Le groupe de pharmacies De Voorzorg a opté pour le logiciel Corilus il y a dix ans. Depuis lors, le Pharmacien en chef Kristof Derwael et la Directrice Hilde Missoul gèrent leurs différentes succursales au départ d'un système central unique par le biais de CareConnect Pharmacy Group. « Nous avons fait de grands pas en avant dans notre fonctionnement », expliquent-ils.
Qui sont Kristof Derwael et Hilde Missoul ?
Kristof Derwael et Hilde Missoul sont respectivement Pharmacien en chef et Directrice du groupe de pharmacies De Voorzorg. Tandis qu’il est responsable de la gestion concrète, du suivi des filiales et de la vente des produits préférés des clients, elle gère les 13 filiales en tant que directrice.
« Le logiciel de Corilus a changé beaucoup de choses dans le fonctionnement de notre groupe de pharmacies », dit d’emblée Hilde Missoul. Avec plus de 15 ans d'ancienneté chez De Voorzorg, elle en connaît par cœur tous les aspects, y compris les outils numériques.
« Après avoir mis fin à notre collaboration avec un partenaire précédent, nous sommes passés au logiciel de Corilus vers 2012. Puis, nous avons commencé à travailler avec CareConnect Pharmacy Group (CCPG) pour diriger nos pharmacies de manière centralisée. Nous avons rapidement eu une bien meilleure vision des politiques d'achat et de commande de nos pharmacies, et mieux contrôlé notre politique de stock. C'était un bon début, car il s'agit de fonctionnalités indispensables dont nous ne disposions pas auparavant. »
« Assurer les différents suivis est le plus grand défi auquel est confronté notre groupe », poursuit Kristof Derwael. « Si vous voulez que les directives soient réellement prises en compte, vous devez créer à cette fin un consensus parmi les personnes. Il est essentiel d'avoir une vue claire de quand les choses vont bien et de quand elles vont mal. Je suis heureux que nous ne devions plus nous connecter à 13 pharmacies différentes pour prendre le pouls de piliers importants comme nos ventes. »
La grande quantité de données reste également un défi pour De Voorzorg. « Vous avez besoin de ces chiffres pour évaluer comment vos pharmacies se portent et paramétrer ce qui doit l’être, sinon vous ne travaillez qu'à l'instinct », poursuit Kristof Derwael. « C’est la raison pour laquelle les rapports générés par la solution CareConnect Pharmacy Group sont très utiles. Nous suivons aisément nos achats en gros et pouvons même vérifier ce que la pharmacie A vend, par exemple, un samedi entre 9 h et 10 h. »
« Grâce aux rapports de CCPG, nous pouvons aisément
suivre les achats en gros. »
Kristof Derwael – Pharmacien en chef chez De Voorzorg
« Nous pouvons tirer une foule de renseignements de ce trésor d'informations. Mais bien sûr, cela reste une quantité considérable de données et tout n'est pas encore centralisé. Il y a encore du travail, par exemple, pour mieux comparer nos différentes pharmacies. Mais personnellement, j'aime voir le bon côté des choses : nous sommes déjà très forts dans des domaines comme la gestion de stock et les ventes. Nous voulons évoluer sur cette base en 2023. »
Astuce de lecture!
Comment optimiser les économies d’échelle dans des pharmacies (occasionnellement) groupées ?
”Kristof Derwael : « Nous utilisons régulièrement la solution CCPG pour les promotions et les réductions. Il vous suffit de les activer dans l'outil et de les adapter en un seul clic. Prenons l’époque de la pandémie de coronavirus, par exemple. À l'époque, les prix de produits tels que le gel alcoolique et les masques buccaux étaient constamment soumis aux fluctuations du marché. Nous pouvions modifier le prix central dans notre système en cliquant une seule fois sur un bouton : nos pharmacies étaient ainsi informées et cela nous évitait des dizaines de courriels. »
« Pouvoir planifier à l'avance ce genre de choses est extrêmement utile : il suffit d'entrer vos jours d'action ainsi que vos pourcentages et d'activer la promotion avant qu’elle soit lancée », poursuit Hilde Missoul. « Le fait de pouvoir planifier aisément facilite tout le processus. La vue d'ensemble des promotions en cours simplifie également la gestion. »
”Afin de fournir le meilleur service possible aux patients, De Voorzorg prévoit de s'engager pleinement à fournir des conseils plus complets et de meilleure qualité en 2023. « Vous pouvez utiliser la solution CCPG de façon à obtenir un conseil pharmaceutique avec un produit », dit encore Kristof Derwael.
« Par exemple, si vous vendez un produit à base de cortisone, le programme peut suggérer, via un message pop-up, un supplément de calcium comme produit complémentaire utile. Ou un rinçage à l'eau de mer avec un spray nasal. Un programme qui relie les produits facilite grandement la tâche du pharmacien, tandis que le patient est mieux servi. »
« Le fait que la solution CCPG suggère des produits complémentaires via une fenêtre pop-up
est très pratique pour nos pharmaciens et nos patients. »
Hilde Missoul, Directrice chez De Voorzorg
Hilde Missoul : « Nous voulons aussi affiner la vente des produits préférés des clients. Si vous tapez toux, toux sèche ou toux grasse, les produits préférés apparaissent automatiquement. »
Enfin, les rapports du CCPG constituent également un maillon essentiel de la gestion de la pharmacie de De Voorzorg. "À partir des rapports, nous obtenons des informations réelles qui nous permettent d'ajuster nos opérations quotidiennes : des informations sur la gestion des stocks, le contrôle des gammes et les données sur les ventes, à l'évaluation des heures d'ouverture des pharmacies et du nombre de visites des clients."
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« Grâce aux informations fournies par les rapports du logiciel CCPG, nous améliorons nos activités quotidiennes. »
Kristof Derwael – Pharmacien en chef chez De Voorzorg
« Certaines choses peuvent encore être améliorées. Il est par exemple possible de déterminer quel pharmacien a beaucoup d’impayés, si beaucoup de produits sont délivrés sans ordonnance, ce qui est payé avec le ticket modérateur ou au prix plein, etc. Cela nécessite encore quelques opérations manuelles. Mais d'une certaine manière, c'est logique. Nous ne sommes que deux pour la gestion quotidienne de 13 pharmacies. Déployer un système ne se fait pas du jour au lendemain. »
”Aucun logiciel n'est parfait, disent en conclusion Kristof Derwael et Hilde Missoul. « Mais la solution CCPG facilite un grand nombre de tâches. Une fonction supplémentaire ici et là serait pratique, comme l'intégration d'un outil de BI. Nous ne devons toutefois par non plus oublier que les fonctions que nous utilisons tous les jours, comme la gestion centrale des stocks et des prix, sont vraiment indispensables à notre fonctionnement. Nous y sommes déjà tellement habitués que c'est devenu une évidence, mais ce n'est pas le cas. Nous espérons donc que Corilus continuera à affiner le programme afin que notre groupe puisse continuer à en récolter les fruits en 2023. »
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