Afleverrobots in apotheken zijn een verdere stap naar automatisatie en digitalisatie. En ze hebben nog heel wat andere voordelen. Maar zijn ze al een logische keuze voor apothekers in België? Waarom zou je kiezen voor zo’n robot? En waar moet je op letten bij de aankoop? Wij zochten het uit.
In totaal zijn er een 995 afleverrobots in België actief. Dit wil zeggen dat momenteel 1 op de 5 apotheken in België uitgerust is met één van deze robots. De meerderheid van de robots bevinden zich in Vlaamse apotheken.
In 2020 werden er in België ongeveer 126 van deze robots verkocht. Dit blijkt uit de gegevens van de 4 grootste spelers van dit product: BD Rowa, Gollmann, MediTech en Tecnyfarma. We spreken hier over robots die bestemd zijn voor apothekers die er nog geen bezaten. Apothekers die dus de stap hebben gezet naar een verdere automatisatie en digitalisering van hun apotheek. De leveranciers van dergelijke robots zien hier een significante stijging van ‘kleinere’ apotheken die de stap zetten naar ‘totale’ automatisatie.
Vervanging van een bestaande robot blijkt in België nog zo goed als onbestaand te zijn. Dit komt door de levensduur van een dergelijke afleverrobot welke momenteel gemiddeld op 15 jaar ligt. De vervangingsmarkt in België laat dus nog even op zich wachten.
Waarschijnlijk heb je jezelf al eens de vraag gesteld: “Waarom zou ik kiezen voor een afleverrobot?” Om deze afweging te kunnen maken, is het nuttig om de voordelen eens te doorlopen. Aan jou om ze kritisch te bekijken.
Leestip!
Philippe Paindaveine heeft van zijn verhuizing naar zijn nieuwe apotheek geprofiteerd om te investeren in een afleverrobot. "Een afleverrobot is zijn investering helemaal waard."
Automatisatie moet je meer tijd voor je patiënt bezorgen. Jouw robot gaat op zoek naar de juiste medicatie en levert dit snel en correct af. Jij kan je dus focussen op de patiënt en zijn of haar noden. Zo kan je jouw expertise als zorgverlener meer in de verf zetten en je patiënten helpen en adviseren. Een patiënten coach dus: een nieuwe rol die een apotheker moet opnemen om het verschil te maken.
Wist je dat?
Een apotheker zonder afleverrobot gemiddeld 6km per dag aflegt om producten te gaan halen voor patiënten? Dat is een tijdverlies van 1u20 per dag.
Dankzij de intelligentie en digitalisatie van een afleverrobot heb je nauwgezette controle op jouw stock. De robot doet een automatische controle van de binnengekomen bestellingen en zal afwijkingen melden. Wanneer bijvoorbeeld een product geleverd wordt dat niet besteld werd, zal de robotsoftware dit melden bij het manueel wegzetten; of dit product terug uitwerpen bij het automatisch wegzetten. Hetzelfde gebeurt voor een product dat te veel geleverd werd.
¾ van je totale stock kan in de robot opgeslagen worden. Zo hou je jouw inventaris makkelijk up-to-date en met 1 druk op de knop heb je een totaaloverzicht.
Leestip!
Door de ondersteuning van een afleverrobot vermijd je verloren kosten door vervallen medicatie. De robot zorgt voor een effectiever en efficiënter vervaldatabeheer door de houdbaarheidsdata te controleren via een 2d datamatrix. Zo wordt het principe ‘first expiring first out (FEFO)’ gehanteerd.
Wist je dat?
Een apotheek gemiddeld 2000 à 3000 € per jaar verliest door vervallen producten en een niet geautomatiseerd stock management?
Overweeg daarom ook een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad en lees onze 7 tips voor een optimaal voorraadbeheer.
Met de aanwezigheid van een afleverrobot in je apotheek heb je minder vierkante meter stock- en uitpakruimte nodig. Jouw stockruimte wordt door de robot ook groter. Als je met kasten werkt, kan je maar tot een bepaalde hoogte gaan aangezien je zelf de medicatie moet kunnen pakken. Een afleverrobot kan een grotere hoogte aan en zo kan je jouw stockruimte maximaliseren.
De robot zelf kan je gerust delokaliseren. Deze voorraad moet nu niet per se dicht bij de toonbank staan. De robot kan uitgerust worden met verschillende systemen om de verpakkingen tot aan de toonbank te brengen. Zo kan een robot in de kelder staan, op de 1ste verdieping, een aanpalende ruimte, in de toonbank, … Bij gebruik van trekkasten, is het wel belangrijk dat ze zich zo dicht mogelijk bij de toonbank bevinden.
Hierdoor heb je meer ruimte beschikbaar om je apotheek op gebied van inrichting te optimaliseren: het vergroten van de publieksruimte, ruimte vrijmaken voor een discrete ruimte, …
Zonder afleverrobot heb je veel manueel werk bij het verwerken van bestellingen. Je moet je bestellingen valideren in de apotheeksoftware en daarna nog eens wegzetten in de kasten. Daar kruipt snel heel wat kostbare tijd in. Een afleverrobot handelt een binnengekomen bestelling volautomatisch af door een koppeling met de apotheeksoftware voor de validatie van de bestelling. En onmiddellijk na de validatie verwerkt de robot de bestelling en legt de producten op de juiste plaats.
Een muurautomaat maakt het mogelijk om ook buiten de openingsuren voorschriftvrije artikelen te verkopen. Zo blijft je apotheek 24/7 beschikbaar voor je patiënt. Een niet te onderschatten service die ook je klantenbinding ten goede komt.
Ook voor het afhalen van reservaties buiten de openingsuren is dit de ideale oplossing. Zo bied je de flexibiliteit aan om je patiënten ook na sluitingstijd verder te helpen. Door het scannen van de barcode op de reservatiebon weet het systeem perfect over welk artikel het gaat en wordt dit afgeleverd aan de patiënt.
Muurautomaten bestaan in verschillende vormen en formaten, stand-alone of gekoppeld met jouw afleverrobot.
Als eerste punt: de aankoopprijs. Uiteraard is dit een heel belangrijke factor in het overweging proces tot aankoop. De laatste jaren is de aankoopprijs van een dergelijke robot aanzienlijk gedaald. Dit zorgt ervoor dat deze investering zelfs voor eenmanszaken realistisch is.
Om je een prijsindicatie te geven: de aankoopprijs van een afleverrobot ligt tussen de 75.000 en de 125.000 € voor een gemiddelde apotheek (1 titularis, 1à 2 medewerkers, 3 afleverstations). De prijs voor een automatische inlaadmodule ligt tussen de 17.000 en de 25.000 €.
Dit is uiteraard een stevige investering maar het is tegelijkertijd ook een slimme investering: zo kan je inbrengbare kosten maken en bovendien betaalt deze investering zichzelf terug na 3 jaar bij het gebruik van een robot met automatische inlading.
Om optimaal gebruik te maken van de functionaliteit van de robot is het aangewezen om alle voorschriftgebonden medicatie er in te stockeren, alsook zeker 10% van de OTC-producten. Meer en meer gerobotiseerde apotheken voorzien ook een muurafhaalautomaat, zo beantwoorden ze aan de grote vraag naar flexibiliteit van hun patiënten. Hiervoor wordt ook een deel van de vrije verkoopbare producten uit de apotheek in de robot gestockeerd.
We hebben het al gehad over de optie van de automatische inlaadmodule. Dit is ook de optie die de meerderheid van de apotheken kiest om maximaal voordeel te hebben bij de automatisatie van hun apotheek.
Een onderhoudscontract is een noodzakelijk iets voor de continue goede werking van je robot. En onderhoud is noodzakelijk voor het mechanisme van je robot, maar ook voor de software van je robot. Vraag dus goed na of alle updates van de software hier ook onder vallen. Normaal gezien is ook het abonnement voor de software inbegrepen in een dergelijk onderhoudscontract.
Meer en meer wordt er ook gewerkt met digitale schermen die gelinkt zijn aan de robot. Deze schermen ondersteunen jou en je patiënt bij de zoektocht naar het ideale OTC product. Via het scherm kan je de gewenste verpakking laten ‘bezorgen’ aan de toonbank terwijl je je patiënt verder adviseert. Vaak vervangen deze schermen de fysieke OTC-voorraad die zich achter de toonbank bevindt.
Leestip!
Haal meer uit je robot door je afleverrobot te koppelen met je apotheeksoftware.
Jouw huidige stock en type apotheek (lever je bijvoorbeeld ook aan woonzorgcentra?) zijn 2 belangrijke parameters voor het bepalen van de capaciteit en de grootte van jouw robot. De leveranciers doen hier vaak een beroep op het softwarehuis om, met jouw toestemming, een inventaris op te maken en te gaan kijken naar de top 100 van jouw verkopen.
Er wordt natuurlijk ook geluisterd naar jouw toekomstplannen: komt er een uitbreiding, verwacht je een groei de komende jaren, … om je robot future proof te maken: je kan immers klein beginnen maar ga je na een tijd nieuwe samenwerkingen aangaan (bijvoorbeeld met woonzorgcentra), hou dan rekening met de inrichting van je apotheek en de plaats van je robot zodat je deze op termijn nog kan uitbreiden.
Als afsluiter nog 3 praktische tips
1. Let op waar je je robot plaatst, vooral in geval van wachtdiensten. Als je de nacht doorbrengt in de apotheek en een lichte slaper bent, zorg dan dat de robot niet vlak naast je bed staat. De optimalisatie van de voorraad in de robot gebeurt vaak ook ’s nachts en dat zorgt toch altijd voor een (beetje) geluidsoverlast als het verder muisstil is
2. Bij een robot die in de apotheekruimte staat, loopt de binnentemperatuur makkelijk +2° op. Voor veel geneesmiddelen ligt de bewaartemperatuur op maximaal 25°. Om de medicatie ook in de zomer onder correcte omstandigheden te blijven bewaren, voorzie je misschien best ook airconditioning in de apotheek.
3. Veel apotheken rusten hun hardware uit met een noodbatterij om ze te beschermen tegen stroomstoten (blikseminslag) of om nog ‘even’ operationeel te blijven bij stroompannes. Overweeg ook om je afleverrobot hiervan te voorzien.
➡️ Dit artikel kwam tot stand met de hulp van BD Rowa, Gollmann, MediTech en Tecnyfarma. Ben je op zoek naar meer informatie over een afleverrobot voor jouw apotheek? Surf dan zeker eens naar hun websites.
