Apotheker Ilse Smets nam de beslissing om over te stappen naar een nieuwe apotheeksoftware en besloot de stap te wagen met CareConnect Pharmacist. Een goede voorbereiding, een uitgebreide ondersteuning en een duidelijke planning zijn onmisbaar om een dergelijke overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Lees hoe onze planningsdienst in deze fase een cruciale rol speelt en jou helpt bij een vlotte overstap.
Na het ondertekenen van het contract neemt onze planningsdienst van CareConnect Pharmacist snel contact op om de eerste afspraken in te plannen.
Sean, één van de planningsspecialisten, begeleidde Ilse stap voor stap. “We zorgen ervoor dat elke klant zich ondersteund voelt vanaf het begin,” legt Sean uit. “Een duidelijke planning is essentieel voor een vlotte overstap.”
“Het idee om over te stappen naar een nieuwe software was aanvankelijk beangstigend,” vertelt Ilse. “Maar de uitgebreide ondersteuning en duidelijke planning van CareConnect Pharmacist gaven me vertrouwen.”
Sean: "De belangrijkste afspraak die we eerst maken, is de dag van de effectieve opstart. Daar baseren we de rest van de planning op."
De eerste afspraak, ongeveer vier tot zes weken voor de effectieve overstap, bestaat uit een hardwarecheck om te beoordelen of het bestaande systeem voldoet aan de vereisten van de nieuwe apotheeksoftware.
Sean licht toe: "Onze technieker voert op dat moment ook een proefconversie uit waarbij de huidige databank wordt overgezet naar CareConnect Pharmacist. Na de proefconversie controleert onze productspecialist alle gegevens, zodat fouten tijdig konden worden opgespoord en gecorrigeerd." Zo kon Ilse met een gerust hart naar de volgende fase overgaan.
“Het was geruststellend om te zien hoe grondig ze te werk gingen,” zegt Ilse. “Sean en zijn team zorgden ervoor dat alles perfect was voorbereid.”
Sean: "De volgende afspraak zal een parametrisatie zijn en het bespreken van de gegevens die ingesteld moeten worden in onze software."
Het instellen van parameters in de nieuwe software is een heel belangrijke stap in het proces. Dit gebeurt ongeveer 1 maand voor de effectieve opstart.
Tijdens een uitgebreide sessie met een productspecialist kreeg Ilse de kans om alle instellingen aan te passen aan haar manier van werken. “Ze namen de tijd om elk detail door te nemen en ervoor te zorgen dat de software perfect op mijn behoeften was afgestemd,” vertelt Ilse.
In deze fase worden ook zaken als bestellingen, kortingen en workflows besproken, zodat de software vanaf dag één optimaal functioneert.
Leestip!
Gerrit, een ervaren product specialist bij CareConnect Pharmacist, legt uit: “We hebben drie contactmomenten in het opstarttraject."
Sean: "De dag voor de opstart komen de techniekers opnieuw langs voor de voorbereiding van de installatie. Zij controleren de hardware en installeren de software op alle werkstations."
Dan moet je sluiten dus voorzie een sluitingsdag. Jouw databank wordt uit jouw oude apotheeksoftware gehaald; denk aan jouw voorraad, medicatieschema's, patiëntenbestand. Jouw hardware (PC,'s laptops, ...) worden leeggemaakt en de nieuwe apotheeksoftware CareConnect Pharmacist wordt geïnstalleerd. Vervolgens wordt jouw databank opnieuw geïmplementeerd.
"“Het team was zeer professioneel en efficiënt en het hele proces van installatie verliep eigenlijk heel vlot. Ik had daar vooraf heel veel schrik voor. Vooral voor mijn medicatieschema’s want ik had er veel werk ingestoken en wou ze volledig overnemen en dat is helemaal gelukt.” zegt Ilse.
Sean: "En dan is er de dag van de opstart waarbij zowel een technieker als een productspecialist aanwezig zijn om jou te ondersteunen bij de eerste stappen in CareConnect Pharmacist."
Ilse herinnert zich: “De eerste dag dat je opendoet met je nieuwe software is heel erg spannend. Een eenvoudige aflevering kan je want je hebt dat gezien en geleerd in de demo-omgeving maar in de praktijk krijg je de ene na de andere speciale vraag. Dan is het fijn dat ze naast je staan om je er stap voor stap door te helpen. Het was geruststellend om te weten dat ik niet alleen was op deze belangrijke dag.”
Persoonlijke ondersteuning tijdens de go-live is voor ons dan ook essentieel. Op de dag van de opstart is de productspecialist fysiek aanwezig in de apotheek. Gerrit: "Die dag staan we letterlijk naast de apotheker om te helpen als hij of zij zou vastzitten en tegelijkertijd doen we de verdere configuratie van de apotheeksoftware.
Deze persoonlijke aanpak zorgt voor rust en vertrouwen, zodat de apotheker zich kan concentreren op wat écht telt: de zorg voor patiënten.
Ook na de overstap blijft CareConnect Pharmacist dicht bij zijn klanten. Sean legt uit: "Na één à twee weken, afhankelijk van de noden van de klant, biedt het team een nazorgmoment waarbij een productspecialist ter plaatse gaat voor extra begeleiding.
“De nazorg was echt een meerwaarde,” zegt Ilse. “Het gaf me de zekerheid dat ik altijd op iemand kon rekenen.”
Zeker omdat Corilus onmiddelijk na de opstart ook zorgt voor een vijfdaagse opvolging waarin apothekers hun vragen kunnen bespreken met onze servicedesk. Collega Sylvie vertelt je meer over de verdere opvolging en ondersteuning door onze Customer Service.
De overstap naar nieuwe apotheeksoftware hoeft geen stressvolle ervaring te zijn. Dankzij de gestructureerde aanpak en persoonlijke begeleiding van CareConnect Pharmacist kunnen apothekers zoals Ilse Smets met vertrouwen overstappen.