Hoe de schaalvoordelen bij (occasioneel) gegroepeerde apotheken optimaal benutten ?

Hoe kan je de schaalvoordelen bij gegroepeerde apotheken optimaal benutten ? In dit artikel bespreken we de uitdagingen en stellen we gerichte oplossingen voor. Dit artikel bevat ook inzichten voor de organisatie van groepsaankopen met meerdere zelfstandige apotheken.

Het efficiënt beheren van gegroepeerde apotheken vraagt een goede organisatie en een slimme software ter ondersteuning van je strategie. Want er zijn wel wat uitdagingen die je de baas moet kunnen:

  • efficiënt omgaan met de beschikbare tijd;
  • besparen van kosten;
  • zorgen voor voldoende marge;
  • en het verzekeren van de controle.

Naast deze 4 uitdagingen staan onderstaande 4 pijlers waarmee je deze uitdagingen kunt aangaan en beheersen:

  1. Aankoop beheer
  2. Commercieel beheer
  3. Opvolging en rapportering
  4. Operationeel en gebruikersbeheer

Deze 4 pijlers zitten ingebouwd in de beheersoftware CareConnect Pharmacy Group en biedt zo een antwoord aan de 4 uitdagingen.

CareConnect Pharmacy Group is de softwareoplossing om meerdere apotheken efficiënt te beheren en om samen aan te kopen met verschillende apotheken. Het is een beveiligde cloud toepassing die inspeelt op de noden van gegroepeerde apotheken en coöperatieven en de groepsaankoop in goede banen leidt zowel voor occasioneel gegroepeerde zelfstandige apotheken als voor apotheken die deel uitmaken van een groep.

1. Aankoop beheer

Groepsaankopen

Bestellingen voorbereiden voor meerdere apotheken kan zeer tijdrovend zijn : Opvragen van de verkoopstatistieken en de beschikbare voorraden per apotheek; de berekening van de gewenste bestelhoeveelheden voor de komende periode; de consolidatie van al deze info en het overgaan tot het plaatsen van een bestelling. Het is een arbeidsintensieve taak waarbij je ook vaak afhankelijk bent van de snelheid en de volledigheid van de gegevens die je medewerkers je bezorgen.

Met CareConnect Pharmacist Group heb je per gamma / leverancier onmiddellijk een gegroepeerd overzicht per deelnemende apotheek van de belangrijkste indicatoren, namelijk de verkoopstatistieken, de totale  voorraad, de beschikbare voorraad (verkoopbare voorraad) en openstaande bestellingen. Gedaan met inbellen per apotheek, lijstjes in excel op te maken èn volledig onafhankelijk van je medewerkers.

Daarenboven maakt de software op basis van deze gegevens een bestelvoorstel aan per apotheek. Eens de gegroepeerde bestelling is verzonden naar de leverancier (met centrale of decentrale levering), zijn de ‘te ontvangen’ artikelen ook zichtbaar in de apotheeksoftware.

Je kiest daarenboven zelf welke apotheek de bestellingen samenstelt en onderling factureert.

  • Bestelvoorstel op basis van huidige voorraad en verkoopstatistieken
  • Kortingen in %, € of gratis stuks
  • Direct zicht op aankoopwaarde, verkoopwaarde, marges,…
  • Centrale levering of per apotheek
  • Geïntegreerde facturatie

Groepsaankopen

Wist je dat...

Zelfstandige apotheken ook kunnen genieten van de voordelen van groepsaankopen via CareConnect Pharmacy Group?

Elke apotheker blijft in controle van zijn eigen bestelling aangezien er een validatiestap wordt toegevoegd aan de workflow. Zo kan elke apotheker voor zich het bestelvoorstel valideren of aanpassen. Eens dit gebeurd is voor alle apotheken kan de bestelling pas verzonden worden, met centrale levering of – als de leverancier dit toelaat – levering bij elke deelnemende apotheek.

Het programma voorziet ook in een eenvoudige doorfacturatie naar alle deelnemende apotheken in geval van een centrale levering.

☝️ Niet-Corilus apotheken kunnen ook deelnemen aan de bestellingen via een toegang met een aparte validatie site.

Leestip!

Heb jij een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?

Consultatie stock 'groep'

Dankzij CareConnect Pharmacy Group beschikken ook alle apotheken over de real-time voorraden in de verschillende apotheken.

Is een bepaald artikel niet voorradig in je apotheek, dan zie je direct vanuit aflevering in welke apotheek deze wel voorradig is. Met 1 klik kan je dan een bestelaanvraag doen. Ofwel wordt de aanvraag aanvaard en zorgt de apotheek voor de levering met een automatische facturatie, ofwel wordt de aanvraag geweigerd.

Op die manier kunnen de apotheken elkaar helpen om de stock voldoende te laten roteren en overstocks of vervallen artikelen te vermijden.

Consultatie stock groep

Op groepsniveau zal het programma ook een voorstel doen voor herverdeling van artikelen tussen de verschillende apotheken in functie van de verkoopstatistieken. Zo kan de bestaande voorraad over de verschillende apotheken heen, optimaal ingezet worden om de stockrotatie op zijn hoogste niveau te houden. 

  • Eenvoudig bestellingen plaatsen tussen apotheken
  • Maximalisatie stockrotatie
  • Vermijd overstocks en vervallen producten
  • Herverdeling overstocks tussen alle apotheken
HubSpot Video

2. Commercieel beheer

Marketing

Beheer makkelijk en centraal alle kortingen en uitgebreide kortingsprofielen ineens voor alle betrokken apotheken.  Bovendien is het ook mogelijk om met de kortingskaarten over de verschillende apotheken heen korting op te bouwen. 1 kaart die geldig is in alle apotheken van de groep. Het systeem is er ook op voorzien om kortingsbonnen af te drukken.

Promoties creëer je ad hoc of op voorhand per apotheek, per cluster of ineens voor de volledige groep in met de mogelijkheid dat indivuele apotheken deze al dan niet toepassen.

Creëer je eigen artikelen op 1 centrale plaats en beheer je eigen prijsstrategie voor alle apotheken.

Maak gebruik van verschillende systemen om het aflevergedrag in de apotheek discreet te beïnvloeden. Op die manier worden net die artikelen aanbevolen waar je de beste inkoopcondities hebt, waar je zo snel mogelijk bestaande voorraad wil uitverkopen.

Farmaceutische zorg

De combinatie van je aanbod van OTC en het correcte gebruik van jouw apotheeksoftware zal je onderscheiden van webshops en andere parafarmacieën doordat je advies op maat van de patiënt kan geven.

CareConnect Pharmacy Group helpt jou hierbij om op een efficiënte en structurele manier je patiënten een volledig farmaceutisch advies te geven. Bovendien kan je deze functionaliteiten ook gebruiken om je medewerkers beter te coachen. Het helpt je om de patiënt een echt persoonlijk advies te geven in plaats van de focus te leggen op het product zelf.

1. Hulp bij adviezen en geassocieerde verkopen

Met de functionaliteit ‘geassocieerde verkopen’ opent er zich, bij de aflevering van een artikel, een scherm waarbij je een suggestie krijgt om nog één of meerdere andere producten te adviseren ter aanvulling van de behandeling of een specifiek advies te geven om zo een volledige farmaceutische opvolging te geven.

Geassocieerde verkoop

2. Sleutelwoorden

De functie OTC-adviezen laat je toe om artikelen te linken aan één of meerdere sleutelwoorden zodat je medewerkers deze artikelen met dit sleutelwoord snel kunnen terugvinden tijdens het afleveren.

Sleutelwoorden

Gebruik dit om:

✔️ homogeniteit te brengen in de geadviseerde producten
✔️ opzoekingen te ondersteunen
✔️ de sell-out van specifieke artikelen te versnellen (overstock, korte        vervaldatum,…)
✔️ sets van artikelen te maken ( bv reisapotheek)
✔️ zelf categorieën te maken in functie van rapportering

Leestips!

OTC & apotheeksoftware: ideale combi voor volledig farmaceutisch advies

3. Directe communicatie tijdens aflevering

Via ‘Product opmerkingen’ creëer je zelf ontelbare mogelijkheden om allerlei productinformatie te delen met je apothekers en dit tijdens de opzoeking van artikelen zelf.

Aflevering

3. Opvolging en rapportering

Als beheerder van meerdere apotheken is het belangrijk om te allen tijde een zicht te hebben op de operationele indicatoren van de apotheken en die te kunnen vergelijken.

Met CareConnect Pharmacy Group beschik je over een software die jou al de noodzakelijke rapporten aanlevert om jouw apotheken efficiënt te beheren, te analyseren en de evoluties op te volgen. Een greep uit de mogelijkheden:

  • Boekhoudkundige rapporten -> Lees ons blogartikel '6 tips voor apothekers bij het afsluiten van het boekjaar'
  • Statistieken zoals verkopen, klantbezoeken, …
  • Overzicht van de openstaande schulden, tarificatie,….
  • Analyses klantbezoeken en rentabiliteit
  • Korting op verkopen (promoties, kortingen, kortingsbonnen
Deze rapporten kan je ook exporteren naar Excel om doorgedreven analyses te doen. Handig is ook dat je rapporten automatisch kan laten genereren en die je dan dagelijks (kasoverzicht bv.) of maandelijks (tarificatie bv.) ontvangt per e-mail. Ook rapporten direct doorsturen naar de boekhouder (zoals kasbladen, dagontvangstenboek,…) is mogelijk en bespaart je tijd.

Nieuwe call-to-action

4. Operationeel en gebruikersbeheer

Parameters

De configuratie van CareConnect Pharmacy Group heb je zelf in de hand. Zo kan zowel jouw centrale als de apotheeksoftware volledig geparametreerd worden naar je gebruiksbehoeften en die van je apotheken. Zo stel je éénmalig in hoe je precies wenst dat de software werkt. Je stuurt deze instellingen direct door naar de apotheken en hoeft dit dus maar 1 keer in te stellen. Idem bij wijzigingen, je past 1x aan en pusht de wijzigingen door naar alle apotheken.

Gebruikers

De toegang tot en rechten voor de personeelsleden van je groep beheer je ook centraal. Zo maak je eenvoudig gebruikers aan met de gewenste rollen en toegangsrechten. Je gaat hierin zo ver als jij wil want de beveiliging en toegang binnen de apotheeksoftware zijn in te stellen per module (facturatie, tarificatie, bestellingen,…), op niveau van rapporten en statistieken, zelfs tot op niveau van de functieknoppen. Ook in het geval van een nieuwe medewerker stel je centraal in welke rechten die heeft en dan is deze gebruiker gekend in alle apotheken.

Om het toegangsbeheer en de traceerbaarheid gebruiksvriendelijk te houden, kunnen je medewerkers inloggen met een badge. Elke medewerker heeft een unieke identificator en zo is de gebruiker gekend voor alle verkopen, stockwijzigingen, kassa-afsluitingen,…. .

Overweeg je om groepsaankopen te organiseren met andere zelfstandige apothekers?

Weet dan dat Corilus de nodige begeleiding voorziet om dit organisatorisch in goede banen te leiden. Dit kan perfect met apotheken die uitgerust zijn met CareConnect Pharmacist en het vormt helemaal geen probleem om dit te combineren met andere apotheeksoftware.

👉 Vul volgende aanvraag in en dan nemen wij met plezier contact op!