Een optimaal voorraadbeheer is voor elke apotheek essentieel. Hierdoor kan je jouw patiënten een perfecte service bieden, vermijd je vervallen producten en extra kosten. In dit artikel lichten we 7 interessante functionaliteiten in je apotheek-software toe voor een optimaal voorraadbeheer.
1. Minimum- en maximumdrempels
De basis voor goed stockbeheer
Elke apotheeksoftware werkt met minimum- en maximumdrempels voor een actief stockbeheer van de artikelen die je op voorraad wenst te hebben. Het is op basis van deze drempels dat je apotheeksoftware overgaat tot een bestelling.
In veel software oplossingen daalt de voorraad op het moment dat je een artikel in aflevering brengt en dan wordt het al toegevoegd aan de bestelrol. Heel vervelend als je voor een patiënt enkel wat informatie aan het opzoeken was. Dit zorgt bijgevolg voor extra werk om dit artikel te verwijderen uit de bestelrol – als je er al aan denkt! - of zelfs extra kosten wanneer dit artikel onnodig besteld wordt.
Tip!
In CareConnect Pharmacist is dit scenario ondenkbaar aangezien de voorraad pas daalt na het afsluiten van de verkoop. Kleine details maken vaak een groot verschil.
Intelligent instellen van de stockdrempels
Dankzij een semi-dynamisch stockbeheer beheert de software zelf de stockdrempels in functie van de gemiddelde verkopen per maand. Zo kan je erop vertrouwen dat bij een stijgende verkoop van een bepaald artikel, de drempels automatisch worden verhoogd om stockbreuken in de apotheek te vermijden.
Behoud je liever zelf volledig de controle? Geen enkel probleem. Volg dan zeker de raad op die het programma je geeft. Bij een stijgende of dalende verkoop van een artikel, wordt dit aangegeven in aflevering. Hou hier rekening mee om je drempels eventueel te herzien.
Leestip!
Heb jij een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?
2. Rentabiliteitsprognoses
Om bepaalde merken te kunnen aanbieden in je apotheek ben je vaak verplicht om ineens een volledig gamma op te nemen. Hier staat natuurlijk een investering tegenover. Maar ken je de rentabiliteit van deze investering? Zo een gamma neemt een belangrijk deel van jouw apotheekruimte in beslag en is dat wel opportuun?
Heel vaak merken we dat apothekers zich baseren op een buikgevoel om een antwoord te geven op die vragen. Maar een degelijke apotheeksoftware helpt je met de juiste data om hier beter inzicht in te krijgen. Baseer je aub op deze gegevens om juiste beslissingen te nemen.
Tip!
Door de stockwaarde van een gamma af te toetsen met de omzet in een bepaalde periode, meet je over hoeveel maanden je de investering terugverdient. Doe dit voor alle gamma’s die je in voorraad hebt. Zo wordt het al snel duidelijk welke gamma’s succesvolle investeringen zijn.
Probeer ook minstens naar een rotatie van 1 jaar te streven. Grote ketens streven naar een rotatie van 3 maanden.
3. Vermijd vervallen producten
Een maandelijkse handmatige controle is zeer arbeidsintensief. Gebruik dus het vervaldatabeheersysteem in jouw software.
Dankzij de intrede van de 2D-barcode worden de vervaldata automatisch geregistreerd bij het wegzetten van de bestelling met een barcodescanner. Dit is niet alleen veel correcter, maar het bespaart je ook een pak tijd.
CareConnect Pharmacist beheert zonder probleem meerdere vervaldata per CNK. Enkel het aantal (binnenkort) vervallen verpakkingen wordt opgelijst in het rapport van de vervallen artikelen. Dit bespaart je een pak werk bij het verzamelen van de vervallen verpakkingen.
Tip!
CareConnect Pharmacist houdt ook rekening met de terugnamevoorwaarden van de leverancier als die gekend zijn en lijst de producten op die pas binnen enkele maanden vervallen maar nu nog (deels) kunnen gecompenseerd worden door de groothandel.
De virtuele assistent van CareConnect Pharmacist zal je proactief informeren wanneer er acties dienen ondernomen te worden in verband met (binnenkort) vervallen artikelen. In deze module worden opnieuw de (binnenkort) vervallen artikelen weergegeven, maar kan je onmiddellijk gaan bepalen welke verpakkingen je wil terugsturen naar de leverancier of welke kunnen vernietigd worden.
4. Waak over je winkeldochters
De term 'winkeldochters' klinkt je wellicht niet onbekend in de oren. Het gaat over de artikelen die x maanden niet zijn verkocht en eigenlijk stof staan te vergaren in jouw apotheek.
- Ze nemen onnodig veel plaats in;
- het is slapend geld op jouw schap;
- je vergroot het risico op vervallen producten.
Controleer dus maandelijks het rapport winkeldochters in je software! Elke software heeft wel een rapport om deze te detecteren. Maar dit geeft je een blik op het verleden en helpt je niet om kosten te vermijden. De vervaldata van deze artikelen komt dichterbij of is zelfs al verstreken. Dit maakt het moeilijk om hiervoor nog actie te ondernemen.
Beter is om een inzicht te hebben in de toekomstige overstocks. Op basis van de gemiddelde verkopen voorspelt CareConnect Pharmacist waar er potentiële valkuilen liggen. Artikelen die binnen 3 maanden nog op voorraad zullen zijn, worden aanzien als overstock en voorraad die binnen 6 maanden nog niet uitgeput zal zijn, is dode stock. Op die manier kan je vandaag al acties ondernemen om dit toekomstige scenario te vermijden.
Met dit inzicht kan je overbodige voorraad liquideren door bijvoorbeeld in te zetten op farmadeals, promo acties, enzovoort.
Tip!
Maak prognoses van potentiële overstock: baseer je op de waarde van deze potentiële overstock en dode stock om zo de prioriteit te bepalen van de artikelen waarvoor je actie dient te ondernemen.
Overstock = voorraad na X maanden o.b.v statistieken 1 jaar
Dode stock = voorraad na Y maanden o.b.v statistieken 1 jaar
5. Zet in op OTC en parafarmacie
OTC en parafarmacie kunnen verantwoordelijk zijn voor 55 à 70% van je omzet maar dit aandeel is momenteel dalende. Als we even inzoomen op specifieke product-categorieën merken we dat het segment “ cough & cold ” (hoest en verkoudheid) daalde met 23 %. De allergrootste daling in verkoop werd waargenomen bij pijnstillers, medicatie voor hoest en bij medicatie voor keelpijn.
Nochtans kan jouw advies hierin jouw rol als farmaceutisch adviseur op maat van de patiënt bevestigen. Voorwaarde is wel dat je jouw aanbod afstemt op jouw patiënten (jonge gezinnen? senioren?) en de locatie (dorp, stad, studentenbuurt, ...). Je moet een goed inzicht hebben in jouw (potentieel) patiëntenbestand.
Leestip!
Hoe maak je met OTC het verschil als apotheker?
6. Zet in op goed farmaceutisch advies en cross-selling
Je apotheek mag dan wel een onderneming zijn, als zorgverlener wil je natuurlijk niet te commercieel overkomen. Je bent daarom misschien eerder geneigd om cross-selling, de verkoop van gerelateerde producten, te vermijden. Er is daar nochtans niets mis mee, als je het doet vanuit een adviserende rol.
Een voorbeeld: komt een patiënt een antibioticum halen dat mogelijk darmklachten oplevert? Aarzel dan niet om ook een probioticum aan te raden. Je patiënt heeft last van halitose? Wijs hem/haar dan op het maximale effect van de combinatie tussen tandpasta, flosdraden en antibacterieel mondwater.
Het start dus bij het geven van goed farmaceutisch advies en hiervoor moeten jij en je team:
- bij de verkoop van een bepaald product de juiste vragen te stellen;
- en zo noodzakelijke bijkomende te adviseren.
Het resultaat? Een goed geadviseerde patiënt + extra omzet.
Tip!
CareConnect Pharmacist ondersteunt je hierbij via OTC adviezen, geassocieerde verkopen en PharmaCare, onze nieuwe module voor voortgezette farmaceutische zorg.
7. Werk met sleutelwoorden/categorieën
De functie OTC-adviezen laat je toe om artikelen te linken aan één of meerdere sleutelwoorden zodat je deze artikelen met dit sleutelwoord snel kan terugvinden tijdens het afleveren.
Waarom en wanneer gebruik je deze functionaliteit het best?
✔️Voor het afstemmen van de OTC-adviezen in je apotheekteam
Voorbeelden -> ‘Droge Hoest’, ‘Insectenbeten uitwendig’,…
Doe dit ook voor alle artikelen die niet mogen ontbreken in de reiskoffer.
✔️Om makkelijker aangewezen artikelen op te zoeken
Voorbeelden -> Groepeer de artikelen die veilig kunnen gebruikt worden bij vaak voorkomende zwangerschapskwaaltjes, aanbevolen producten voor de menopauze, droge ogen, schimmelnagel.
✔️Om overstock-artikelen weg te werken
Heb je een (te) grote voorraad van een bepaalde hoestsiroop? Voeg die dan toe aan het sleutelwoord ‘Droge Hoest’ en door die zoekterm te gebruiken, wordt deze CNK stelselmatig voorgesteld.
✔️Om artikelen met een korte vervaldatum aan te raden.
Conclusie
Vanuit deze evaluatie van je voorraad komen er ongetwijfeld een hele reeks artikelen naar boven die je liever kwijt dan rijk bent. Het goede nieuws is dat je het nu weet en er iets kan aan doen! Stel omruilingen voor aan je leveranciers, overweeg een straffe promotie om bepaalde artikelen uit te verkopen,…
Leestip!
Ook je apotheeksoftware kan helpen om de rotatie van bepaalde artikelen (tijdelijk) te verhogen. Lees ons artikel 'OTC & apotheeksoftware: ideale combi voor volledig farmaceutisch advies'.
Gebruik je al CareConnect Pharmacist en wil je je verkoopbeheer optimaliseren?
Bekijk dan hoe wij jou en je team kunnen helpen via een coaching op maat!
