La pharmacienne Ilse Smets a pris la décision de passer à un nouveau logiciel de pharmacie et a décidé de franchir le pas avec CareConnect Pharmacist. Une bonne préparation, un soutien important et une planification claire sont indispensables pour que cette transition se déroule le mieux possible. Découvrez comment notre service de planification joue un rôle crucial dans cette phase et vous aide à effectuer une transition en douceur.
Après la signature du contrat, le service de planification de CareConnect Pharmacist prend rapidement contact avec vous pour fixer les premiers rendez-vous.
Sean, l'un des spécialistes de la planification, a guidé Ilse pas à pas. "Nous veillons à ce que chaque client se sente soutenu dès le départ", explique Sean. "Une planification claire est essentielle pour une transition en douceur.
"L'idée de passer à un nouveau logiciel m'a d'abord effrayée", explique Ilse. "Mais l'assistance complète et la planification claire de CareConnect Pharmacist m'ont donné confiance.
Sean : "Le rendez-vous le plus important que nous prenons en premier est le jour du démarrage effectif. Nous basons le reste de la planification sur ce point."
Le premier rendez-vous, qui a lieu environ quatre à six semaines avant le basculement effectif, consiste à vérifier le matériel afin d'évaluer si le système existant répond aux exigences du nouveau logiciel de pharmacie.
Sean explique : "À ce moment-là, notre technicien effectue également une conversion d'essai au cours de laquelle la base de données actuelle est transférée vers CareConnect Pharmacist. Après la conversion d'essai, notre spécialiste produit vérifie toutes les données afin que les erreurs puissent être détectées et corrigées à temps." Ilse a ainsi pu passer à la phase suivante en toute sérénité.
"C'était rassurant de voir à quel point ils ont travaillé avec rigueur", déclare Ilse. "Sean et son équipe ont veillé à ce que tout soit parfaitement préparé.
Sean : "Le prochain rendez-vous sera consacré au paramétrage et à la discussion des données à définir dans notre logiciel."
Leparamétrage du nouveau logiciel est une étape très importante du processus. Elle est effectuée environ un mois avant le démarrage effectif.
Au cours d'une séance approfondie avec un spécialiste du produit, Ilse a eu l'occasion d'ajuster tous les paramètres pour qu'ils correspondent à sa façon de travailler. "Ils ont pris le temps de passer en revue tous les détails et de s'assurer que le logiciel était parfaitement adapté à mes besoins", explique Ilse.
À ce stade, des questions telles que les commandes, les remises et les flux de travail sont également abordées afin que le logiciel fonctionne de manière optimale dès le premier jour.
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Gerrit, spécialiste produit expérimenté chez CareConnect Pharmacist, explique : "Nous avons trois points de contact dans le processus de démarrage".
Sean : "La veille du démarrage, les techniciens repassent pour préparer l'installation. Ils vérifient le matériel et installent les logiciels sur tous les postes de travail."
Ensuite, vous devez arrêter le système, alors prévoyez une journée d'arrêt. Votre base de données est extraite de votre ancien logiciel de pharmacie ; pensez à votre stock, aux horaires des médicaments, à la base de données des patients. Votre matériel (PC, ordinateurs portables, ...) est vidé et le nouveau logiciel de pharmacie CareConnect Pharmacist est installé. Ensuite, votre base de données est réimplémentée.
"L'équipe a été très professionnelle et efficace et l'ensemble du processus d'installation s'est déroulé sans problème. J'avais beaucoup d'appréhension à l'avance. En particulier pour mes programmes de médicaments, car j'y avais consacré beaucoup de travail et je voulais les reprendre complètement, mais tout s'est parfaitement déroulé. explique Ilse.
Sean : "Et puis il y a le jour de la mise en route, où un technicien et un spécialiste des produits sont là pour vous aider à faire vos premiers pas dans CareConnect Pharmacist."
Ilse se souvient : "Le premier jour où vous utilisez votre nouveau logiciel est très excitant. Vous pouvez faire un épisode simple parce que vous l'avez vu et appris dans l'environnement de démonstration, mais dans la pratique, vous recevez une question particulière après l'autre. Il est alors agréable d'avoir des collaborateurs à ses côtés pour l'aider pas à pas. C'était rassurant de savoir que je n'étais pas seul en ce jour important".
Le soutien personnel pendant la mise en service est donc essentiel pour nous. Le jour de la mise en service, le spécialiste produit est physiquement présent dans la pharmacie. Gerrit : "Ce jour-là, nous nous tenons littéralement à côté du pharmacien pour l'aider s'il est bloqué et, en même temps, nous procédons à la configuration du logiciel de la pharmacie.
Cette approche personnelle garantit la tranquillité d'esprit et la confiance, de sorte que le pharmacien peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : s'occuper des patients.
Même après le changement, CareConnect Pharmacist reste proche de ses clients. Sean explique : "Après une ou deux semaines, selon les besoins du client, l'équipe propose un rendez-vous de suivi au cours duquel un spécialiste du produit se rend sur place pour donner des conseils supplémentaires.
"Le service après-vente a été une véritable valeur ajoutée", déclare Ilse. "Cela m'a donné la certitude que je pouvais toujours compter sur quelqu'un.
D'autant plus que Corilus propose également un suivi de cinq jours immédiatement après le démarrage, au cours duquel les pharmaciens peuvent poser leurs questions à notre service desk. Notre collègue Sylvie vous en dit plus sur le suivi et l'assistance fournis par notre service clientèle.
Le passage à un nouveau logiciel de pharmacie ne doit pas être une expérience stressante. Grâce à l'approche structurée et au soutien personnel de CareConnect Pharmacist, les pharmaciens comme Ilse Smets peuvent effectuer ce changement en toute confiance.