Une gestion optimale de votre stock est essentielle pour chaque pharmacie. Elle vous permet d'offrir à vos patients un service parfait, mais aussi d'éviter des produits périmés et des coûts supplémentaires. Dans cet article, nous vous expliquons 7 fonctionnalités intéressantes de votre logiciel de pharmacie pour une gestion optimale des stocks.
1. Seuils minimums et maximums
La base d'une bonne gestion des stocks
Chaque logiciel de pharmacie utilise des seuils minimums et maximums pour la gestion active des articles que vous souhaitez avoir en stock.
C'est sur la base de ces seuils que votre logiciel de pharmacie procédera à une commande. Dans de nombreuses solutions logicielles, le stock diminue dès que vous sélectionnez un article en mode Délivrance. Il est alors ajouté au registre des commandes. C’est ennuyeux si vous ne cherchiez en réalité que des informations pour un patient. Cela implique une surcharge de travail pour retirer cet article du registre des commandes - si vous y pensez du moins ! - et peut générer des coûts supplémentaires si cet article est commandé inutilement.
Astuce !
Dans CareConnect Pharmacist, ce scénario est impensable puisque le stock ne diminue qu'après la clôture de la vente. Les petits détails font souvent une grande différence.
Réglage intelligent des seuils de stock
Grâce à une gestion des stocks semi-dynamique, le logiciel gère lui-même les seuils de stock en fonction de la moyenne des ventes par mois. Ainsi, vous avez la certitude que lorsque les ventes d'un certain article augmentent, les seuils sont automatiquement relevés pour éviter les ruptures de stock dans la pharmacie.
Vous préférez garder le contrôle total vous-même ? Aucun problème. Dans ce cas, veillez à suivre les conseils que le programme vous donne. Toute augmentation ou diminution des ventes d'un article est indiquée en Délivrance. Tenez-en compte pour revoir vos seuils si nécessaire.
Conseil de lecture!
Gérer vos achats pour le stock en pharmacie de manière intelligente
2. Prévisions de rentabilité
Pour pouvoir proposer certaines marques dans votre pharmacie, vous êtes souvent obligé d'inclure une gamme complète. Il y a évidemment un investissement en contrepartie. Mais connaissez-vous la rentabilité de cet investissement ? Une telle gamme occupe une part importante de l'espace de votre pharmacie, mais est-ce vraiment opportun ?
Très souvent, nous constatons que les pharmaciens se fient à leur instinct pour répondre à ces questions. Cependant, un bon logiciel de pharmacie vous aide à y répondre en vous fournissant les données adéquates. Il ne vous reste plus qu’à vous baser sur ces données pour prendre les bonnes décisions.
Astuce !
En comparant la valeur du stock d'une gamme avec le chiffre d'affaires sur une certaine période, vous pouvez déterminer le nombre de mois nécessaires pour rentabiliser votre investissement. Faites-le pour toutes les gammes que vous avez en stock. De cette manière, vous saurez clairement quelles gammes sont des investissements fructueux.
Essayez également de viser une rotation d'au moins un an. Les grandes chaînes visent une rotation de 3 mois.
3. Évitez les produits périmés
Un contrôle manuel mensuel demande beaucoup de travail. Utilisez donc le système de gestion des données de péremption de votre logiciel.
Grâce à l'introduction du code-barres 2D, les dates de péremption sont automatiquement enregistrées lors de l'approvisionnement de la commande à l'aide d'une douchette. Non seulement les données sont beaucoup plus correctes, mais cela vous fait aussi gagner beaucoup de temps.
CareConnect Pharmacist gère facilement plusieurs dates de péremption par CNK. Seul le nombre d'emballages (bientôt) périmés est indiqué dans le rapport sur les articles périmés. Cela vous évite beaucoup de travail lors du regroupement des emballages périmés.
Astuce !
CareConnect Pharmacist tient également compte des conditions de reprise du fournisseur si celles-ci sont connues et dresse aussi la liste des produits qui n'expirent que dans quelques mois, mais qui peuvent encore être (partiellement) compensés par le grossiste.
L'assistant virtuel de CareConnect Pharmacist vous informera de manière proactive lorsque des mesures doivent être prises concernant des articles (bientôt) périmés. Dans ce module, les articles (bientôt) périmés sont à nouveau affichés, mais vous pouvez immédiatement déterminer les emballages que vous souhaitez renvoyer au fournisseur ou qui peuvent être détruits.
4. Veillez sur vos « rossignols »
Le terme de « rossignols » ne vous est peut-être pas inconnu. Il s'agit d'articles qui n'ont pas été vendus depuis x mois et qui sont en train de prendre la poussière dans votre pharmacie.
- Ils prennent de la place inutilement ;
- c'est de l'argent dormant sur votre étagère ;
- vous augmentez le risque de produits périmés.
Vérifiez donc le rapport rossignols de votre logiciel tous les mois ! Chaque logiciel dispose d'un rapport pour les détecter. Toutefois, ce rapport vous donne une idée du passé et ne vous aide pas à éviter des coûts. Les dates de péremption de ces articles approchent ou sont déjà dépassées. Il est donc difficile de prendre des mesures pour les liquider.
Il est préférable d'avoir un aperçu des futurs surstocks. D’après la moyenne des ventes, CareConnect Pharmacist prévoit les pièges potentiels. Les articles qui seront encore en stock dans les 3 mois sont considérés des surstock et les stocks qui ne seront pas épuisés dans les 6 mois sont des stocks morts. De cette manière, vous pouvez déjà agir dès maintenant pour éviter ce scénario futur.
Grâce à ces informations, vous pouvez liquider les stocks superflus en misant, par exemple, sur des offres lointaines, des actions promotionnelles, etc.
Astuce !
Prévoir les surstocks potentiels : basez-vous sur la valeur en euros de ce surstock potentiel et de ce stock mort pour déterminer la priorité des articles pour lesquels vous devez agir.
Surstock = stock après X mois sur la base des statistiques d'un an
Stock mort = stock après Y mois sur la base des statistiques de 1 an
5. Misez sur l'OTC et la parapharmacie !
Les médicaments en vente libre et la parapharmacie peuvent représenter 55 à 70 % de vos ventes, mais cette part est actuellement en baisse. En se concentrant sur des catégories de produits spécifiques, on constate que le segment "toux et rhume" a chuté de 23 %. Ce sont les analgésiques, les médicaments contre la toux et les médicaments contre les maux de gorge qui enregistrent la plus forte baisse des ventes.
Cependant, votre conseil ici peut confirmer votre rôle de conseiller pharmaceutique adapté au patient. La condition est que vous adaptiez votre offre à vos patients (jeunes familles ? personnes âgées ?) et au lieu (village, ville, quartier étudiant, ...). Vous devez avoir une bonne connaissance de votre patientèle (potentielle).
Conseil de lecture !
Comment faire la différence en tant que pharmacien avec l'OTC
6. Misez sur de bons conseils pharmaceutiques et sur la vente croisée !
Votre pharmacie est peut-être une entreprise, mais en tant que prestataire de soins de santé, vous ne voulez évidemment pas paraître trop commercial. Vous pourriez donc être plus enclin à éviter la vente croisée, c'est-à-dire la vente de produits connexes. Toutefois, il n'y a rien de mal à cela, si vous le faites dans le cadre d'un rôle de conseil.
Un exemple : un patient vient-il pour un antibiotique susceptible de provoquer des troubles intestinaux ? Dans ce cas, n'hésitez pas à lui recommander également un probiotique. Votre patient souffre d'halitose ? Faites-lui alors remarquer l'effet maximal de la combinaison entre le dentifrice, le fil dentaire et le bain de bouche antibactérien.
Tout commence donc par de bons conseils pharmaceutiques, et pour cela, vous et votre équipe devez
- poser les bonnes questions lors de la vente d'un produit particulier ;
- et recommander les produits complémentaires nécessaires.
Le résultat ? Un patient bien conseillé + des ventes supplémentaires.
Astuce !
CareConnect Pharmacist vous aide dans cette tâche en vous donnant des conseils sur les médicaments en vente libre, en vous associant à la vente et en vous proposant PharmaCare, notre nouveau module de soins pharmaceutiques continus.
7. Mesurer la rentabilité de vos gammes
La fonctionnalité « Conseils OTC » vous permet de lier les articles à un ou plusieurs mots-clés afin de pouvoir trouver rapidement ces articles en délivrance.
Pourquoi et quand utiliser cette fonctionnalité ?
✔️Harmoniser le conseil OTC au sein de l’équipe officinale
Exemples -> "Toux sèche", "Piqûres d'insectes usage externe”, ... Faites de même pour tous les produits de la trouss de vacances pex.
✔️Aider à la recherche d’articles
Exemples -> Regroupez les articles qui peuvent être utilisés en toute sécurité en cas d'affections courantes de la grossesse. Les produits conseils pour la ménopause, les yeux secs, les mycoses des ongles.
✔️Eliminer du surstock
Avez-vous un surstock important d'un certain sirop contre la toux ? Ajoutez-le au mot-clé "Toux sèche" et en utilisant ce terme de recherche, ce CNK sera systématiquement proposé.
✔️Conseiller des articles dont la date d’expiration est courte
Conclusion
Cette évaluation de votre stock vous permettra sans nul doute d’identifier toute une série d'articles dont il vaut mieux se débarrasser. La bonne nouvelle, c'est que vous le savez dès maintenant et que vous pouvez faire quelque chose pour y remédier ! Proposez des échanges à vos fournisseurs, envisagez une promotion intéressante pour vendre certains articles, etc.
Conseil de lecture !
Votre logiciel de pharmacie peut également vous aider à augmenter (temporairement) la rotation de certains articles. Lisez notre article «OTC et logiciel de pharmacie : combinaison idéale pour conseil pharmaceutique cohérent ».
Vous utilisez déjà CareConnect Pharmacist et souhaitez optimiser votre gestion des ventes ?
Dans ce cas, découvrez comment nous pouvons vous aider, vous et votre équipe, grâce à un coaching sur mesure !
