Tien jaar geleden koos apotheekgroep De Voorzorg voor Corilus-software. Ondertussen managen Verantwoordelijke Apotheker Kristof Derwael en Directeur Hilde Missoul hun verschillende filialen vanuit één centraal systeem, via CareConnect Pharmacy Group. “We hebben enorme sprongen gemaakt in onze werking”, klinkt het.
Wie zijn Kristof Derwael en Hilde Missoul?
Kristof en Hilde zijn respectievelijk Verantwoordelijke Apotheker en Directeur bij apotheekgroep De Voorzorg. Kristof houdt zich bezig met het concreet aansturen en opvolgen van de filialen, van de verkoop van voorkeursproducten tot stockbeheer. Hilde beheert de 13 filialen overkoepelend als directrice.
“De software van Corilus heeft veel veranderd voor de werking van onze apotheekgroep,” begint Hilde Missoul. Met meer dan 15 jaar op de teller bij De Voorzorg kent ze er het reilen en zeilen op haar duimpje, inclusief de digitale tools.
“Nadat we de samenwerking stopzetten met een vorige partner zijn we rond 2012 overgestapt naar Corilus software, om daarna aan de slag te gaan met CareConnect Pharmacy Group (CCPG) om onze apotheken centraal aan te sturen. We hadden al snel een veel beter zicht op het aankoop- en bestelbeleid van onze apotheken, en meer controle over ons stockbeleid. Een goede start, want dat waren broodnodige functionaliteiten die we voordien niet hadden.”
“Opvolgingen zijn de grootste uitdaging binnen onze groep”, vervolgt Kristof Derwael. Je wil dat aansturingen daadwerkelijk opgevolgd worden, en moet daarvoor een draagvlak creëren bij de mensen. Een goed zicht hebben op wanneer het goed en slecht loopt is cruciaal. Ik ben alvast blij dat we niet meer met 13 verschillende apotheken moeten inloggen om te zien hoe belangrijke pijlers als onze verkoop ervoor staan.”
Ook de grote hoeveelheid data blijft een uitdaging voor De Voorzorg. “Je hebt die cijfers nodig om te kunnen beoordelen hoe je apotheken ervoor staan en om te parametreren, anders werk je gewoon op buikgevoel”, vervolgt Kristof. “Daarvoor zijn de rapporten uit CareConnect Pharmacy Group erg handig. We volgen makkelijk onze groothandelaankopen op en kunnen zelfs checken wat apotheek A verkoopt op pakweg een zaterdag tussen 9 en 10u.”
“Dankzij de rapporten uit CCPG volgen we makkelijk groothandelaankopen op.”
Kristof Derwael – Veranwoordelijke Apotheker bij De Voorzorg
“Die schat aan informatie, daar kunnen we massa’s inzichten uit halen. Maar het blijft natuurlijk erg veel, en nog niet alles is gecentraliseerd. Er is nog werk aan de winkel om bijvoorbeeld onze verschillende apotheken beter met elkaar te vergelijken. Maar ik bekijk het graag positief: in zaken als stockbeheer en verkoop staan we al erg sterk. Daar willen we in 2023 aan verderbouwen.”
Leestip!
Hoe de schaalvoordelen bij (occasioneel) gegroepeerde apotheken optimaal benutten ?
Kristof: “Wij gebruiken CCPG geregeld voor promoties en kortingen. Die activeer je simpel in de tool, en pas je aan met één muisklik. Herinner je je de coronaperiode nog? Toen waren de prijzen van producten als alcoholgel en mondmaskers voortdurend onderhevig aan marktschommelingen. Wij konden met één druk op de knop de centrale prijs in ons systeem veranderen: dat werd doorgepusht naar onze apotheken, wat ons tientallen mails bespaarde.”
“Het is handig dat je zulke zaken op voorhand kan plannen: je geeft gewoon je actiedagen en je percentages in en activeert op voorhand de promotie”, vervolgt Hilde. “Dat je dat op zo makkelijk plant maakt het proces erg vlot. Ook het overzicht van lopende promo’s maakt het beheer makkelijker.”
Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te zijn, wil De Voorzorg in 2023 volop inzetten op uitgebreider en beter advies. “Je kan CCPG zo gebruiken dat je farmaceutisch advies krijgt bij een product”, vervolgt Kristof.
“Verkoop je bijvoorbeeld een cortisoneproduct, dan kan het programma je via een pop-upberichtje een kalksupplement voorstellen als handig bijproduct. Of een zeewaterspoeling bij een neusspray. Een programma dat producten linkt maakt het voor de apotheker een pak makkelijker, én de patiënt is beter geholpen.”
“Dat CCPG bijproducten voorstelt via een pop-up,
is zowel voor onze apothekers als patiënten erg handig.”
Hilde Missoul, directrice bij De Voorzorg
Hilde: “Ook de verkoop van voorkeursproducten willen we finetunen. Stel dat je ‘hoest, droge hoest, of slijmhoest’ intikt, dan verschijnen automatisch de voorkeursproducten.”
Ten slotte is ook de rapportering van CCPG een cruciale schakel in het apotheekbeheer van De Voorzorg. “Uit de rapporten halen we écht inzichten die onze dagelijkse werking bijsturen: van info over stockbeheer, gamma-aansturingen en sell-outgegevens, tot het evalueren van de openingsuren van een apotheek en het aantal klantenbezoeken.”
“Met de inzichten uit de CCPG rapporten
verbeteren we onze dagelijkse werking .”
Kristof Derwael – Veranwoordelijke Apotheker bij De Voorzorg
“Sommige zaken zijn nog voor verbetering vatbaar. Denk aan het in kaart brengen van welke apotheker veel openstaande schulden heeft, of er veel wordt afgeleverd zonder voorschrift, hoe het zit met remgeld of volledige bedragen … Dat vergt wel nog wat manuele handelingen. Maar dat is ook ergens logisch: we zijn met slechts twee mensen voor het dagdagelijks bestuur van 13 apotheken. Er een systeem in brengen, dat doe je niet van de ene dag op de andere.”
Geen enkel softwareprogramma is perfect, besluiten Kristof en Hilde. “Maar CCPG maakt toch een heel pak taken makkelijker. Hier en daar een extra functie zou handig zijn, zoals de integratie van een BI-tool. Maar we mogen ook niet vergeten dat de functies die we dagelijks gebruiken, zoals centraal stock- en prijsbeheer, echt onmisbaar zijn voor onze werking. We zijn het al zo gewoon dat het een evidentie is geworden, maar dat is het niet. Hopelijk blijft Corilus het programma dus verder finetunen, zodat onze groep er ook in 2023 verder de vruchten van kan plukken.”
Zelf aan de slag?
CareConnect Pharmacy Group is de softwareoplossing om meerdere apotheken efficient te beheren. Lees hier meer en vraag je demo aan!
