Les robots de distribution dans les pharmacies constituent une nouvelle étape vers l'automatisation et la numérisation. Ils présentent en outre bien d'autres avantages. Mais représentent-ils déjà un choix logique pour les pharmaciens en Belgique ? Pourquoi choisir ce genre de robot ? Et à quoi devez-vous faire attention lorsque vous achetez ? Nous avons cherché à en savoir plus.
Au total, 995 robots de distribution sont opérationnels en Belgique. Cela signifie qu’aujourd’hui, 1 pharmacie sur 5 en Belgique possède un de ces robots. La majorité des robots se trouvent dans des pharmacies flamandes.
En 2020, environ 126 de ces robots ont été vendus en Belgique. C'est ce que révèlent les données des 4 plus grands fabricants de ce produit : BD Rowa, Gollmann, MediTech et Tecnyfarma. Nous parlons ici de robots destinés aux pharmaciens qui n'en possédaient pas encore. Des pharmaciens qui ont donc franchi le pas vers une automatisation et une numérisation plus poussée de leur pharmacie. Les fournisseurs de ces robots constatent une augmentation significative du nombre de "petites" pharmacies qui franchissent le pas vers l'automatisation "totale".
Le remplacement d'un robot existant est quasiment inexistant en Belgique. Cela s’explique par la durée de vie d’un robot de distribution, qui est actuellement de 15 ans en moyenne. Le marché du remplacement n’est donc pas encore à l’ordre du jour.
Vous vous êtes probablement déjà posé la question : "Pourquoi devrais-je choisir un robot de distribution ?" Pour pouvoir répondre à cette question, il est utile de passer en revue les avantages. À vous de les envisager d’un œil critique.
Astuce de lecture!
Philippe Paindaveine a profité de son emménagement dans sa nouvelle pharmacie pour investir dans un robot. « Grâce à mon robot, je suis plus à l’écoute de mes patients. »
L'automatisation devrait vous donner plus de temps à consacrer à votre patient. Votre robot va chercher le bon médicament et le délivre rapidement et correctement. Ceci évite aussi le risque d’erreurs lors de la manipulation. Pendant ce temps, vous pouvez vous concentrer sur le patient et ses besoins. Vous pouvez ainsi mettre en valeur votre expertise en tant que prestataire de soins, aider et conseiller vos patients. Une sorte de coach pour les patients : un rôle que le pharmacien doit optimaliser pour faire la différence.
Saviez-vous que?
Un pharmacien qui ne dispose pas d’un robot de distribution parcourt en moyenne 6 km par jour pour aller chercher les produits pour les patients ? Cela représente une perte de temps de 1 h 20 par jour.
Grâce à l'intelligence et à la numérisation d'un robot de distribution, vous pouvez contrôler précisément votre stock. Le robot effectue un contrôle automatique des commandes entrantes et signalera les écarts éventuels. Si, par exemple, un produit a été fourni sans avoir été commandé, le logiciel du robot le signalera en cas de chargement manuel ou rejettera ce produit en cas de chargement automatique. Il en va de même pour un produit ayant fait l'objet de trop nombreuses fournitures.
¾ de votre stock total peut être stocké dans le robot. De cette façon, vous tenez facilement votre inventaire à jour et, en appuyant sur un bouton, vous obtenez un aperçu complet.
Astuce de lecture!
➡️ 7 conseils pour une gestion optimale du stock en pharmacie
En l’acquisition d’un robot de distribution, vous évitez les frais liés aux médicaments périmés. Le robot assure une gestion plus efficace des données de péremption en contrôlant les dates de conservation via une matrice de données 2d. Il utilise le principe FEFO (First Expiring First Out).
Saviez-vous que?
Une pharmacie perd en moyenne de 2 000 à 3 000 € par an à cause de produits périmés et d’une gestion des stocks non automatisée ?
Pensez donc à une gestion intelligente des achats pour le stock de votre pharmacie et lisez nos 7 conseils pour une gestion optimale du stock.
Avec la présence d'un robot de distribution dans votre pharmacie, vous aurez besoin de moins d'espace de stockage et de déballage. Le robot augmentera même votre espace de stockage. Si vous utilisez des armoires, vous ne pouvez pas dépasser une certaine hauteur, étant donné que vous devez pouvoir prendre le médicament vous-même. Un robot de distribution peut gérer une hauteur plus élevée et vous pouvez ainsi maximiser votre espace de stockage.
Vous pouvez également délocaliser facilement le robot. Le stock ne doit pas nécessairement se trouver à proximité du comptoir. Le robot peut être équipé de différents systèmes pour amener les emballages jusqu’au comptoir. Par exemple, vous pouvez installer le robot à la cave, au 1er étage, dans une pièce attenante, dans le comptoir, etc. Toutefois, si vous utilisez des armoires-tiroirs, il est important qu’elles se trouvent le plus près possible du comptoir.
Vous disposez ainsi de plus d'espace pour optimiser l'aménagement de votre pharmacie : agrandissement de l'espace réservé aux patients, libération de place pour un espace discret, etc.
Sans robot de distribution, le traitement des commandes exige de votre part beaucoup de travail manuel. Vous devez valider vos commandes dans le logiciel de la pharmacie et ensuite les ranger dans les armoires. Cela prend vite beaucoup de temps.... et le temps, c’est de l’argent. Un robot de distribution traite une commande entrante de manière entièrement automatique grâce à une connexion avec le logiciel de la pharmacie pour la validation de la commande. Immédiatement après la validation, le robot traite la commande et range les produits au bon endroit.
Une console externe vous permet de vendre des articles sans ordonnance même en dehors des heures d'ouverture. Votre pharmacie reste ainsi à la disposition de votre patient 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un service à ne pas sous-estimer qui profite également à la fidélisation de votre patientèle.
C'est également la solution idéale pour récupérer les réservations hors des heures d'ouverture. Vous offrez ainsi la flexibilité nécessaire pour aider vos patients même après l'heure de fermeture de la pharmacie. En scannant le code-barres figurant sur le bon de réservation, le système sait exactement de quel article il d'agit et il est délivré au patient.
Les consoles externes existent sous différentes formes et tailles, autonomes ou reliés à votre robot interne.
En premier lieu : le prix d'achat. Il va de soi que ce facteur est très important dans le processus de réflexion avant l'achat. Ces dernières années, le prix d'achat d'un tel robot a fortement baissé. Cela rend cet investissement réaliste, aussi pour les pharmacies unipersonnelles.
Pour vous donner une indication de prix : le prix d'achat d'un robot de distribution se situe entre 75 000 et 125 000 € pour une pharmacie moyenne (1 titulaire, 1 à 2 collaborateurs, 3 comptoirs de délivrance). Le prix d'un module de chargement automatique se situe entre 17 000 et 25 000 €.
C'est bien entendu un investissement considérable, mais en même temps un investissement intelligent : vous pouvez réaliser des frais déductibles et en plus, cet investissement sera amorti après 3 ans en cas d'utilisation d'un robot à chargement automatique.
Afin d'utiliser au mieux les fonctionnalités du robot, il est conseillé d'y stocker tous les médicaments sous prescription, ainsi qu'au moins 10% des produits OTC. De plus en plus de pharmacies robotisées proposent également un automate de prélèvement mural, afin de répondre à la grande demande de flexibilité de leurs patients. À cette fin, une partie des produits en vente libre de la pharmacie est stockée dans le robot.
Nous avons déjà parlé du module de chargement automatique en option. C'est également l'option choisie par la majorité des pharmacies pour tirer le maximum d'avantages de l'automatisation de leur officine.
Un contrat d’entretien est nécessaire au bon fonctionnement continu de votre robot. Un entretien est nécessaire pour le mécanisme de votre robot, mais aussi pour le logiciel qu’il contient. Renseignez-vous pour savoir si toutes les mises à jour du logiciel sont incluses. Normalement, l'abonnement au logiciel est également inclus dans le contrat d’entretien.
De plus en plus, on travaille avec des écrans numériques reliés au robot. Ces écrans vous aident, vous et votre patient, à trouver le produit OTC idéal. Via l'écran, vous pouvez faire livrer l'emballage souhaité au comptoir tout en conseillant votre patient. Ces écrans remplacent souvent le stock physique de médicaments OTC situé derrière le comptoir.
Conseil de lecture !
Tirez le meilleur parti de votre robot avec la connexion de votre robot de distribution à votre logiciel de pharmacie.
Votre stock actuel et le type de votre pharmacie (par exemple, délivrez-vous également à des centres de soins résidentiels ?) sont deux paramètres importants pour déterminer la capacité et la taille de votre robot. Les fournisseurs font souvent appel à l'éditeur de logiciel pour faire, avec votre permission, un inventaire et déterminer le top 100 de vos ventes.
Vos projets d'avenir sont également pris en considération : envisagez-vous une extension, prévoyez-vous une croissance dans les années à venir, etc. pour rendre votre robot pérenne. En effet, il est tout à fait possible de commencer à petite échelle et de conclure de nouvelles collaborations après un certain temps (par exemple, avec des centres de soins résidentiels). Tenez compte de l’aménagement de votre pharmacie et de l’emplacement de votre robot afin de pouvoir continuer à le développer à long terme.
Pour conclure, 3 conseils pratiques
1. Faites attention à l'endroit où vous placez votre robot, en particulier en cas de gardes. Si vous passez la nuit à la pharmacie et que vous avez le sommeil léger, assurez-vous que le robot n'est pas juste à côté de votre lit. L'optimisation du stock dans le robot se fait souvent la nuit, ce qui entraîne une (petite) pollution sonore s'il est par ailleurs calme.
2. Lorsque votre robot se situe dans la zone publique, la température intérieure augmente facilement de +2°. Pour beaucoup de médicaments, la température de stockage est de 25° maximum. Afin de conserver les médicaments stockés dans de bonnes conditions aussi en été, il peut être préférable d'installer une climatisation dans la pharmacie.
3. De nombreuses pharmacies équipent leur matériel informatique d'une batterie de secours pour les protéger contre les surtensions (coups de foudre) ou pour rester opérationnel un « certain temps » en cas de coupure de courant. Envisagez également d'équiper votre robot avec une telle solution.
➡️ Cet article a été rédigé avec l'aide de BD Rowa, Gollmann, MediTech et Tecnyfarma. Vous souhaitez un complément d'informations sur un robot de distribution pour votre pharmacie ? N’hésitez pas à consulter leurs sites Web.
