7 tips voor een optimaal voorraadbeheer

Stijn De Jaeger
Dec 21, 2020 7:30:00 AM
5 min leestijd

Een optimaal voorraadbeheer is voor elke apotheek essentieel. Hierdoor kan je jouw patiënten een perfecte service bieden, vermijd je vervallen producten en extra kosten. In dit artikel lichten we 7 interessante functionaliteiten in je apotheek-software toe voor een optimaal voorraadbeheer.

1. Minimum- en maximumdrempels

Elke apotheeksoftware werkt met minimum- en maximumdrempels voor een actief stockbeheer van de artikelen die je op voorraad wenst te hebben.

Het is op basis van deze drempels dat je apotheeksoftware overgaat tot een bestelling. In veel software oplossingen daalt de voorraad op het moment dat je een artikel in aflevering brengt en dan wordt het al toegevoegd aan de bestelrol. Heel vervelend als je voor een patiënt enkel wat informatie aan het opzoeken was.
Dit zorgt bijgevolg voor extra werk om dit artikel te verwijderen uit de bestelrol – als je er al aan denkt! - of zelfs extra kosten wanneer dit artikel onnodig besteld wordt.

Tip!

In CareConnect Pharmacist is dit scenario ondenkbaar aangezien de voorraad pas daalt na het afsluiten van de verkoop. Kleine details maken vaak een groot verschil.

2. Totale voorraad versus beschikbare voorraad

Maakt jouw apotheeksoftware ook een onderscheid tussen de totale voorraad van een artikel en de voorraad beschikbaar voor verkoop? Dit is nochtans handig want artikelen die vervallen, beschadigd of gereserveerd zijn, zijn nog steeds voorradig in je systeem maar niet meer beschikbaar voor verkoop.

Totale voorraad versus beschikbare voorraad

Afbeelding: Er zijn 2 stuks voorradig in de apotheek, maar 0 stuks beschikbaar voor verkoop aangezien deze gereserveerd zijn.

Door dit onderscheid verlies je geen tijd meer met het zoeken naar die ene verpakking die volgens de computer nog op voorraad is, en uiteindelijk in de kast met reservaties blijkt te liggen.

3. Intelligent instellen van de stockdrempels

Dankzij een semi-dynamisch stockbeheer beheert de software zelf de stockdrempels in functie van de gemiddelde verkopen per maand. Zo kan je erop vertrouwen dat bij een stijgende verkoop van een bepaald artikel, de drempels automatisch worden verhoogd om stockbreuken in de apotheek te vermijden.

Behoud je liever zelf volledig de controle? Geen enkel probleem. Volg dan zeker de raad op die het programma je geeft. Bij een stijgende of dalende verkoop van een artikel, wordt dit aangegeven in aflevering. Hou hier rekening mee om je drempels eventueel te herzien.

instellen stockdrempels 1instellen stockdrempels

4. Jouw software voorspelt de toekomst! (van je voorraad)

De term 'Winkeldochters' klinkt je wellicht niet onbekend in de oren. Het gaat over de artikelen die x maanden niet zijn verkocht en eigenlijk stof staan te vergaren in jouw apotheek. Elke software heeft wel een rapport om deze te detecteren. Maar dit geeft je een blik op het verleden en helpt je niet om kosten te vermijden. De vervaldata van deze artikelen komt dichterbij of is zelfs al verstreken. Dit maakt het moeilijk om hiervoor nog actie te ondernemen.

Beter is om een inzicht te hebben in de toekomstige overstocks. Op basis van de gemiddelde verkopen voorspelt CareConnect Pharmacist waar er potentiële valkuilen liggen. Artikelen die binnen 3 maanden nog op voorraad zullen zijn, worden aanzien als overstock en voorraad die binnen 6 maanden nog niet uitgeput zal zijn, is dode stock. Op die manier kan je vandaag al acties ondernemen om dit toekomstige scenario te vermijden.

Tip!

Baseer je op de waarde in € van deze potentiële overstock en dode stock om zo de prioriteit te bepalen van de artikelen waarvoor je actie dient te ondernemen.

overstock dode stock

5. Haal artikelen correct uit voorraad en volg je creditnota’s op

Elke stockwijziging moet gerechtvaardigd zijn. Bij een verkoop is dit evident, maar in geval van bijvoorbeeld vervallen artikelen is het absoluut geen goed idee om de voorraad simpelweg aan te passen. Dit wekt namelijk achterdocht bij de fiscus.

Leestip!

7 tips voor apothekers bij het afsluiten van het boekjaar

Door gebruik te maken van de retourmodule sla je 2 vliegen in 1 klap. Hiermee verwijder je artikelen uit  de voorraad op een boekhoudkundig correcte wijze. Dit zorgt ook voor een correctere inventaris. Daarnaast voorziet de functionaliteit in een opvolging van de creditnota’s voor artikelen die werden teruggestuurd naar de groothandel of het labo.

Gebruik dit voor vervallen producten, maar ook voor beschadigde verpakkingen, verkeerd geleverde artikelen,… die vernietigd worden of retour worden gestuurd naar de leverancier.

Je valoriseert op deze manier je boekhoudkundige verliezen, zowel voor de vernietigde artikelen als voor de artikelen die deels werden gecompenseerd door de groothandel of het labo.

6. Virtuele assistent vervaldagbeheer

Dankzij de intrede van de 2D-barcode worden de vervaldata automatisch geregistreerd bij het wegzetten van de bestelling met een barcodescanner. Dit is niet alleen veel correcter, maar het bespaart je ook een pak tijd.

CareConnect Pharmacist beheert zonder probleem meerdere vervaldata per CNK. Enkel het aantal (binnenkort) vervallen verpakkingen wordt opgelijst in het rapport van de vervallen artikelen. Dit bespaart je een pak werk bij het verzamelen van de vervallen verpakkingen.

Tip!

CareConnect Pharmacist houdt ook rekening met de terugnamevoorwaarden van de leverancier als die gekend zijn en lijst ook de producten op die pas binnen enkele maanden vervallen maar nu nog (deels) kunnen gecompenseerd worden door de groothandel.

De virtuele assistent van CareConnect Pharmacist zal je proactief informeren wanneer er acties dienen ondernomen te worden in verband met (binnenkort) vervallen artikelen. In deze module worden opnieuw de (binnenkort) vervallen artikelen weergegeven, maar kan je onmiddellijk gaan bepalen welke verpakkingen je wil terugsturen naar de leverancier of welke kunnen vernietigd worden.

viruele assistent careconnect pharmacist

7. Rentabiliteit meten van je gamma’s

Om bepaalde merken te kunnen aanbieden in je apotheek ben je vaak verplicht om ineens een volledig gamma op te nemen. Hier staat natuurlijk een investering tegenover. Maar ken je de rentabiliteit van deze investering? Zo een gamma neemt een belangrijk deel van jouw apotheekruimte in beslag en is dat wel opportuun?

Heel vaak merken we dat apothekers zich baseren op een buikgevoel om een antwoord te geven op die vragen. Maar een degelijke apotheeksoftware helpt je met de juiste data om hier beter inzicht in te krijgen. Baseer je aub op deze gegevens om juiste beslissingen te nemen.

Tip!

Door de stockwaarde van een gamma af te toetsen met de omzet in een bepaalde periode, meet je over hoeveel maanden je de investering terugverdient. Doe dit voor alle gamma’s die je in voorraad hebt. Zo wordt het al snel duidelijk welke gamma’s succesvolle investeringen zijn.

Conclusie

Vanuit deze evaluatie van je voorraad komen er ongetwijfeld een hele reeks artikelen naar boven die je liever kwijt dan rijk bent.  Het goede nieuws is dat je het nu weet en er iets kan aan doen! Stel omruilingen voor aan je leveranciers, overweeg een straffe promotie om bepaalde artikelen uit te verkopen,…

Leestip!

Ook je apotheeksoftware kan helpen om de rotatie van bepaalde artikelen (tijdelijk) te verhogen. Lees ons artikel 'OTC & apotheeksoftware: ideale combi voor volledig farmaceutisch advies'.

Heb jij al een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?

Een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad is heel belangrijk. Het leidt tot lagere inkoopprijzen, minder transportkosten, een efficiënter tijdsbesteding en minder opslagruimte. 6  interessante functionaliteiten helpen je jouw aankoopbeheer te optimaliseren.
Gebruik je al CareConnect Pharmacist en wil je je verkoopbeheer optimaliseren? 

Bekijk dan hoe wij jou en je team kunnen helpen via een coaching op maat!

Ook interessant:

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Nog geen reacties

Laat ons weten wat jij denkt.