Medisch telesecretariaat: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Zowat de helft van alle dagelijkse patiëntencontacten in een Belgische artsenpraktijk gebeurt telefonisch. Zo blijkt uit onderzoek van Huisarts & Wetenschap (H&W). Dat je je als arts of specialist soms door de telefoon overspoeld voelt, hoeft dan ook niet te verbazen. Een beroep doen op een medisch telesecretariaat kan daarbij soelaas bieden.

 

Maar hoe gaat dat precies in zijn werk? Voor welke taken kan een medisch telesecretariaat zoal ondersteuning bieden? En wat zijn de concrete voordelen voor jouw praktijk? Hieronder zetten we het allemaal op een rij. Of neem zelf de proef op de som en verken onze Ringphone-service.

Een blik achter de schermen

Bij een medisch telesecretariaat zoals Ringphone krijg je als arts of specialist een uniek doorschakelnummer toegewezen, terwijl het nummer van de praktijk voor de patiënt hetzelfde blijft. Op die manier herkent de software van het telesecretariaat automatisch de praktijk en arts die de persoon aan de andere kant van de lijn wil bereiken. Dat laat onder meer toe om de patiënt te begroeten met een persoonlijke verwelkoming of een gepersonaliseerde wacht- en nachtdienstboodschap. Al is dat nog maar het begin van de mogelijkheden!  

Uitgelicht: wat maakt de Ringphone-aanpak uniek?

De Ringphone-teleoperatoren beschikken over medische kennis: een unieke troef waarmee ze – op momenten die jij kiest – oproepen van patiënten kunnen beantwoorden en het agendabeheer van je praktijk in goede banen kunnen leiden. Ze zijn daarbij in staat om de ernst van de medische klachten juist in te schatten, afspraken te (her)plannen volgens prioriteit en alle gedeelde informatie te koppelen aan het medische dossier van de patiënt.

Bovendien stel je als huisarts of specialist, in tandem met het telesecretariaat, een draaiboek op maat samen. Aan de hand van die afspraken weten de teleoperatoren exact hoe ze stap voor stap moeten handelen en welke protocollen ze dienen te volgen. Dit om al hun acties af te stemmen op de werking en agenda van je praktijk én op het welzijn van je patiënten.

 

Flexibel inzetbaar wanneer het nodig is

Bij het bepalen waarvoor en wanneer je een medisch telesecretariaat precies inschakelt, heb je als huisarts of specialist volledig en continu de touwtjes in handen. Tijdens je vakantie, je lunchpauze, na de werkuren, in afwezigheid van je vaste administratief medewerker, op momenten dat je ongestoord wil doorwerken of wanneer je plots met spoed wordt weggeroepen: je kiest helemaal zelf wanneer je de telefoon laat doorschakelen.  

Die keuze kan je op om het even welk moment aanpassen. Plots ondersteuning nodig? Via een chatmodule sta je meteen in rechtstreeks contact met het telesecretariaat, dat op zijn beurt bijvoorbeeld je voicemail aanpast, bepaalde afspraken opnieuw inplant enzovoort.

Patiëntbeleving als hoogste goed

Niet alleen de efficiëntie van je praktijk, maar ook de beleving van de patiënt staat hoog op de agenda bij een medisch telesecretariaat. Een voorbeeld: dankzij een specifieke opleiding, de nodige praktijkervaring en hun medische kennis zijn de teleoperatoren van Ringphone in staat om patiënten vlot, vriendelijk en professioneel te woord te staan – en dat zelfs in verschillende talen.

Ook hebben ze toegang tot slimme, digitale functionaliteiten om de afsprakenagenda van je praktijk zo gepersonaliseerd mogelijk te beheren. Stel, een patiënt laat zich om medische redenen na de consultatie beter ophalen door een chauffeur, dan kan die informatie aan de afspraak in het softwaresysteem worden toegevoegd.

Zo weten patiënten te allen tijde waaraan ze zich mogen verwachten. Terwijl jij je als arts of specialist kan toespitsen op je medische kerntaken. Over een win-win gesproken!

Tegemoetkoming mogelijk

Wie als huisarts of groepspraktijk kiest voor een medisch telesecretariaat, komt in aanmerking voor een financiële tegemoetkoming. Die dekt tot de helft van de kosten van de dienstverlening – met een jaarlijks maximumplafond van 3.474 euro per arts. Daarvoor moet je elk jaar een aanvraag indienen via het Agentschap Zorg & Gezondheid.

Ringphone to the rescue

Benieuwd welke vruchten jouw praktijk precies kan plukken door een medisch telesecretariaat in te schakelen? Bij Corilus maken we het je graag gemakkelijk: met Ringphone hebben wij hiervoor de perfecte service in huis.

Ontdek wat Ringphone voor jou kan betekenen.