Une gestion optimale de votre stock est essentielle pour chaque pharmacie. Elle vous permet d'offrir à vos patients un service parfait, mais aussi d'éviter des produits périmés et des coûts supplémentaires. Dans cet article, nous vous expliquons 7 fonctionnalités intéressantes de votre logiciel de pharmacie pour une gestion optimale des stocks.
Chaque logiciel de pharmacie utilise des seuils minimums et maximums pour la gestion active des articles que vous souhaitez avoir en stock.
C'est sur la base de ces seuils que votre logiciel de pharmacie procédera à une commande. Dans de nombreuses solutions logicielles, le stock diminue dès que vous sélectionnez un article en mode Délivrance. Il est alors ajouté au registre des commandes. C’est ennuyeux si vous ne cherchiez en réalité que des informations pour un patient. Cela implique une surcharge de travail pour retirer cet article du registre des commandes - si vous y pensez du moins ! - et peut générer des coûts supplémentaires si cet article est commandé inutilement.
Astuce !
Dans CareConnect Pharmacist, ce scénario est impensable puisque le stock ne diminue qu'après la clôture de la vente. Les petits détails font souvent une grande différence.
Votre logiciel de pharmacie fait-il aussi une distinction entre le stock total d'un article et le stock disponible à la vente ? Toutefois, cette fonction est pratique, car les articles périmés, endommagés ou réservés sont toujours en stock dans votre système, mais ne sont plus disponibles à la vente.
Illustration : Il y a 2 pièces en stock à la pharmacie, mais 0 pièce disponible à la vente, car elles sont réservées.
Grâce à cette distinction, vous ne perdez plus de temps à chercher un emballage qui, selon l'ordinateur, est encore en stock et qui se trouve en fait dans l’armoire des réservations.
Grâce à une gestion des stocks semi-dynamique, le logiciel gère lui-même les seuils de stock en fonction de la moyenne des ventes par mois. Ainsi, vous avez la certitude que lorsque les ventes d'un certain article augmentent, les seuils sont automatiquement relevés pour éviter les ruptures de stock dans la pharmacie.
Vous préférez garder le contrôle total vous-même ? Aucun problème. Dans ce cas, veillez à suivre les conseils que le programme vous donne. Toute augmentation ou diminution des ventes d'un article est indiquée en Délivrance. Tenez-en compte pour revoir vos seuils si nécessaire.
Le terme de « Rossignols » ne vous est peut-être pas inconnu. Il s'agit d'articles qui n'ont pas été vendus depuis x mois et qui sont en train de prendre la poussière dans votre pharmacie. Chaque logiciel dispose d'un rapport pour les détecter. Toutefois, ce rapport vous donne une idée du passé et ne vous aide pas à éviter des coûts. Les dates de péremption de ces articles approchent ou sont déjà dépassées. Il est donc difficile de prendre des mesures pour les liquider.
Il est préférable d'avoir un aperçu des futurs surstocks. D’après la moyenne des ventes, CareConnect Pharmacist prévoit les pièges potentiels. Les articles qui seront encore en stock dans les 3 mois sont considérés des surstock et les stocks qui ne seront pas épuisés dans les 6 mois sont des stocks morts. De cette manière, vous pouvez déjà agir dès maintenant pour éviter ce scénario futur.
Astuce !
Basez-vous sur la valeur en euros de ce surstock potentiel et de ce stock mort pour déterminer la priorité des articles pour lesquels vous devez agir.
Tout changement de stock doit être justifié. Dans le cas d'une vente, c'est évident, mais en cas d'articles périmés par exemple, il est vivement déconseillé d'adapter tout simplement le stock. En effet, cette opération suscite la méfiance des autorités fiscales.
Conseil de lecture !
7 conseils aux pharmaciens pour clôturer l’exercice comptable
En utilisant le module de retour, vous faites d'une pierre deux coups. Cela vous permet de retirer des articles du stock en effectuant une opération comptable correcte et d’obtenir un inventaire plus précis. En outre, la fonctionnalité permet d'effectuer un suivi des notes de crédit pour les articles qui ont été retournés au grossiste ou au laboratoire.
Utilisez-la pour les produits périmés, mais aussi pour les emballages endommagés, les articles livrés de manière erronée, etc., qui sont détruits ou renvoyés au fournisseur.
Vous valorisez ainsi vos pertes comptables, tant pour les articles détruits que pour ceux qui ont été partiellement compensés par le grossiste ou le laboratoire.
Grâce à l'introduction du code-barres 2D, les dates de péremption sont automatiquement enregistrées lors de l'approvisionnement de la commande à l'aide d'une douchette. Non seulement les données sont beaucoup plus correctes, mais cela vous fait aussi gagner beaucoup de temps.
CareConnect Pharmacist gère facilement plusieurs dates de péremption par CNK. Seul le nombre d'emballages (bientôt) périmés est indiqué dans le rapport sur les articles périmés. Cela vous évite beaucoup de travail lors du regroupement des emballages périmés.
Astuce !
CareConnect Pharmacist tient également compte des conditions de reprise du fournisseur si celles-ci sont connues et dresse aussi la liste des produits qui n'expirent que dans quelques mois, mais qui peuvent encore être (partiellement) compensés par le grossiste.
L'assistant virtuel de CareConnect Pharmacist vous informera de manière proactive lorsque des mesures doivent être prises concernant des articles (bientôt) périmés. Dans ce module, les articles (bientôt) périmés sont à nouveau affichés, mais vous pouvez immédiatement déterminer les emballages que vous souhaitez renvoyer au fournisseur ou qui peuvent être détruits.
Pour pouvoir proposer certaines marques dans votre pharmacie, vous êtes souvent obligé d'inclure une gamme complète. Il y a évidemment un investissement en contrepartie. Mais connaissez-vous la rentabilité de cet investissement ? Une telle gamme occupe une part importante de l'espace de votre pharmacie, mais est-ce vraiment opportun ?
Très souvent, nous constatons que les pharmaciens se fient à leur instinct pour répondre à ces questions. Cependant, un bon logiciel de pharmacie vous aide à y répondre en vous fournissant les données adéquates. Il ne vous reste plus qu’à vous baser sur ces données pour prendre les bonnes décisions.
Astuce !
En comparant la valeur du stock d'une gamme avec le chiffre d'affaires sur une certaine période, vous pouvez déterminer le nombre de mois nécessaires pour rentabiliser votre investissement. Faites-le pour toutes les gammes que vous avez en stock. De cette manière, vous saurez clairement quelles gammes sont des investissements fructueux.
Cette évaluation de votre stock vous permettra sans nul doute d’identifier toute une série d'articles dont il vaut mieux se débarrasser. La bonne nouvelle, c'est que vous le savez dès maintenant et que vous pouvez faire quelque chose pour y remédier ! Proposez des échanges à vos fournisseurs, envisagez une promotion intéressante pour vendre certains articles, etc.
Conseil de lecture !
Votre logiciel de pharmacie peut également vous aider à augmenter (temporairement) la rotation de certains articles. Lisez notre article «OTC et logiciel de pharmacie : combinaison idéale pour conseil pharmaceutique cohérent ».
Disposez-vous déjà d'une gestion intelligente des achats pour votre stock en pharmacie ?
Une gestion intelligente des achats pour votre stock en pharmacie est très importante. Elle permet une baisse des prix d'achat et des coûts de transport, une utilisation plus efficace du temps et une diminution de l'espace de stockage. 6 fonctionnalités intéressantes vous aident à optimiser la gestion de vos achats.
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