De Belgische overheid verplicht gestructureerde elektronische facturen bij alle transacties tussen alle btw-plichtige bedrijven, waaronder apothekers, vanaf 1 januari 2026. Daarvoor zal het Peppol-netwerk gebruikt worden. Lees in dit artikel hoe je efficiënt en veilig kan factureren via Peppol.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een geavanceerd digitaal netwerk dat je in staat stelt om eenvoudig en veilig facturen uit te wisselen met bedrijven en overheden in heel Europa. Een alternatief kanaal dus voor post en e-mail.
Hoewel het oorspronkelijk is ontwikkeld voor aanbestedingen in de publieke sector, wordt het nu breed ingezet voor facturatie, orders, en in toenemende mate ook voor declaraties in de zorg.
Waarom Peppol?
De Belgische overheid verplicht gestructureerde elektronische facturen bij alle transacties tussen alle btw-plichtige bedrijven, waaronder apothekers, vanaf 1 januari 2026. Daarvoor zal het Peppol-netwerk gebruikt worden.
Nog niet alle landen in de Europese Unie gebruiken Peppol. Dit is voor de meeste van onze buurlanden pas vanaf 2030. België is dus koploper in de digitalisering.
Hoe werkt Peppol voor apothekers?
Jouw apotheeksoftware dient Peppol compatibel te zijn je hebt een aansluiting nodig bij een “acces point”. Dit betekent dat je apotheeksoftware in staat is om facturen aan te maken in het UBL formaat en deze te verzenden via een acces point over het Peppol netwerk naar het nummer van een ontvanger.
Concreet:
Jouw factuur wordt verzonden in een digitaal formaat (het UBL formaat) samen met de originele factuur in PDF. In het UBL bestand zit een samenvatting van de factuur. Dit omvat de klantgegevens, het totaal bedrag, de korting en de BTW uitsplitsing. De details over de producten en de patiënten zit in het PDF bestand.
In de meeste gevallen zal je het acces point van jouw leverancier van je apotheeksoftware gebruiken voor het verzenden van facturen en het acces point van jouw boekhouder voor het ontvangen van facturen.
Peppol & CareConnect Pharmacist
Vanuit je CareConnect Pharmacist software kan je facturen versturen naar het Peppol netwerk.
Hoe weet ik of mijn klant reeds aangesloten is op Peppol?
CareConnect Pharmacist checkt of je klant aangesloten is op basis van het BTW nummer. Indien je klant aangesloten is dan zal de factuur via het Peppol netwerk verzonden worden.
Voordelen van Peppol voor apothekers
Gestandaardiseerd berichtenverkeer
Facturaties worden verstuurd in een uniforme structuur, wat fouten en vertragingen vermindert.
Directe software-naar-software uitwisseling
Facturen worden automatisch via het Peppol-netwerk verzonden en ontvangen, rechtstreeks in jouw boekhoud- of ERP-systeem.
Betere beveiliging
Peppol werkt met strenge identificatie- en authenticatieregels, waardoor gevoelige patiënt- en facturatiegegevens beter beschermd zijn.
Toekomstbestendig
De overheid en zorgverzekeraars zetten steeds meer in op digitale uitwisseling via Peppol. Door nu al over te stappen, blijft jouw apotheek klaar voor de komende veranderingen.
Hoeveel kost Peppol?
De module om Peppol facturen te verzenden via CareConnect Pharmacist is gratis. Je dient wel een bedrag per factuur te betalen voor het gebruik van het acces point. Net zoals je ook een kost hebt per SMS bericht bij jouw telecomprovider.
Tip voor een optimale voorbereiding!
Zorg ervoor dat jouw klantenbestand up-to-date is: klanten waarvoor facturatie nodig is, hebben een correct en geldig ondernemingsnummer of BTW-nummer in jouw databank.
