Hoe de data in je apotheeksoftware zinvol gebruiken?

Stijn De Jaeger
Jan 4, 2022 9:15:00 AM
5 min leestijd

Meten is weten! En daarvoor is de rapportage over de werking van je apotheek, je patiënten, artikelen,…. vanuit jouw apotheeksoftware essentieel. Ontdek in dit artikel enkele interessante en onverwachte rapporten!

Een apotheek zonder apotheeksoftware is vandaag de dag ondenkbaar. Software is cruciaal om artikelen aan de correcte (terugbetaalde) prijs af te leveren, om de broodnodige farmaceutische zorg aan te bieden, aankopen en voorraad te beheren, te factureren, tariferen,…

Maar naast deze operationele zaken bevat je apotheeksoftware ook een schat aan informatie over de werking van je apotheek, je patiënten, artikelen,…. Maar ken en gebruik jij die data om gefundeerde beleidsbeslissingen te nemen? Een greep uit de rapportagemogelijkheden.

Voorraadrotatie

1. Beperk je winkeldochters

Als apotheker gaat een belangrijk deel van je investeringen naar jouw voorraad. Vandaar is het belangrijk om regelmatig eens stil te staan bij deze investering. Ongetwijfeld zijn er artikelen die al een tijdje stof staan te vergaren in de kelder en die dag na dag dichter bij hun vervaldatum komen. Als je deze niet in kaart brengt, leidt dit onherroepelijk tot vernietiging en dus verlies.

👉 In CareConnect Pharmacist kan je een rapport opvragen van de artikelen die x maanden niet zijn verkocht. Daarnaast projecteert je software ook de stocks op basis van de gemiddelde verkopen naar de toekomst toe. Zo kan je deze winkeldochters beperken en mogelijke verliezen vermijden.

voorraadrotatie_winkeldochters

Leestip!

7 tips voor een optimaal voorraadbeheer

Nieuwe call-to-action

2. Stem je aanbod slim af op jouw patiënten

Ken je de artikelen die in jouw apotheek het best verkopen? Of de minst verkochte artikelen? Ook die kan je makkelijk achterhalen via je apotheeksoftware. Net zoals je kan zien welke voorschrijvers een belangrijk aandeel hebben in de omzet van specialiteiten en magistrale bereidingen.

Het komt ook regelmatig voor dat je artikelen reserveert voor patiënten omdat ze niet op voorraad zijn in je apotheek. Of dat je op die manier een verkoop mist omdat de patiënt dan wel “elders eens gaat kijken”.

☝️ Er bestaat een heel specifiek rapport van deze artikelen met de frequentie hoe vaak dit gebeurde in een bepaalde periode. Kennis waarop jij je kan baseren om deze al dan niet vast op voorraad te nemen en in welke aantallen. Zo stem je je aanbod beter af op de vraag van je patiënten!

rapport_reservatie_medicatie

Leestip!

Heb jij een intelligent aankoopbeheer voor je apotheekvoorraad?

Verkoopstatistieken

Cruciaal in elke apotheeksoftware is het kennen van de verkoopstatistieken voor een bepaalde periode. Zo kan je je makkelijk voorbereiden op een bestelling bij een vertegenwoordiger

👌 Handig! CareConnect Pharmacist maakt zelf al een bestelvoorstel op in functie van de referentieperiode die je hebt gekozen.

Typerend voor de apotheek zijn de magistralen. Elke apotheek heeft een breed assortiment grondstoffen die veilig en droog worden bewaard in de bereidingsruimte. Heb jij een zicht op het gebruik van die grondstoffen? Welke chemicaliën en hoeveel er werden gebruikt in de laatste 6 maanden? Toch wel interessant om te weten vooraleer je overgaat tot de aankoop van een nieuwe pot.

Leestip!

Let op met grondstoffen: 6 tips voor apothekers bij het afsluiten van het boekjaar

Verhuurstatistieken

Inzicht hebben in je verhuurartikelen is ook belangrijk. In het verleden werd dit vaak in een schriftje bijgehouden. De laatste 10 jaar adviseren we onze klanten om dit via de apotheeksoftware op een professionelere manier te beheren. Dit stelt je onder andere in staat om snel te weten wat deze categorie precies aan omzet genereert, of je collectie aerosols dient uitgebreid of net ingekrimpt te worden,…

statistieken_verhuur_apotheek

Patiëntenprofiel en bezoekfrequentie

Communicatie naar je patiënten

Naast de one-to-one gesprekken gaan meer en meer apotheken ook (digitaal) communiceren met hun patiënten (one-to-many) aan de hand van nieuwsbrieven, sociale media, …. In functie hiervan is het cruciaal om e-mailadressen bij te houden van je patiënten.

✔️Via CareConnect Pharmacist kan je deze informatie exporteren (excel) om op die manier mailinglijsten aan te maken. Ook voor bepaalde evenementen, acties kan je deze verder verfijnen naar enkel die patiënten met een interesse in bepaalde gamma’s.

Leestip!

De band tussen patiënt en apotheek versterken: 7 handige tips

Inzicht in je patiënten

Zoals in elk bedrijf is je klantenbestand een dynamisch gegeven. Je mag ervan uitgaan dat patiënten minstens elke 6 maanden terugkomen naar je apotheek. Als zaakvoerder zal het jou dan ongetwijfeld ook interesseren om te weten welke patiënten er in het laatste semester niet meer zijn langsgekomen in de apotheek. Ook achterhaal je snel welke jouw beste patiënten zijn in termen van omzet.

Wanneer je werkt met klantenkaarten, heb je toegang tot nog meer data. Je kan sneller evoluties waarnemen in je patiëntenbestand (nieuwe patiënten, niet meer bezocht sinds 3 maanden / 1 jaar,…). Maar krijgt ook statistieken in functie van het aantal en soort bezoeken en het gebruik van de kortingskaart, gemiddelde bedrag dat wordt gespendeerd per maand, omzet per geslacht en leeftijd.

Leestips!

*Hoe kiest een patiënt een apotheek?
*Is het zorgaanbod van je apotheek gekend bij jouw patiënten?

Slimme personeelsbezetting

Naar personeelsbezetting toe maakt het rapport omtrent de bezoekfrequentie je duidelijk hoeveel bezoeken er zijn volgens de dagen van de week en per tijdsindeling (per uur, half uur of kwartier). Zo kan jij jouw personeel slim inzetten om je patiënten op de meest efficiënte manier te helpen.

Verliezen door prijsdalingen

De officieuze prijsdalingen worden minstens 1 maand op voorhand aangekondigd.

💡 CareConnect Pharmacist helpt je door deze af te toetsen met je huidige voorraad, zo heb je een goed zicht wat de gevolgen ervan kunnen zijn en bij welke artikelen de impact het grootste is.

Het programma anticipeert ook bij nieuwe bestellingen van deze prijsdalers. Zo worden de bestellingen opgeschort tot de datum waarop jouw groothandel de nieuwe tarieven toepast.

Eens de prijsdaling effectief is doorgevoerd bij de start van de maand, baseer je je op de inventaris van de vorige maand om voor bepaalde labo’s compensatie te vragen. Dankzij de export in excell filter je op de artikelen van labo x, y of z.

apotheker_prijswijzigingen

Exporteer naar Excel 

CareConnect Pharmacist biedt je een enorm aanbod aan rapporten aan. De meeste rapporten zijn exporteerbaar naar excell zodat je zelf nog meer kan verfijnen op bepaalde gegevens. De export bevat een pak meer gegevens dan het rapport zelf. De beschrijving van de geëxporteerde gegevens helpt je om een beter inzicht te krijgen in die beschikbare data.

beschrijving export 

Ook handig is dat je bepaalde rapporten automatisch kan laten opmaken en laten verzenden naar je mailbox. Zo hou je jezelf (of je teamleden) actief op de hoogte van het reilen en zeilen in de apotheek.

Nieuwe call-to-action

Wil je CareConnect Pharmacist verder ontdekken? Of heb je als gebruiker vragen over de rapportagemogelijkheden? 

✔️Neem dan contact met ons op!
✔️Of ondek onze coachingstrajecten om het maximum uit jouw CareConnect Pharmacist te halen!

Ook interessant:

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Nog geen reacties

Laat ons weten wat jij denkt.