van wat je in dit artikel kan lezen (en mogelijkheid tot doorklikken):
1. Bepaal waarde en verspilling
-> transport, voorraad, beweging, wachten, procescomplexiteit, overproductie, fouten en talent2. Zorg voor flow
-> quick wins: 3 technieken voor een vlotte flow3. Streef naar perfectie
-> het 5S opruimproject & standaard werk4. Laat je begeleiden en ondersteunen
-> coaching Ilse Smets & Corilus
Six sigma is er voor gevorderden en legt de focus op variatie in jouw dienstverlening en zorgt voor complexe verbeterprocessen.
Lean werken zorgt voor de quick wins: verspillingen, in flow werken en continu verbeteren. Dit gaat over eenvoudige zaken die je snel kan implementeren in jouw apotheek. In dit artikel en de webinar ligt de focus op deze tweede optimalisatietechniek.
Het start met de 5 principes van lean:
In een eerste fase leggen we de nadruk op volgende 3 pincipes:
Waarom komen patiënten naar jouw apotheek? Voor de waarde die je creërt en de zorg die je levert voor jouw patiënten. Dat is het belangrijkste en hiervoor willen mensen ook betalen.
Langs de andere kant heb je verspillingen. Dit zijn de zaken waar je tijd en energie insteekt maar die eigenlijk geen meerwaarde betekenen voor jouw apotheek en jouw patiënten.
Ilse Smets: "Stel je zelf de vraag: als ik deze taak doe, zou mijn patiënt ervoor willen betalen als hij/zij wist dat ik dit aan het doen was? Heel veel apothekers zijn bezig met met vanalles en nog wat te sorteren in mappen. Sommigen zaken moeten niet meer geprint worden of op alfabet gesorteerd worden. Het duurt allemaal misschien niet zo lang maar als je dit kan schrappen, dan levert het een grote tijdsbesparing op. Doe zelf de analyse: waar ben ik tijd en energie aan het verspillen?"
Transport: Dit omvat alles wat te maken heeft met het verplaatsen van materiaal (vanuit je voorraadruimte naar je apotheek, papier naar je printer, kassarollen naar je ticketprinter, ...). Alle materiaal dat je frequent moet verplaatsen is een vorm van verspilling dus zet dit zo dicht mogelijk bij plaats waar je het nodig hebt.
Voorraad: Dit is een hele moeilijke in de apotheek. Je moet zoeken naar een optimaal voorraadniveau en dat is niet zo evident.
Ilse Smets: "Heel veel voorraad moet je stockeren, vervaldata beheren, verplaatsen, aanvullen, … Dit brengt veel verspillende handelingen met zich mee. Een heel lage voorraad zorgt ervoor dat de leverancier complexe bestellingen levert: veel verschillende doosjes, veel zaken uithalen, patiënten moeten het komen afhalen, … Je bent daar langer mee bezig dus dit is ook vorm van verspilling. Het is een probleem dat elke apotheker ervaart. Het is vaak balanceren op een dunne koord om dit optimaal in te stellen."
Leestip!
>> 7 tips voor een optimaal voorraadbeheer>> Heb jij een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?
Beweging: Dit omvat het heen en weer stappen van personeel om het materiaal te verplaatsen.
Ilse Smets: "We hebben een kleine test gedaan in de eigen apotheek met de pijnstiller Dafalgan die werd opgeslagen in de voorraadruimte. Van de publieksruimte naar de voorraadruimte stappen duurde 17 seconden heen en 17 seconden terug. De oplossing: we creërden meer plaats in de apotheek zelf voor deze stockage en de aanvulbeweging werd beperkt tot 3 seconden (van kast onderaan naar schap erboven). Het lijkt misschien weinig maar deze tijdwinst maakt een belangrijk verschil in het grotere geheel. Op 1 dag ga je dit niet merken maar als je zo een aantal zaken kan optimaliseren en combineren, creëer je tijd op langere termijn."
Wachten: Alle zaken waarop je moet wachten zoals op leveringen, ontbrekende geneesmiddelen, eHealth dat er uit ligt, ...
Procescomplexiteit: Hoe complex zijn jouw processen? Het is nodig en belangrijk om veel checks uit te voeren in een apotheek. Maar soms zijn er te veel extra controles door een voorval in het verleden en daardoor maak je jouw werkwijze moeilijker dan nodig. Bekijk of dit extra werk echt nodig is.
Ilse Smets: "Ik werkte als vervanger voor een groepering. De assistenten moesten mij, bij uitpakken van bestellingen, altijd de verdoving laten zien dus verdoving, producten, zendnota en verdovingsmap. Ik heb ze nooit betrapt op een fout en vroeg me af waarom die extra controle er was. Misschien was er ooit eens iets misgelopen? Dan nog is het beter om de oorzaak aan te pakken want een extra controle sluit geen fouten uit aan de basis. Ga dus altijd op zoek naar de oorzaak van de fout en pak dit aan."
Overproductie: Het maken van te veel bereidingen. Deze moeten verkocht kunnen worden want neemt anders neemt het te veel voorraad, transport en beweging in.
Fouten: Fouten rechtzetten maar vooral dubbel werk vermijden.
Ilse Smets: "Stel dat een patiënt aan de balie een puffer moet komen ophalen en het gebruik moet nog uitgelegd worden. Maak dan in 1 keer het posologie etiket aan en leg de handleiding erbij zodat je alles in 1 keer kan doen als de patiënt er is. En vooral: automatiseer jouw vervaldatabeheer via je apotheeksoftware."
Talenten: Maak optimaal gebruik van de talenten binnen jouw team. Bijvoorbeeld een administratief of creatief talent inzetten waar nodig.
Zorg ervoor dat al jouw processtappen mooi op elkaar volgen, dat er geen onderbrekingen zijn en dat het werk zich niet opstapeld. Daarbij is het ook heel belangrijk om snel te beslissen wat de volgende stap is wanneer je iets wil doen of afwerken.
Ilse Smets: "Op een dag wordt een apotheker gigantisch veel gestoord: telefoon, mailbox, collega’s komen zaken vragen, berichten/vragen via verschillende kanalen, … Dit zorgt voor heel veel input en daarbij is het belangrijk steeds te weten the next step is: wat is het volgende dat ik hiermee wil doen en kan ik deze taak onmiddelijk dirigeren naar de volgende stap? Als het afwerken niet langer dan 2 minuten duurt, doe het dan onmiddellijk."
OHIO: Only handle it once
Ilse Smets: "2 voorbeelden vanuit de praktijk. Apotheken die veel werk hebben met het contacteren van dokters ivm ontbrekende attesten en geneesmiddelen: bel de dokter terwijl de patiënt wacht. Jouw patiënt apprecieert en waardeert de snelle actie plus je moet het geen 2de keer meer oppakken. Doe hetzelfde met reservaties bij de groothandel terwijl jouw patiënt wacht. Zet alle websites in de bladwijzerbalk zodat je de reservatie snel kan doorvoeren. Werk een taak onmiddelijk en zo goed mogelijk af totdat je niet meer verder kan."
First time right: Tracht dubbel werk te vermijden en werk je taak zo goed mogelijk af tot op het eindpunt.
To do lijst formuleren naar volgende actie: Maak je to do lijst zo concreet mogelijk met alle info zodat je daarna snel actie kan ondernemen.
Waar stapelt het werk op? Welke fouten moet je steeds rechtzetten? Waar spendeer je teveel tijd aan? Je moet proberen continu te optimaliseren want het is nooit gedaan en er zijn altijd kansen om iets net nog beter te doen.
Zet ten eerste eens een stap achteruit en bekijk alles vanop een afstand. En begin onderaan bij de basis. Dit moet eerst goed zitten en je mag geen stappen overslaan. 2 quick wins die je kan toepassen:
Het 5S opruimproject
Per dag ben je ongveer 20 minuten kwijt aan zaken te zoeken in jouw apotheek. Deze quick win maakt van jouw apotheek een georganiseerde, schone en veilige werkplek. Dit is iets dat niet kan mislukken en waarover iedereen tevreden zal zijn.
Standaard werk
*Ontwikkel routine in terugkerende zaken
Er zijn heel wat zaken die je dagelijks, wekelijks, maandelijks moet doen in je apotheek.
Welke zaken moet je checken en plan je deze taken best dagelijks, wekelijks maandelijks, per kwartaal of jaarlijks?
Met deze checklist zie je in een oogopslag wat je best wanneer doet.
Download de checklist >>
Probeer hiervan een routine te maken en te zorgen dat iedereen dit op een zelfde manier doet. Zo lever je betere kwaliteit af, verlopen deze taken efficiënter , is het makkelijker om over een bepaalde taak te communiceren en een taak te delegeren.
Ilse Smets: "Maak procedures over bijvoorbeeld tarificatie, vervaldatabeheer, kwaliteitshandboek. Dit zijn voorbeelden van standaard werk maar deze zijn wel voor optimalisatie vatbaar als iedereen op dezelfde manier werkt. Het voordeel is ook dat iemand een taak kan overnemen als jij het niet volledig hebt kunnen afwerken."
*Maak een weekplanning
Hierdoor krijg je vat op jouw week. Bepaalde taken doe je op bepaalde momenten of dagen en niet ergens anders in de week. Dan moet je er verder ook niet van wakker liggen.
Zoals eerder gezegd: begin bij de basis want dit moet absoluut goed zitten.
1. Het minimum is het toepassen van het 5S opruimproject in jouw mailbox en alle ruimtes in je apotheek.
2. Maak zeker gebruik van en automatiseer vervaldatabeheer & productlocalisatie in jouw apotheeksoftware.
Training 'vervaldatabeheer & productlocalisatie'
in CareConnect Pharmacist
Gebruikers van CareConnect Pharmacist kunnen een individuele training volgen om vervaldatabeheer en productlocalisatie optimaal te leren gebruiken en te automatiseren in CareConnect Pharmacist.
Onze expert komt een halve dag langs om dit samen met jou en jouw team volledig aan te pakken op maat van jouw apotheek.
Prijs: €499 (excl. BTW)
Tijdelijke actie: €50 korting voor bestellingen tot en met 31/03/2024
>> Ik heb interesse in deze training
3. Werk daarna verder aan volgende zaken: verspillingen aanpakken in elk proces, nog meer op flow werken, standaard werk ontwikkelen, procedures schrijven, kwaliteitshandboek op orde zetten, weekplanning uitwerken, ...
Er bestaat niet 1 standaard oplossing voor elke apotheek. Er is dus bepaald maatwerk nodig. Laat je hierbij zeker ondersteunen.
Ilse Smets van apotheekoptimalisatie.be zorgt ervoor dat jij jouw doelen haalt met lean optimalisaties.
>>Bekijk haar coaching aanbod en/of plan een kennismakingsgesprek in met Ilse.
Ontdekken hoe je met CareConnect Pharmacist tijd kan winnen in jouw apotheek?
