Apotheker, bereid je voor op een bestelling bij een vertegenwoordiger

Stijn De Jaeger
Feb 2, 2021 9:00:00 AM
3 min leestijd

Apotheker, vermijd impulsaankopen door een rationele voorbereiding van je bestellingen bij vertegenwoordigers! Door het lezen van dit artikel kom je voorbereid aan de onderhandelingstafel te zitten.

Vertegenwoordigers van labo’s komen geregeld langs in je apotheek om nieuwe producten en promotiecampagnes voor te stellen. Gun jezelf de tijd om de bestelling op een rationele manier voor te bereiden en te meten of die promoties wel zo voordelig zijn als men laat uitschijnen. Werk daarom enkel op afspraak en vraag alvast een voorstel met de voorwaarden en condities!

Waarop dien je te letten bij de voorbereiding van een bestelling bij een vertegenwoordiger?

Verkoopstatistieken en huidige voorraad

In een performante apotheeksoftware krijg je in 1-2-3 een overzicht van de verkopen in een bepaalde periode voor een specifiek labo. Ook de huidige voorraad is opgenomen in dit overzicht. Dit zijn de 2 belangrijkste parameters om eventueel over te gaan tot een nieuwe aankoop.

Idealiter baseer je je op de verkoopstatistieken van dezelfde periode van het vorige jaar om een prognose te maken voor de komende periode. Op die manier interpreteer je seizoensgebonden verkopen op de correcte manier. Overweeg je een aankoop te doen voor het najaar van 2021, baseer je dan op de verkoopcijfers van september – december 2020.

Handig!

CareConnect Pharmacist berekent in functie van bovenstaande parameters een bestelvoorstel voor de geselecteerde artikelen. Zo bespaar je al heel wat tijd uit.

➡️ Wanneer er in de referentieperiode van het voorgaande jaar geen verkopen waren (bijvoorbeeld bij nieuwe referenties), zal het programma automatisch rekening houden met de recente verkopen van de laatste maanden.

Financiële data

In dit bestelvoorstel heb je direct zicht op de aankoop- en publieksprijzen van de artikelen en de totale aankoop- en verkoopwaarde.

Daarnaast wordt ook de marge in percentage en absolute waarde weergegeven. Kortingen voeg je toe in percentages, absolute waarde alsook in gratis stuks. Bij promoties en hoeveelheidskortingen zie je dan direct de impact op de marge van het product en de volledige bestelling.

bestelling vertegenwoordiger financiële data

Handig!

Deze kortingen worden bewaard en bij een volgend bestelvoorstel opnieuw weergegeven. Altijd interessant om te weten welke condities je bij een vorige aankoop bedongen had voor bepaalde artikelen.

Toets de voorraad en marges af van gelijkaardige producten

Stel dat je nog een grote voorraad hebt van bijvoorbeeld hoestsiropen van andere merken...dat is informatie die je dient te weten vóór je overgaat tot een bestelling. Voeg deze artikelen toe aan je bestelvoorstel. Ofwel artikel per artikel op naam, maar makkelijker is om ineens de groep van gelijkaardige producten toe te voegen. Deze groepen creëer je éénmalig via de functie OTC adviezen.

Je hebt direct zicht op de statistieken (stock en verkoop) alsook de financiële gegevens (marges in € en %) van equivalente OTC-artikelen of generieken om een juiste beslissing te nemen voor je aankoop.

Deze zaken doe je best bij de voorbereiding van een bestelling. Je kan je werk dan opslaan en later finaliseren tijdens het bezoek van de vertegenwoordiger.

Opvolging (deel)leveringen

Eens het bestelvoorstel is afgewerkt, verzend je dit onmiddellijk via IBOTP (als het labo dit ondersteunt) of via e-mail.

Deze ‘Bestelling vertegenwoordiger’ komt dan bij de verzonden bestellingen in je programma te staan zodat je hier een goed zicht op houdt. Geef toe, telkens in je papieren dossiers gaan zoeken wat er precies is besteld, is enorm tijdrovend, niet?

Vaak worden de bestelde goederen in meerdere keren geleverd. Wat er binnenkomt sla je reeds op vanuit de bestelling en je weet ten allen tijde wat er nog moet nageleverd worden. Worden er meer of andere producten geleverd dan besteld? Dan geeft je programma hier ook melding van. Juist is juist!

Extra leestips! 

✔️Heb jij een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?

✔️7 tips voor een optimaal voorraadbeheer

Ontdekken hoe CareConnect Pharmacist de werking van jouw apotheek kan optimaliseren?

👉 Check onze CareConnect Pharmacist website en neem contact met ons op voor jouw vragen, een demo of een gesprek met jouw regionale adviseur.

☝️ Of kies als CareConnect klant voor een specifieke coaching en leer het maximum uit jouw CareConnect Pharmacist te halen!

Ook interessant:

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Nog geen reacties

Laat ons weten wat jij denkt.